Responsable des Approvisionnements

Intitulé du poste: Responsable des Approvisionnements
Classification du Titulaire: Niveau 3
Localisation: Bamako
Supérieur Hiérarchique: Directrice des Opérations
Postes rattachés: Chargé des approvisionnements
RESPONSABILITES GENERALES
Le Responsable des approvisionnements a pour rôle principal de gérer les activités administratives liées à l’acquisition de biens et services pour les valeurs n’atteignant pas le seuil de l’Appel d’offres dans le respect des règles et procédures de PSI Mali, de PSI/Washington, des bailleurs de fonds et des lois en vigueur au Mali. Il est également chargé de l’information des départements demandeurs sur le statut des réquisitions reçues, de l’archivage et du classement des documents administratifs ).
PRINCIPALES ATTRIBUTIONS
– Assurer un traitement optimal des réquisitions au travers d’une coordination des tâches avec l’ensemble des départements impliqués dans le processus d’acquisitions des biens et services et conformément aux procédures des bailleurs de fonds et de PSI Mali ;
– Veiller à la mise à jour de la liste des fournisseurs préférés et pré qualifiés conformément aux procédures en vigueur au sein de PSI/MALI
– Initier/valider le traitement de toutes les correspondances à envoyer aux fournisseurs (réponses aux courriers reçus d’eux et les réponses aux consultations et appels d’offres auxquels ils participent) et participer à la mise à jour annuelle de la base de données des fournisseurs;
– Mettre en place un système cohérent de suivi et d’information des Départements requérants sur l’état de leur réquisition jusqu’à la réception des matériels/services aussi bien pour les achats locaux que pour les achats internationaux sur une base hebdomadaire ainsi que les paiements y afférents ;
– Organiser le dépouillement, participer au comité chargé de l’évaluation des offres et du choix du fournisseur ou prestataire et vérifier les bons de commande sur la base du résultat du dépouillement des offres approuvé, vérifier et introduire les factures des fournisseurs pour le paiement dés réception des bordereaux de livraison ou des attestations de services faits par les services habilités ;
– Assurer l’archivage et le classement des dossiers relevant de sa gestion ;
– Avoir une vision stratégique pour leur département et le développement des systèmes et stratégies innovantes dans leur domaine ;
– Superviser une équipe d’au moins deux employés;
– Exécuter toutes autres tâches qui lui seront confiées et préalablement discutées, convenues en commun accord avec son superviseur direct ou la Représentante Résidente.
– L’employé (e) sera évalué (e) sur la base de cette description de poste.
RESULTATS ATTENDUS ET INDICATEURS DE PERFORMANCE
Respect des normes d’éthiques, de conflit d’intérêt en vigueur ;
Diligence et Traitement efficient des réquisitions;
Délai de traitement et satisfaction des clients que sont les programmes demandeurs
Qualité du suivi des réquisitions et des documents supports des paiements et nombre de plaintes reçues des fournisseurs;
Implication dans l’atteinte des objectifs des Minimums Standards de PSI ;
Qualité des audits.
CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU POSTE ET MODE DE NOMINATION
Profil:
– Diplômé de haut niveau en Comptabilité ou Administration (niveau Bac+4 ans)  ou expériences équivalentes;
– Etre âgé au moins de 35 ans et justifier d’une expérience d’au moins cinq (5) années dans la gestion des acquisitions de biens et services;
– Avoir une bonne connaissance pratique de l’informatique et une bonne maîtrise des logiciels courants de comptabilité ;
– Excellentes compétences en communication orale et écrite ainsi qu’une bonne capacité de négociation ;
– Avoir de connaissance de base en anglais et une très bonne maîtrise des applications courantes de logiciel de bureau (Microsoft Word, Excel) Avoir une bonne connaissance de la navigation sur Internet ;
– Avoir une connaissance des procédures de bailleurs de fonds comme l’USAID, la KFW, le Fonds Mondial, etc. est un plus
– Etre d’une très bonne moralité et d’une impartialité de traitement des fournisseurs.
Mode de Nomination: Recruté par appel à concurrence et nommé par le Représentant Résident.
AUTRES CRITERES
CHIFFRES CLES :
MOYENS DU POSTE : Ordinateurs, logiciels de gestion, Matériels de bureau
NATURE ET MODALITE DES CONTROLES
CRITERES D’EVALUATION : Cf. Indicateurs de performance.
Composition de dossier de candidature :
– Une demande manuscrite et une lettre de motivation
– Un Curriculum Vitae (CV) à jour, daté et signé
– Une Photocopie certifiée des diplômes et Attestations et certificats de travail
Les dossiers de candidature doivent être déposé à la poste BP E5397 au plus tard le vendredi 02 décembre 2011 à 12 h 00 sous la référence : # 001/PROC-ADM-11-11.