Chef de la base Opérationnelle

ACF est une organisation humanitaire internationale, non-gouvernementale, privée, non-politique, non-confessionnelle et à but non lucratif. ACF a été fondée en 1979 pour intervenir dans le monde entier. Sa mission est de lutter contre la faim, la misère et contre les situations dangereuses menaçant les hommes, les femmes et les enfants. Actuellement, 500 collaborateurs et plus de 5000 employés travaillent pour ACF dans plus de quarante-six pays, et dans quatre domaines d’action: la santé / nutrition, la sécurité alimentaire et moyens d’existence, et l’eau/assainissement.
Structurée en réseau international, Action contre la faim est représentée à Londres, Madrid, New York, Montréal et Paris. Elle lutte contre la malnutrition au Mali depuis plus de 15 ans et propose à ses salariés un cadre de travail professionnel, rigoureux et de fortes possibilités d’évolution.
Forte d’une expérience de plus de 30 ans dans la lutte contre la malnutrition, d’une expertise reconnue par les organisations nationales et internationales, ACF souhaite aujourd’hui renforcer son équipe et recherche des ‘talents’ fortement motivés pour occuper un poste de : Chef de la base Opérationnelle (H/F)
Lieu : Mali, GAO
Durée du contrat : 12 Mois avec possibilité de prolongation
ACF-E propose :
– Un salaire Compétitif (selon expérience et qualifications).
– Des formations régulières en Afrique et/ou en Europe.
– La participation aux plate forme d’échange sous régionales.
– Des possibilités d’évolution dans le pays et dans l’organisation.
Objectif Général :
Le Chef de la Base opérationnelle de Gao coordonne une équipe multidisciplinaire dans le cadre d’activités intégrées pour la lutte contre l’insécurité alimentaire et la Malnutrition dans la région de Gao : diversification et amélioration des productions agricoles, éduction pour l’amélioration de l’utilisation des aliments disponibles, éducation pour le changement de comportement de soins aux jeunes enfants, amélioration de l’accès à l’eau potable, hygiène et assainissement, prévention et prise en charge de la malnutrition aigue.
Le chef de la Base Opérationnelle travaille en étroite collaboration avec les spécialistes techniques sur place. Il travaille sous l’autorité du Coordinateur Urgence par délégation du Directeur Pays d’ACF au Mali. Des formations ponctuelles pourront également lui être proposées. .
Le Chef de Base est responsable du bon déroulement de toutes les activités à l’interne de sa base, il doit avoir une vision complète sur toutes les activités au niveau de chaque département.
Objectifs Spécifiques :
Objectif 1 : Gérer les budgets :
Activités :
– Effectuer les engagements de dépenses sur base d´un contrôle rigoureux et régulier des budgets et des suivis budgétaires transmis par la capitale ;
– Définir et suivre le circuit et les seuils d’autorisation des dépenses et s’assurer du respect du système des demandes d’achat standard ACH sur l’ensemble de la base ;
– Contrôler les coûts de fonctionnement de la base.
– Alerter la Coordination et/ou les CdP pour prévenir et éviter de déviations budgétaires
Objectif 2 : Superviser la comptabilité de la base :
Activités :
– Vérifier les mouvements des caisses et le classement des factures ;
– Superviser le contrôle des factures ainsi que l’archivage mensuel ;
– Contrôler physiquement le comptage des caisses ;
– Superviser la saisie des données comptables (livres de caisse et livre de banque) ;
– Superviser et s’assurer de l’édition de la liasse comptable mensuelle, en assurer l’envoi en capitale.
– Se familiariser au logiciel SAGA pour restaurer, extraire, consulter des informations de gestion.
Objectif 3 : Superviser la trésorerie :
Activités :
– Consolider et valider le prévisionnel de trésorerie de la base et en assurer l’envoi en capitale ;
– Organiser et sécuriser le transfert des fonds pour alimenter les caisses en lien avec le logisticien et l’administrateur de la base;
– Faire la liaison avec le Coordo Admin pour les autorisations de payement des fournisseurs par la banque, ou les réapprovisionnements de la caisse.
– Contrôler mensuellement le niveau de trésorerie de la base.
Objectif 4 : Mettre en oeuvre la politique RH nationale :
Activités :
– Appliquer les textes ACH et la charte afin de prévenir les abus ;
– Mettre en oeuvre et suivre l’application de la politique RH et de protection sociale sur la mission ;
– Contrôler la mise à jour des dossiers individuels du personnel ;
– Evaluer les risques liés aux changements de politique sociale.
– Faire un suivi strict de la planification des congés de chaque agent.
Objectif 5 : Evaluer et organiser le travail :
Activités :
– Consolider et actualiser lorsque c’est nécessaire, l’organigramme de la base ;
– Appliquer les procédures de recrutement ;
– Participer au recrutement des cadres de la base.
Objectif 6 : Gérer les carrières et la mobilité du personnel :
Activités :
– Appliquer le système d’évaluation régulier ;
– Organiser les entretiens annuels d’évaluation pour le personnel supervisé par le CDB;
– Participer avec l’équipe RH de la Coordination à la conception du plan de formation annuel (MTP) sur la base des évaluations du staff ;
– Former les responsables de programme à l’utilisation des outils RH ;
Objectif 7 : Assurer la communication interne et développer les partenariats :
Activités :
– Assurer les relations avec les représentants (Délégués) du personnel ;
– Rédiger et diffuser des notes de communication internes ;
– Animer des réunions d’information périodiques ou extraordinaires;
– Garantir l’intégration des nouveaux salariés ;
– Initier ou développer les relations avec les autorités locales pour les questions RH et financières et les administrations ;
– Participer à l’élaboration des projets dans leurs aspects financiers et RH nationales.
Objectif 8 : Gérer la logistique de la base :
Activités:
Gérer la chaîne d’approvisionnement :
– Superviser la réception des commandes et la mise à jour du Suivi Commande ;
– Superviser la transmission de l’information aux différents départements sur le traitement de leurs commandes ;
– S’assurer du contrôle des approvisionnements (qualité, prix, procédure) ;
– Suivre la gestion de stock (conditions de stockage, rapport, date d’expiration)
– Contrôler les livraisons aux départements, bases et programmes.
Gérer les équipements, les moyens de communication et le parc véhicules :
– Superviser l’allocation et l’utilisation des équipements ;
– Assurer l’installation, la maintenance et la réparation des équipements ;
– Contrôler la mise à jour de la liste d’équipement de la base ;
– Superviser la gestion du parc véhicule : maintenance, planning hebdomadaire, suivi des coûts, gestion administrative (assurance, documents).
Réhabilitation et maintenance :
– Superviser la maîtrise d’oeuvre des constructions, réhabilitations et maintenance des structures nécessaires au fonctionnement de la base (programmes, bureaux, maison, entrepôt).
Rapports :
– Collecter les rapports mensuels logistiques incluant les rapports de stocks, des coûts des véhicules, et le rapport narratif d’activités ;
– Analyser et exploiter les données de ces rapports
– Compiler et envoyer le rapport mensuel logistique au Coordinateur logistique.
– S’assurer que le plan de déplacements hebdomadaire est produit tous les jeudis.
Objectif 9 : Encadrer l’équipe logistique :
Activités :
– Etablir le planning de travail ;
– Déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution ;
– Mener les entretiens d’évaluation du personnel directement sous son autorité.
Objectif 10 : Gérer la sécurité sur la base :
Responsabilités :
– Collecter les informations et analyser le contexte ;
– Etablir et envoyer pour approbation au Coordinateur Logistique le plan sécurité de la base ;
– Suivre la bonne application des procédures et règles de sécurité ;
– Être responsable de la sécurité de tout le personnel présent sur la base.
Objectif 11 : Assurer la représentation de la base :
Activités :
– Représenter ACH auprès des autorités locales sur les aspects administratifs et sécuritaires ;
– Responsable de la communication entre la base et l’équipe de coordination : communiquer toutes les informations émanant de la capitale à l’équipe de la base ;
– Informer/Consulter le CdM sur toutes questions sensibles ou ambiguë.
– Préparer et soumettre le Sitrep  » situations reports  » mensuel
– Participer aux GGM Mission
– Participer aux réunions régionales et locales auxquelles ACH est invité
– Maintenir une atmosphère de travail en équipe et renforcer la culture du respect des chronogrammes des projets
– Assurer l’animation et développer la cohésion de l’équipe : animer les réunions hebdomadaires d’équipe et faciliter la communication entre les différents départements.
Compétences requises et atouts supplémentaires :
· Diplôme supérieur en finances et/ou Expérience en logistique et en Administration /Représentation
· Une expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire.
· Très bonne capacité de communication et d’animation.
· Très bonnes capacités d’analyse et rédactionnelle.
· Compétences en logistique exigées,
· Compétences matière de formation et d’encadrement d’équipes multidisciplinaires,
· La connaissance d’au moins une des trois langues locales principales est obligatoire.
· Autonomie, esprit critique et esprit d’initiative.
· Flexibilité et organisation,
· Sens de l’autonomie, rigueur et autorité,
· Excellente maîtrise de l’outil informatique Word, Excel, Power Point
· Parfaite maîtrise du français et des langues nationales,
· Une connaissance en gestion de projets serait un plus.
Les dossiers sont à adresser uniquement par internet, à l’adresse e-mail [email protected] sous la sous la référence :  » CDB – GAO « 
· CV à jour (2 pages maximum)
· Lettre de motivation
Les dossiers doivent impérativement nous parvenir AVANT LE 09 AOUT 2012 à 16 H, date de clôture du dépôt des candidatures.
Nous rappelons à tous les candidats que les dossiers non retenus ne seront pas restitués.
Les dossiers ne doivent pas être constitués par les originaux des différents documents demandés.