DESCRIPTION DE POSTE
POSTE ADMINISTRATEUR-FINANCIER PROGRAMME
GRADE OFFICER
BASE Bamako
SUPERVISEUR Coordonnateur Santé
SUPERVISE Personnel de Bureau, Agents dEntretien
Contexte et brève historique dIRC:
International Rescue Committee (IRC) a pour objectif de sauver des vies, renforcer les institutions et la cohésion sociale par des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en uvre. IRC Mali a ouvert ses activités durgence au Mali en Avril 2012. Actuellement, IRC Mali met en uvre des programmes dans les secteurs de la santé & nutrition, le Wash (Eau et Assainissement), lEducation et la Protection au Nord (Ansongo, Ménaka et Mopti) et au Sud, dans le district de Kati.
IRC Mali tient une base à Niamey pour soutenir ses opérations au Nord Mali et au Niger.
OBJECTIF DU POSTE
LAdministrateur-Financier du Programme assure le suivi des dossiers administratifs, financiers et ressources humaines au niveau du programme santé.
RESPONSABILITES
1. Finance :
Assurer le respect des procédures financières dIRC pour tout payement effectué par le programme Santé.
Responsable de la gestion et approvisionnement de la caisse du programme :
Gestions des déboursements et reçus sur le terrain ;
Préparation des vouchers pour tout déboursement despèce et gestion des reçus ;
Appuyer lajustement des avances pour le programme sante;
Vérifier les rapports des dépenses les archiver et sassurer de leur sécurité ;
Suivi des avances et préparation des vouchers dajustement ;
Effectue les déplacements fréquents sur le terrain pour payer les prestataires et partenaires ;
Gestion des besoins administratifs du programme, sassurer que le ROI est suivi,
Supervise le personnel de maintenance du Bureau (Gardiens et agents de nettoyage).
Responsable du suivi des congés, de la compilation des timesheets par les staffs du programme.
Assiste le Département Finance et administration en cas daudit ;
Assure dautres taches financières assignées par le superviseur.
2. Administration et Ressources Humaines :
Cadre administratif et légal :
Sassure que les employés recrutés ne sont pas liés à dautres employeurs ;
Prépare les contrats de travail suivant les matrices validés par la coordination. Suit leur renouvellement éventuel.
Assure que les dossiers individuels des employés sont à jour et effectue leur mise à jour continue.
Prépare et transmet les demandes dimmatriculation des employées à lINPS et les payements liés.
Veille à lexactitude des données inscrites dans les dossiers physiques des employés.
Met en place en système darchivage fiable et actualisé.
Rédige les courriers administratifs pour le compte du programme sante.
Effectue les déplacements dans les institutions partenaires
Etablit et suit le renouvellement des contrats de bail et de prestations de service.
Gestion des Ressources Humaines (GRH) :
Est responsable de lapplication correcte de la politique GRH IRC telle que définit.
Participe au processus de recrutement et assure le respect des obligations légales.
Prend part au briefing du personnel international/national sur le Règlement interne du Personnel et les notes de service afférentes.
Transmet et informe les nouveaux employés sur les évolutions politiques et règlements des RH.
Assiste la Coordination dans le suivi des mesures disciplinaires et judiciaires.
Assure la gestion des plannings vacances, congés maternité, absences maladies
Collecte et suit les plannings de travail et absence, les heures supplémentaires, etc. pour la préparation des salaires.
Assure que la base de données des employés soit complète et à jour : dossier employé, personnes à charge, suivi des différents congés (payé et non-payé), évaluations, etc.
Relève les problèmes RH et les transmet en temps réel à ladministrateur.
Assure le suivi des contentieux liés aux RH.
Prépare les certificats et autres documents RH si nécessaire.
Rend toute information concernant les RH disponible au personnel en tout temps.
Assure une communication continue avec le Manager RH et la Coordination.
Reporting :
Transmet au Manager RH et à la Coordination toute information pertinente sur les éléments essentiels pour le bon fonctionnement du cadre opératif, les affaires judiciaires et les statistiques.
Assure létablissement de rapports réguliers sur la situation des RH et élabore des statistiques.
QUALIFICATIONS
Formation: Diplôme post BAC en Gestion des Ressources humaine administration, finance ou économie
Expérience:
Un (1) an dexpérience dans un poste avec des responsabilités similaires (Gestion de ladministration, finance, RH)
Experience de travail dans les ONG humanitaires est exigée
Autres :
Excellente faculté dorganisation, rigueur et précision ;
Bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ;
Gestion de la confidentialité ;
Disponibilité à voyager sur toute létendue du territoire malien
Bonne connaissance de loutil informatique : Word, Excel, Internet
Bonne capacité rédactionnelle
Langues : Parler couramment français et les langues de la localité. Connaissance de langlais un plus
Dossier de candidature :
Candidature féminine encouragée, Envoyer le dossier (lettre de motivation adressée à la Directrice de IRC MALI + CV +Copie carte didentité, + copie des diplômes, certificats et attestations + casier judiciaire) au plus tard le 29 avril 2013 à lIRC, en mentionnant le poste (ADMINISTRATEUR-FINANCIER PROGRAMME) IRC Mali, Face Alimentation Shopreate Libre Service à Badalabougou (route Pharmacie 2ème pont Palais de la culture) Bamako.
Ou à ladresse Email : recrutementircmali@gmail.com en mentionnant le titre du poste dans lobjet de lEmail Noubliez pas de mentionner un N° de contact ou on peut vous joindre.
L’offre a expiré.