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Commis administratif

Bamako, Mali
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L’offre a expiré.

Titre du Poste: Commis Administratif (Administration)
Niveau (Classe) : Lieu d’affectation : Bamako-Mali
Durée : Un an renouvelable (c’est un poste du programme régulier)
Date limite de dépôt de candidature: 27 juillet 2010
Date d’entrée en fonction : immédiat
Les femmes possédant les qualifications requises sont encouragées à présenter leur candidature
Fonctions et Responsabilités :
Le commis administratif G-5 apporte un soutien administratif financier et comptable à la Représentation de la FAO. Il/elle travaille sous la responsabilité générale du Représentant de la FAO et la supervision directe de l’assistant du FAOR (administration), avec une marge d’autonomie d’action.
Le/la titulaire du poste devra assumer les taches spécifiques suivantes :
– Assurer la tenue des dossiers financiers, des systèmes de suivi du bureau et du compte d’avances, rapprocher les dépenses, les paiements les états financiers et d’autres données pour les transactions et rapports quotidiens : gérer la caisse d’avances du bureau, assurer le suivi des comptes des projets et programmes dont il/elle assure la responsabilité.
– Récupérer, saisir, sélectionner et analyser des données provenant de plusieurs sources et notamment des systèmes et bases de données internes de la FAO comme le système de comptabilité de terrain (FAS), le réseau d’information des bureaux de pays, (COIN), la grande base de données, etc. ; vérifier l’exactitude des données, procéder aux calculs nécessaires.
– Vérifier la disponibilité des fonds pour tous les programmes; s’assurer que les dépenses opérationnelles sont conformes aux budgets approuves et que tous les documents d’engagement sont complets et cohérents.
– Préparer les correspondances de nature administrative et financière, ainsi que les correspondances destinées à vérifier les données, répondre aux demandes et obtenir les informations supplémentaires nécessaires sur les transactions et les questions financières, comme requis.
– Entretenir des dossiers détaillés sur les estimations de budgets, les obligations et les bilans disponibles participer à la consolidation des propositions de budgets, préparer les données financières pour les estimations de budget et la planification financière.
– Produire des rapports sur l’exécution du budget, des comptes de bureaux et, le cas échéant, des comptes des projets, rendre compte des variations par rapport aux budgets approuves.
– Entretenir les registres locaux d’inventaire avec une responsabilité spécifique en matière d’enregistrement, de maintenance et de sauvegarde des biens.
– Entretenir un système de classement des documents administratifs et financiers.
– Assurer le suivi de la réception des contributions du gouvernement ainsi que les transferts de propriété des équipements de l’organisation.
– Entretenir des liens avec les banques et institutions financières locales afin d’actualiser les informations réglementaires et financières (taux de change et d’intérêt, procédures et règles, entretien des comptes bancaires, etc.).
– Soutenir la rationalisation des procédures et pratiques ainsi que l’introduction de nouvelles technologies de l’information au niveau du bureau.
– Contribuer aux taches d’administration du Personnel et des équipements.
– S’acquitter de toute autre tache qui pourra lui être confiée.
Qualifications et expériences requises :
Les candidats doivent remplir les conditions suivantes :
Nationalité : Etre de nationalité malienne.
Education: Diplôme universitaire minimum Bac + 2. Formation spécifique en administration, finances, comptabilité et/ou gestion de bureau.
Expérience professionnelle requise :
Cinq années d’expérience en matière d’administration, de comptabilité et de gestion de bureau.
Langues : Connaissance courante (niveau C) du français et connaissance courante du Bambara
Critères de sélection
Compétence en TI :
Etre capable d’utiliser efficacement les logiciels courants de bureau comme MS Office (Windows, Word, Excel, Point. Exchange), ainsi que les logiciels de comptabilité et les systèmes d’information.
Compétences en matière de gestion de bureau:
Bonne connaissance des systèmes et des procédures administratifs et comptables de la FAO. Approche systématique et efficace des taches à accomplir, qualités de jugement et d’analyse.
Communication interpersonnelle et capacités de travailler en équipe :
Le titulaire du poste devra être dote d’un esprit coopératif, de flexibilité et d’une ouverture au travail dans un environnement international, avec une équipe multinationale et multiculturelle, dotée de compétences multiples. Tact, courtoisie et capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes de différentes nationalités et contextes culturels.
AVANT DE PRESENTER UNE CANDIDATURE, prière de lire attentivement et de respecter scrupuleusement les conseils aux candidats ci-joints.
Envoi des candidatures:
A Madame la Représentante de la FAO au Mali
Par la poste: B.P: 1820 Bamako Mali (par la poste)
Par Fax: 20 22 62 46
Ou à déposer à la Représentation de la F AO sise à l’Avenue de la Liberté (Route de Koulouba) ;
Ou A ennoyer par e-mail à FAO-ML@fao.org,
En mentionnant sur l’enveloppe et dans la demande : AVIS de vacance de poste N°O2/FRMLI/2010.
CONSEILS AUX CANDIDATS
Veuillez lire attentivement les fonctions et responsabilités ainsi que les conditions minimales exigées
à remplir; afin de vous assurer que vos Qualifications correspondent bien aux exigences du poste.
COMMENT POSER VOTRE CANDIDATURE
Veuillez joindre à votre lettre de candidature une notice personnelle dument complétée (imprimé administratif FAO disponible sur le site Internet).
– Votre lettre de candidature doit être dactylographiée (si possible) signée et datée
– Faire figurer clairement l’intitulé du poste et le numéro de l’avis de vacance en tête de votre lettre de candidature et dans la case appropriée de la notice personnelle.
– Si vous vous portez candidat à plusieurs postes, veuillez soumettre une demande distincte pour chacun d’eaux,
– Votre lettre de candidature doit être envoyée à l’adresse (postale ou électronique) ou au numéro de télécopie indique sur l’avis de vacance,
– Les candidats internes sont priés d’adresser leur candidature en dix exemplaires.
Les candidats sélectionnés seront contactes directement.
COMMENT REMPLIR LA NOTICE PERSONNELLE (IMPRIME ADMINISTRATIF FAO)
CONNAISSANCES LINGUSTIQUES
Veuillez indiquer les langues que vous maîtrisez la langue maternelle étant mentionnée en premier, en précisant votre niveau de connaissance de chaque langue comme suit :
– Niveau très bon/bon = Connaissance courante: Vous devez pouvoir travailler de manière indépendante dans cette langue rédiger diverses communications (correspondance, rapports, documents de travail, etc.) et participer activement à des débats et réunions de travail dans cette langue.
– Niveau moyen = Connaissance moyenne : Vous devez pouvoir suivre des débats au des réunions de travail dans cette langue (il vous sera loisible toutefois d’intervenir dans une autre langue officielle de l’Organisation) et participer à des conservations courantes, vous exprimer au téléphone, comprendre les textes et rédiger des communications simples dans cette langue.
– Niveau rudimentaire
CONNAISSANCES EN INFORMATIQUE
– Indiquez vos capacités en matière de traitement de textes et votre aptitude à utiliser des bases de données/tableurs (Excel, Access, par exemple) ou tout autre logiciel de bureautique connu et utilisé.
– Le cas échéant, précisez votre expérience en matière d’entrée/recherche de données et vos compétences en matière de programmation. Indiquez les langages de programmation et les systèmes d’exploitation que vous connaissez.
ETUDES ET DIPLOMES UNIVERSITAIRES
Indiquez, dans l’ordre chronologique inverse (en commençant par le dernier titre acquis) et avec précision :
– les années d’études, avec le nom et l’adresse de l’établissement ;
– Le diplôme obtenu dans la langue originale et en anglais, en précisant la spécialisation et l’année d’obtention du diplôme
– Tout autre formation, théorique au pratique, acquise de surcro et susceptible d’appuyer votre candidature,
Si vous être convoqué par une entrevue, vous devez fournir à la FAO des copies certifiées conformes de vos diplômes universitaires.
– Par diplôme universitaire, on entend un titre d’études délivré après trois ans au moins de fréquentation à plein temps d’une institution reconnue (soit l’équivalent d’une licence). Par diplôme universitaire de niveau supérieur, on entend un titre d’études qui est au moins l’équivalent d’une maîtrise.
EXPERIENCE
– La durée de l’expérience professionnelle acquise est calculée à partir de l’obtention du premier diplôme
– Vous devez démontrer en quoi votre expérience correspond aux exigences du poste.
AUTRES RENSEIGNEMENTS :
– Le cas échéants indiquez le nombre de travaux publics et joignez une liste des publications les plus pertinentes avec leur date de parution
– Des extraits des travaux écrits ne doivent être joints que sur demande expresse.

  • Postulez avant le 29/09/2010
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