Assistant Administratif chargé de la caisse

RMO-MALI recrute pour une ONG Internationale : Un Assistant (e) Administratif (ve) – chargé (e) de la caisse basé à Bamako
Mission :
L’assistant(e) – chargé(e) de la caisse participe à la bonne gestion de la trésorerie en appliquant et en faisant appliquer scrupuleusement l’ensemble des règles administratives et financières du projet.
Fonctions :
Tenir la caisse selon les procédures et règles définies dans le Guide administratif.
Veiller à la conformité des pièces comptables.
Faire le suivi des différentes sorties de caisse (avances à justifier, frais médicaux, etc.)
Assurer certaines tâches administratives (gestion fournitures de bureau, archivage, courriers)
Activités Principales :
Tenir la caisse :
Exiger les documents nécessaires pour que les sorties de caisse puissent être effectuées
Encaisser et décaisser les sommes demandées.
Sécuriser les liquidités et documents importants dans le coffre-fort
Enregistrer toutes les opérations de caisse dans le journal de caisse (fichier Excel)
Faire l’état de caisse en fin de chaque journée (et hebdomadairement avec l’Administrateur et le Représentant).
Veiller à avoir suffisamment de FCFA en caisse au moment nécessaire.
Signaler à l’Administrateur toute différence de caisse.
Veiller à la conformité des pièces comptables :
Vérifier les pièces comptables (autorisation de dépense et justification, montant, conformité à l’avance/à la demande, décharge, etc.)
Remettre chaque jour les pièces comptables et le fichier Excel à l’Administrateur et rester à sa disposition pour tout complément information.
Récupérer les pièces comptables le lendemain, les photocopier et les classer.
Faire le suivi des différentes sorties de caisse (avances à justifier, frais médicaux, etc.) :
Suivre les avances de caisse
Suivre le paiement des factures (eau, électricité, bail, téléphone et internet) en remplissant systématiquement le tableau de suivi.
Préparer les chèques à la demande de l’Administrateur
Assurer certaines tâches administratives :
Gérer les outils nécessaires aux réunions, aux formations, préparer les dossiers, les supports.
Ventiler les documents auprès des destinataires.
Gérer les fournitures de bureau (approvisionnement, stock et inventaire).
Classer, archiver, organiser  les documents internes.
Merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation au plus tard le 08 novembre 2013 à l’adresse suivante : [email protected]