Logisticien Administrateur de base

SOL.INT recrute: 3 Logisticiens Administrateur de base
Lieu d’affectation: 1 poste à Kolokani, 1 poste à Kidal, 1 poste à Diré (à spécifier dans la candidature)
Date de début: Dès que possible
PROFIL DE POSTE :
Général: Sous la supervision du coordinateur administratif et du coordinateur logistique, le logisticien – administrateur assure la gestion administrative, comptable, financière et logistique de sa base, dans le respect des procédures bailleurs et SOL. INT. Il organise le support logistique et administratif aux programmes, est le garant de la bonne application de la politique Ressources Humaines SOL. INT et est chargé de la supervision de l’ensemble des activités logistiques sur sa base d’affectation. Il appuie, suit et forme les membres de son équipe. Il assiste le responsable de base ou le coordinateur terrain dans la mise en œuvre des règles de sécurité.
Principales tâches :
Reporting / communication
• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional en cas d’absence du coordinateur terrain
• Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter SOL. INT sur demande et/ou sur délégation
• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage
• Assurer le suivi BCI et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
• Superviser l’envoi des archives administratives, faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés à la coordination
• Assurer le reporting administratif et logistique vers sa coordination selon le calendrier SOL. INT
• Consolider mensuellement le pack logistique et le faire remonter au coordinateur logistique
• Fournir aux coordinateurs logistique et administratif tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux
Administration
• Gestion administrative du personnel:
• Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel de sa base, assurer le briefing administratif
• Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel SOL. INT
• Rédiger et assurer le suivi des contrats de travail des employés de sa base
• S’assurer de la mise en place des EAP selon les procédures définies et suivre l’évolution professionnelle du personnel
• Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation
• Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires
• Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
• Superviser le recueil des éléments permettant l’établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
• Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits
• Participer à l’organisation des réunions et la communication avec le personnel
• Suivre l’évolution du coût de la vie
• Tenir à jour l’organigramme de la base
Trésorerie / comptabilité
• Gérer la trésorerie de sa base
• Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les responsables programmes
• Valider tous les décaissements et engagements de dépenses, en respectant les procédures SOL. INT
• Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base, contrôler les soldes de caisse
• Préparer et superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration de la comptabilité de sa base
• Contrôler les classeurs comptables avant envoi en coordination
Suivi budgétaire / financements
• Mettre à jour les tableaux d’affectation pour sa base
• Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec les équipes logistiques et programmes
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des solutions si nécessaire
• Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
• Veiller au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds
• Assister le coordinateur administratif dans l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
• Participer à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets
Gestion administrative de la mission
• Vérifier et valider tous les contrats rédigés sur la base (suivant le seuil d’acceptation)
• Assurer le suivi administratif des locations, des sinistres et des contrats d’assurances
Logistique
Gestion de l’approvisionnement
• Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau local
• Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
• Maitriser les procédures d’achat SOL. INT et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission
• Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat en fonction du tableau de marchés, des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de cotations et BCI
• S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique
• Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
• Participer à la rédaction des appels d’offre
• Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
• S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures SOL. INT
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs
Gestion du parc véhicules
• Négocier les contrats de location de véhicules
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission
• Etablir le planning des mouvements de véhicules
• S’assurer de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules
• Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
• Responsabiliser l’équipe des chauffeurs au respect des procédures et des règles de sécurité propres à SOL. INT
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
• Assurer le suivi, la consolidation, l’analyse et le compte-rendu des consommations de carburant et des index kilométriques
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
• S’assurer de la présence, du classement et du suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules
Gestion du parc équipement / télécommunication
• Mettre à jour l’état de parc en temps réel
• Optimiser la répartition du matériel selon les besoins des activités
• Organiser l’installation, la sécurisation et le suivi du matériel
• Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
• Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication
Gestion et suivi du parc informatique
• Mettre à jour les antivirus
• Mettre en place une procédure de sauvegarde et de protection des données
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
• Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation
Gestion des stocks
• Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage
• S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption
• S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
• Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
• Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks
Sécurité
• Mettre en œuvre les moyens déterminés par l’équipe de coordination pour assurer la sécurité des équipes
• Former les équipes aux procédures et règles de sécurité
• Faire remonter les informations relatives à la sécurité à son responsable hiérarchique
EXIGENCES DU POSTE :
• Formation terrain (2 an minimum) dans le domaine de la logistique et/ou de la gestion financière
• Formation en logistique et / ou administration serait un plus Précédente expérience (au moins 3 mois) terrain humanitaire si possible avec Solidarités International, et dans un des deux domaines concernés
• Habitué à travailler avec des partenaires locaux
• Expérience en analyse contextuelle serait un plus
• Expérience dans les pays du Sahel est un plus
• Expérience de gestion de programmes à distance est un plus
• Français écrit lu et parlé obligatoire
COMPETENCES :
• Compétences en gestion d’équipe
• Capacités à travailler en équipe
• Fortes capacité d’adaptation, d’analyse, d’organisation et de gestion des priorités
• Capacités rédactionnelles, rigueur et autonomie
• Capacité à synthétiser et à diffuser l’information
• Aptitude à la représentation extérieure.
• Connaissances générales en gestion de la sécurité
• Planification stratégique
• Evaluation des besoins terrains / programmes
DOSSIER DE CANDIDATURE :
Dépôt des candidatures (lettre de motivation, CV, copie de diplôme, certificats de travail, lettre de recommandation et tout autre document susceptible de compléter le dossier) sont à déposer à l’une des Bases de Sol. Int. à Diré, MDM – Diré, Niafunké, Mopti, au bureau d’ALIMA à Kolokani, à Gao au SEAD, à MDM Kidal, ou au Bureau Sol. Int, Bamako, Quartier HIPPODROME , rue 291, porte 405 (face école Nelson Mandela) avant le 10 Janvier 2013.
E-mail : [email protected]
Indiquer  » Candidature Log/Admin Sol Int » sur le dossier
Les candidats présélectionnés sur dossier seront convoqués pour un test écrit en français.
Test simultanément organisé à Diré, Niafunké et Mopti.
Un entretien orale ou par téléphone sera organisé pour les candidats ayants satisfaits au test écrit.