TITRE:Senior Finance Officer
GRADE:
LIEU : Bamako
DUREE 3 Mois +
SUPERVISION: Emergency Deputy Field Director
DATE: Juin 2012
ORGANIZATIONAL DESCRIPTION:
L’IRC répond aux plus graves crises humanitaires dans le monde et aide les personnes à survivre et à reconstruire leur vie. L’IRC a été fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein. Cette organisation fournit aux personnes obligées de fuir des zones de guerre ou de catastrophe un soutien vital et une aide qui transforme leur vie. Actifs dans 22 villes américaines et dans plus de 40 pays, nous restaurons la sécurité, la dignité et apportons l’espoir à des millions de personnes déracinées qui luttent pour faire face. L’IRC assure un pont entre les zones de guerre et les zones de sureté.
SOMMAIRE DES RESPONSABILITES :
L’Agent Financier Senior sous la supervision du Contrôleur financier ou du Directeur National, a la responsabilité générale pour la politique et la gestion des finances du bureau national ainsi que celle de sa comptabilité. Les responsabilités du manager financier incluent les fonctions de contrôle général, de la formation du personnel, de la gestion, de la trésorerie et des budgets.
RESPONSABILITES SPECIFIQUES
1. Contrôle
– Assurer que toutes les politiques et procédures sont en accord avec celles de l’IRC et celles des sources des financements.
– Vérifier les codifications de tous cash book et bankbook avant de les poster dans SUN SYSTEM
– Vérifier les PR, Bid analysis, s’assurer des codes, des budgets etc. avant leur approbation
– Gérer et coordonner les activités du département de la finance des sites et répondre aux difficultés pour répondre aux règles et dates limites des rapports financiers aux donateurs et à New York.
– Identifier les besoins et développer des rapports pour assister la gestion des opérations du bureau national et celle des dépenses des subventions.
– Fournir à la direction du bureau national et des programmes des rapports mensuels dépenses réelles / budget pour toutes les subventions et pour les Fonds non restreints.
– Préparer mensuellement les états de rapprochement du bilan, imprimer et classer après les signatures du contrôleur financier et du Directeur national.
– Suivre de près toutes les activités financières et tenir le contrôleur financier informé de toute situation pouvant avoir un impacte négatif sur les contrôles internes ou les performances financières.
– Préparer tous les rapports financiers aux donateurs pour la comptabilisation, les règles contractuelles et taxes légales et soumettre à la vérification du contrôleur financier avant leurs soumissions
– Développer, planifier et effectuer ou diriger en absence du contrôleur financier l’exécution des audits internes et initier les actions nécessaires pour corriger les faiblesses du contrôle interne.
– Faciliter et coordonner les audits externes, internes, des donateurs ou des gouvernements.
– Superviser la protection des actifs du bureau national (trésorerie, stocks, immobilisations) par le respect des politiques et procédures de contrôles internes.
– Maintenir une connaissance à jour des règles du gouvernement local en matière financière et fiscale et s’assurer du respect de ces règles par le bureau national et sur les sites.
– Accomplir d’autres taches telles que demandées par la hiérarchie.
2. Formation & Gestion du Personnel
– Développer et mettre en place un programme de formation pour le personnel financier pour limiter les risques pour l’IRC lors de l’absence ou le départ de certain personnel national ou international
– Maintenir à jour les descriptions de poste pour toutes les positions dans le département de la finance sous sa supervision en accord avec le contrôleur financier
– Assurer que les performances du personnel sont revues et évaluées ponctuellement et faciliter la discussion des performances et plans de carrière avec tous les personnels de la finance.
– Superviser la formation et l’assistance technique aux programmes du bureau et au personnel administratif et logistique pour produire une amélioration dans les domaines de la comptabilité, du reportage et du contrôle interne.
– Etre a mesure de restaurer le backup du SUN system afin d’extraire de VISION les T7, les transactions etc. aux personnels dans le besoin
3. Trésorerie
– Superviser toutes les relations du bureau national avec les banques et les activités bancaires, y compris la négociation des agios, des intérêts et des taux de change des devises.
– En accord avec les politiques de l’IRC, établir une politique locale en relation avec les montants limites à détenir, les mouvements de trésorerie, et la détention de devise.
– Préparer les états de rapprochement des comptes de caisse et banque.
– Etablir les politiques nationales en matière de payement d’avance, terme des crédits et de l’utilisation des instruments bancaires de payement en accord avec le contrôleur financier
– Superviser la collection des fonds à recevoir.
4. Budget
– Assister à la préparation et à la révision des propositions de programme, de subvention et des budgets.
– Assister à la préparation et à la mise à jour du Budget Opérationnel du bureau national, y compris la préparation des guides pour aider les managers des programmes à formuler leur budget.
– En accord avec les règles des donneurs et avec les politiques de l’IRC, développer un budget des coûts de structure de l’opération du bureau national et recommander une méthodologie pour l’allocation des coûts de structures aux budgets des subventions.
– Préparer les rapports de dépenses réelles / budget, BVA et soumettre a la vérification du contrôleur financier avec des analyses détaillées pour les revues avec le Directeur National, Directrice adjointe, et les coordinateurs des programmes.
Compétences :
– Bonne compétence de la langue anglaise parlée et écrite.
– Doit être capable de s’intégrer de manière dynamique au sein de l’équipe de direction. Doit être capable d’identifier et de communiquer les problèmes potentiels et de proposer des solutions au niveau managérial adéquat pour mettre en œuvre les solutions.
– Doit être capable d’opérer efficacement dans un environnement peu structuré mais complexe et d’identifier les priorités appropriées et de répondre efficacement à de nombreuses nécessités simultanées.
– Capacité à opérer indépendamment avec un soutien minimal de l’organisation.
– Doit être un communicateur patient pouvant fonctionner dans un environnement organisationnel incluant une grande diversité de culture, langage et intérêt personnel.
– Etre un bon facilitateur et un joueur d’équipe pour la résolution des problèmes.
– Dévoué à la formation et au développement du personnel.
Pour appliquer, Prière d’envoyer vos CV à : srikanthan.sanj@gmail.com