Le Catholic Relief Services, USCCB,  » CRS  » Mali recrute le personnel ci-après: Un Assistant Administratif
DESCRIPTIF DE POSTE
Titre : Assistant Administratif
Lieu : Sévaré
Type de contrat :  CDD (05 mois)
Catégorie : IV
Echelon:   6
Contexte
Le Catholic Relief Services (CRS) est une organisation non gouvernementale créée en 1943 par les évêques Catholiques des Etats-Unis afin d’assister les plus démunis dans le monde. Depuis 1999, CRS/Mali contribue à assurer la restauration de la dignité humaine sans distinction de race, d’ethnie, ou de religion à travers des actions qu’il mène en collaboration avec les partenaires.
CRS a entrepris des projets d’urgence pour soutenir les ménages touchés par des conflits et  par la sècheresse dans la Région de Mopti.
Grace au financement des différents bailleurs de fonds, CRS prévoit offrir aux familles vulnérables de la ville de Mopti, celles des cercles de Youwarou, de Tenenkou et de Djenné des intrants alimentaires, des articles ménagers de base, et des moyens de subsistances au cours des six prochains mois.
Responsabilité Majeure :          
L’Administrative Officer  est chargé(e) d’assurer le service de l’administration générale au niveau du bureau de Sevaré et d’appliquer les procédures de CRS/Mali en matière du courrier, de gestion des fournitures de bureau, et des  appels téléphoniques.
II.   Responsabilités spécifiques :
Administration Générale :
Assiste le Projet Manager dans l’exécution et la supervision des activités à caractère administratifs 
Orientation d’un correspondant téléphonique et / ou d’un visiteur; réponse à des demandes d’information émanant d’un correspondant téléphonique et/ou d’un visiteur
S’assure de la mise en œuvre des politiques d’archivage de CRS/Mali
Maintiens un système d’archivage fiable pour tout type de documents de CRS/Mali (support papier et fichiers électroniques).
Se charge de l’accueil nécessaire des participants (transport depuis l’aéroport).
Assure la réservation des hôtels.
Assure la réservation des salles de conférence et la mise à disposition des outils de travail nécessaires.
Coordonner tous les achats du projet,
Assurer le traitement rapide et efficace de toutes les demandes d’approvisionnement en provenance du projet,
Superviser et assurer le suivi administratif de l’ensemble de la chaîne logistique d’approvisionnement selon les procédures de CRS
Réception et analyse des demandes de travaux ou d’achat du staff et en assurera le traitement
Evaluation du marché et sélection de la meilleure offre selon les procédures et politiques de CRS
Procéder à la recherche de devis et factures proformas auprès des fournisseurs
Elaborer les avis d’appels d’offres et les lettres de consultations restreintes
Participer à l’analyse comparative des offres avant approbation par la hiérarchie
Après évaluation du marché local, s’assurer que tout approvisionnement d’une valeur supérieure à 5000 $US est soumis à l’évaluation internationale et à l’autorisation du siège Social de CRS.
Maintenir à jour la liste des fournisseurs et prestataires de CRS/Mali et obtenir l’approbation de son superviseur pour tout changement.
Préparer les bons de commandes et assurer le suivi
S’assurer de la conformité des bons de commandes aux spécifications présentées par le demandeur.
Etabli les comptes rendu de réunion /rencontres internes et externes
Assure un appui pour la gestion des biens et équipements du bureau
Faire preuve de diplomatie, d’aisance relationnelle pour s’adapter à des interlocuteurs variés; capacité à évoluer dans un milieu multiculturel
Assurer la gestion de proximité des contrats et des contrats de prestations locaux 
Rédige, corrige, révise les documents, les rapports, les lettres officielles, les contrats et les exposés; Saisie de document divers (ordre de mission, protocoles, …) ; rédaction de Projet de correspondances, notes, compte rendus et PV de réunion
Appui le projet/bureau dans la gestion de ses biens et équipements 
Maîtriser l’expression orale; être rigoureux, faire preuve d’autonomie
Exécute toutes les tâches confiées à lui par son supérieur hiérarchique dans le cadre des activités du programme.
B.   Gestion du parc automobile de Sevaré et des mouvements
Coordonner les mouvements des véhicules
S’assurer que le système de gestion du parc automobile est en place
Collecter les fiches de mouvement des véhicules
Maintenir à jour la fiche de suivi des entretiens des véhicules entretenus à Sevaré
Veuiller au respect des lois et règlements relatifs aux domaines d’activités de CRS
C. Voyages :
Organisation des voyages des agents du projet  tant à l’intérieur qu’à l’extérieur.
Planification  et organisation de l’accueil et l’hébergement (assure la réservation des hôtels) des visiteurs du projet.
D. Fournitures de Bureau :
Supervise la gestion des fournitures  du bureau.
E. Gestion des Biens
Assurer la répartition des biens
Assurer l’utilisation efficiente du matériel de CRS par son personnel
Assurer la mise à jour des inventaires de manière trimestrielle et annuelle
Vérifier la conformité du matériel commandé par le service des achats et procéder à leur réception et leur enregistrement
Contrôler les mouvements de matériel et équipement du bureau
Assurer en coordination  la codification systématique de tous les biens réceptionnés à Sévaré
Maintenir à jour une base de données permettant de localiser le matériel non consommable
préparer les bordereaux d’affectation du matériels/ transfert 
 assurer le classement et l’archivage de toutes les données sur les matériels de CRS à Sevaré  
Suivi de l’exécution des divers travaux et activités des bureaux tels que : entretien, réfection ou construction de bâtiment, plomberie, électricité, climatisation ; installation et maintenance de téléphone, entretien et réparation des photocopieuses ; réparation ou maintenance des groupes électrogènes, entretien et embellissement de la cour, vérification des extincteurs, gestion et suivi du groupe électrogène
Préparer les demandes de paiement pour les biens et services (les factures téléphoniques, EDM…)
F. Autres
Etablit et maintient de bon contacts avec les autorités locales, les fournisseurs de biens et services, les institutions et ONG Internationales pour tous les domaines
Supervise le personnel de l’administration (Secrétaire, chauffeurs, technicien de surface/coursier…)
Exécute toutes autres tâches confiées par le superviseur dans le cadre du travail et pour la bonne marche du service.
III. Relation de Travail :
Internes : l’équipe du projet, les départements Administration, Finance, Programming, et Logistiques de CRS/Mali,
Externe : les partenaires et visiteurs du projet, fournisseurs/vendeurs.
IV. Qualifications Requises et Compétences exigées :
Avoir une Maitrise en gestion, administration ou un diplôme équivalent BAC + 4 ans
Bonne maîtrise du français parlé et écrit et des connaissances en anglais écrit et oral.
Expérience en logistique et bonne capacité d’organisation
Grande capacité à rédiger des rapports administratifs,
Avoir une grande capacité de planification et d’organisation
Avoir une excellente capacité de rédaction et de communication.
Connaissance parfaite des logicielles de traitements de texte MS Word et de traitement de données MS Excel, Access
Etre flexible, motivé, et aimer le travail en équipe.
La pro-activité est essentielle dans cette fonction.
La capacité de travailler sous pression et dans l’urgence
Etre consciencieux, appliqué, rigoureux  et intègre
Compétences élargie (pour tout le personnel du CRS):
Ceci se trouve enraciné dans la mission, les valeurs, et les principes phares du CRS et sont utilisés par chaque membre pour accomplir ses responsabilités et accomplir les résultats attendus.
Servir avec intégrité
Etre un travailleur exemplaire
Cultiver des relations constructives
Promouvoir l’apprentissage
Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae, une lettre de motivation, et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 05 Juin 2013 à 17H00 par email à ml_hr@global.crs.org avec comme objet :  » Candidature au poste d’Assistant Administratif « 
NB : Seules les candidatures respectant l’objet cité ci-dessus seront traitées.
Seules les personnes retenues seront contactées.