ISA CONSEILS 3

Recrutement d’une agence ou organisme de communication

23/03/2018 FHI 360
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Recrutement d’une agence ou organisme de communication

Sollicitation de prestations de services (RFP)

Date de Publication : Lundi 05 Mars 2018
Date de réception des questions : Lundi 12 Mars 2018
Date limite de soumission des demandes :  Vendredi 23 Mars 2018 à 12h

Objet : Sollicitation de prestations de services (RFP)- PEC

Le Programme d’Engagement Civique (PEC) financé par l’USAID au Mali sollicite des soumissions des dossiers de projets par des agences ou organismes de communication pour la mise en œuvre d’un programme de renforcement de capacités des communicateurs traditionnels. Ce projet vise à mieux communiquer au niveau communautaire et en langues locales des lois et politiques publiques sur la gouvernance liée à la livraison des services sociaux de base comme l’éducation, l’eau, l’hygiène, l’assainissement, la santé et l’agriculture. Ces activités se passeront dans les régions de Kayes, Sikasso, Ségou, Mopti, Tombouctou et dans le District de Bamako.

Les dossiers de projets soumis seront évalués suivant des critères incluant la qualité de l’offre soumis, la stratégie de mise en œuvre, les ressources humaines, le plan de gestion, la capacité d’assurer le suivi et l’évaluation des activités du projet sur terrain, et l’inclusion avec un accent particulier sur le genre et les personnes handicapées.

En fonction du financement disponible, PEC va sélectionner le dossier du projet satisfaisant pour financement suivant les critères ci haut définis. Cette demande de soumission des dossiers de projets (RFP) concerne les agences ou organismes de communication capables de mettre en œuvre cette activité pendant une période d’une année allant de 1er Avril 2018 au 31 Mars 2019.

Si votre organisation décide de soumettre un dossier de projet, PEC doit le recevoir à la date indiquée en haut de cette lettre d’accompagnement. Toute demande doit être soumise en papiers durs et électroniquement sur clés USB au bureau de PEC Mali situé au 6e étage de l’Hôtel MICASA, Hamdallaye ACI 2000, Bamako Mali.

Le lancement de cette demande ne constitue ni un accord de financement de la part de PEC ni engage PEC à payer les frais de préparation et de soumission des dossiers de projet. Toutes les dépenses relatives à la préparation et la soumission des dossiers sont à la charge de l’agence ou organisme de communication qui postule.  Vous trouverez plus des détails dans les TDRs attachés à cette demande des dossiers (RFP). Nous vous conseillons de garder une copie du dossier de projet soumis dans vos archives.

Programme d’Engagement Civique – Termes de références pour le recrutement d’une agence -ou organisme de communication

Renforcement des capacités des communicateurs traditionnels en vue de communiquer en langues locales les lois et politiques sur la gouvernance liée à la livraison des services sociaux de base (Education, Eau, Hygiène, Assainissement, Santé, Agriculture) dans les régions de Kayes, Sikasso, Ségou, Mopti, Tombouctou et le District de Bamako

Période de mise en œuvre : 1er Avril 2018 au 31 mars 2019

Contexte

Le Programme d’Engagement Civique (PEC) financé par l’USAID est un programme du secteur de la Paix, Démocratie, et Gouvernance qui soutient la société civile malienne dans une nouvelle dynamique. L’objectif du programme est d’améliorer la redevabilité publique par le renforcement du rôle des citoyens dans le processus de développement et de la gestion publique des finances. Le PEC soutient les maliens à mieux jouer leurs rôles et responsabilités de contrat social, en leur donnant des outils et les ressources nécessaires pour que chaque partie joue pleinement son rôle.

Objectif général : L’objectif général de ce contrat de prestation est d’améliorer l’accès des citoyens ainsi que leurs compréhensions des lois et des politiques publiques sur la gouvernance liée à la livraison des services sociaux de base (Education, Eau, Hygiène, Assainissement, Santé, Agriculture) dans les régions de Kayes, Sikasso, Ségou, Mopti, Tombouctou et le District de Bamako.

Objectifs spécifiques : Les objectifs spécifiques de ce contrat sont :

  • Renforcer la capacité de 25 jeunes communicateurs traditionnels par région (pour 6 régions) dans la compréhension et la transmission des lois et politiques publiques en langues locales (Bambara, Soninké, Peulh, Sonrai, Tamashek, et Arabe) ;
  • Transmettre le contenu des lois et politiques publiques dans un langage local simple et plus accessible (familier) à la population dans les régions de Kayes, Sikasso, Ségou, Mopti, Tombouctou et le District de Bamako.
  • Trouver des formats culturels plus appropriés tels que les récits, la musique et une adaptation théâtrale pour transmettre les contenus des lois et politiques sur la livraison des services sociaux de base aux populations.

Résultats attendus : Les résultats suivants sont attendus de cette activité :

  • Les capacités des jeunes Communicateurs traditionnels sont renforcées pour mieux comprendre et transmettre les lois et politiques publiques aux populations dans les régions cibles du programme ;
  • Les lois et politiques publiques sont transmises en langues locales dans un langage simple et familier aux populations des régions d’intervention du programme ;
  • Des formats culturels appropriés tels que les récits, les musiques et une adaptation théâtrale sont utilisés pour transmettre les contenus des lois et politiques publiques aux populations ;
  • Les récits et les musiques sont disponibles en format audio et diffusés sur les radios et les réseaux sociaux ;
  • Les caravanes sont organisées dans les six régions du programme pour présenter les récits, musiques et une adaptation théâtrale des lois et politique publique.

Groupes cibles : Les communicateurs traditionnels et la population en général dans les zones d’intervention du projet

Zones d’interventionLes régions de Kayes, Sikasso, Mopti, Tombouctou, Ségou et le District de Bamako.

Description des tâches : Pour la mise en œuvre des activités, l’agence de communication retenue devra collaborer avec les communicateurs traditionnels pour adapter les lois dans un format culturellement approprié tel que la musique, la narration et l’adaptation théâtrale.

L’agence de communication en collaboration avec les communicateurs traditionnels organisera des formations thématiques pour 20-25 jeunes Communicateurs traditionnels dans chaque région cible (Kayes, Sikasso, Ségou, Mopti, Tombouctou et le District de Bamako), avec des sujets sur les 12-15 lois identifiées. Les communicateurs traditionnels formés participeront à des ateliers créatifs pour créer des chansons, des récits et une adaptation théâtrale sur les lois qui seront enregistrés et diffusés sur les stations de radios locales pendant toute la durée du projet. En effet, le programme CEP cherche à impliquer les communicateurs traditionnels dans la discussion sur des processus innovants y compris la façon dont les récits, musiques et messages pourraient refléter la compréhension des politiques et l’engagement des citoyens.  Ce projet vise des approches innovantes toute en gardant les spécificités culturelles des différentes régions.

L’agence de communication en collaboration avec les communicateurs traditionnels organisera aussi des Caravanes Citoyennes dans chaque région cible avec des Communicateurs traditionnels invités à effectuer des messages à travers des chansons et des histoires sur différentes thématiques apprises au cours de leurs formations et les partager avec la population. PEC cherche une organisation avec assez d’expérience en adaptation artistique des textes.

Noter que toutes les productions y compris les récits, chansons, pièces de théâtres et autres, issues de ce partenariat sont des propriétés de PEC. 

L’agence de communication sera chargée plus précisément de :

  • Faire la sélection de 25 jeunes communicateurs traditionnels dans chacune des 6 régions avec l’aide des ONGs partenaires du programme sur terrain ;
  • Former 6 communicateurs traditionnels qui parlent Bambara, Soninké, Dogon, Peulh, Sonrai, Tamashek, et Arabe comme formateurs sur la bonne compréhension des 12-15 lois identifiées et traduites par PEC-Mali.
  • Organiser avec l’aide des communicateurs traditionnels et des ONGs partenaires de PEC la formation de 25 jeunes communicateurs traditionnels au niveau de leur capital régional sur la bonne compréhension des 12-15 lois identifiées et traduites par PEC-Mali.
  • Appuyer les communicateurs traditionnels à organiser des séances de travail et des séries de répétitions avec les jeunes Communicateurs traditionnels formés pour créer des messages, musiques et récits, et préparer une adaptation théâtrale des 12-15 lois identifiées par le programme.
  • Faire valider les messages, les récits et l’adaptation théâtrale auprès de CEP.
  • Planifier et superviser des séances de studio pour l’enregistrement des messages et récits.
  • Organiser deux caravanes dans chacune des 6 régions cibles pour présenter les produits finis.
  • Produire et faire des rapports des activités à soumettre à CEP.
  • Produire une vidéo récapitulative de toutes les activités.
  • Faire des supports des récits, messages et chansons délivrés par les communicateurs traditionnels dans un format audio qui sera facilement diffusé sur les antennes des radios, et mis sur clés USB et sur les réseaux sociaux. Des copies de ces supports seront soumis à CEP. L’agence doit avoir une très bonne expérience dans l’enregistrement et l’édition des chansons en audio et la production de vidéo documentaire (making of).

Suivi et Evaluation

L’agence ou l’organisme de communication qui postule doit intégrer une approche efficace de suivi et évaluation de la mise en œuvre des activités sur terrain. Cette approche doit inclure des visites sur terrain pour le suivi des activités et des systèmes de collecte des feedbacks des personnes qui écoutent ou participent dans les différentes formes de communication sur terrain des lois et politiques.

L’approche doit donner aussi des indicateurs tels que :

  • Nombre de jeunes communicateurs traditionnels formés à l’éducation civique et / ou aux responsabilités citoyennes avec l’aide du financement du projet ;
  • Nombre de personnes recevant de l’éducation civique grâce aux activités de l’agence / organe de communication ;
  • Nombre de groupes formés aux techniques de médiation / résolution de conflits ou de consensus avec l’aide de ce financement.

Livrables

  • Un plan d’action détaillé au démarrage de la mise en œuvre de l’activité
  • Un rapport d’activités mensuel détaillé avec les listes des participants aux formations et aux autres activités sur terrain
  • Les supports de production des contenus de communication
  • Les rapports narratifs de mise en œuvre des activités et de suivi et évaluation des activités à soumettre à chaque tranche de paiement ainsi qu’un rapport final à la fin de l’activité

Qualifications et expériences requises

  • Avoir une expérience dans les activités de formation sur la communication au niveau communautaire.
  • Avoir une expérience de mise en œuvre des activités communautaires comme les festivals, des caravanes, et de théâtre.
  • Avoir une expérience approfondie dans l’adaptation des concepts difficiles dans un langage simple, la citoyenneté, la décentralisation, la démocratie, la gouvernance, l’inclusion, et la livraison des services sociaux de base.

Critères d’éligibilité

  • L’agence et l’organisme de communication doit être légalement enregistré au Mali.
  • L’agence ou l’organisme de communication doit avoir une présence physique au Mali et opérationnel dans les zones cibles du projet.
  • L’agence ou l’organisme de communication doit avoir un système de gestion avec des fonctions administratives, financières et techniques en place avec des procédures administratives et financières existantes pour éviter la fraude, l’utilisation abusive des ressources, et qui favorisent l’atteinte des résultats du projet.
  • Le projet proposé répond aux critères définis et aux objectifs de PEC.

Documents annexes disponibles : Les documents suivants seront disponibles :

  • La liste des 12-15 lois identifiées
  • Les traductions des lois en Bambara, Soninké, Peulh, Sonrai, Tamashek, et Arabe
  • Une synthèse du contenu du programme

Soumission des dossiers 

  • Une proposition technique, y compris la méthodologie détaillée, l’expérience de l’agence ou organisme de communication, le calendrier d’exécution, 3 références, les CVs de membres de l’équipe d’exécution de la prestation à soumettre sur papiers durs avec une version électronique sur clé USB.
  • Proposition financière : comprenant un budget basé sur des livrables à soumettre sur papiers durs avec une version électronique sur clé USB.
  • Critères de sélection :
  1. L’expérience passée de l’agence de communication (15 pts),
  2. L’expérience des consultants ou personnel proposés (15 pts),
  3. La méthodologie proposée et les techniques de travail qui seront utilisées, les étapes et sous-étapes qui seront suivies dans l’élaboration et la mise en œuvre (15 pts),
  4. L’approche de collaboration avec les communicateurs traditionnels (15 pts),
  5. L’innovation (10 pts),
  6. Prise en compte des différentes cultures dans les 6 régions (15 pts),
  7. La prise en compte des personnes ou groupes marginalisés (15 pts).

Le comité de sélection examinera toutes les propositions admissibles et leur attribuera des points. Les propositions qui ont un minimum de 75 points seront présélectionnées pour une deuxième phase d’évaluation sur leurs propositions financières.

Mode de paiement : CEP attribuera un contrat sur la base des livrables. Les paiements se feront suivant un chronogramme convenu de soumission des livrables.

Date limite : les soumissionnaires sont invités à envoyer les dossiers en français au plus tard le Mardi 23 Mars 2018 à 12 :00. Le dossier complet doit être soumis en copie dure et électronique (sur clé USB ou sur carte mémoire) à FHI 360. S’il vous plaît indiquez « PEC Mali contrat de communication » sur l’enveloppe.

Pour tout besoin de clarification, les soumissionnaires sont priés d’envoyer leurs questions par mail à l’adresse pecachat@fhi360.org le lundi 12 Mars 2018 avec comme sujet « Question pour le contrat de communication ».

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