Recrutemet d’une société de transit

01/03/2013 CATHOLIC RELIEF SERVICES - CRS
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Recrutemet d’une société de transit

I – Objet
Le présent appel d’offres a pour objet  le recrutement d’une société de transit qui aura en charge d’effectuer le transit et le transport de dons alimentaires de CRS livrés dans le port de Lomé (Togo) et délivrer lesdites marchandises dans ses magasins au Burkina Faso (Ouagadougou), au Mali (Bamako, Sevare et Segou) et au Niger (Niamey et Maradi).
II-Qualifications du transitaire
Etre un Transitaire/Commissionnaire en douane agréé régulièrement installé au Togo et représenté au Burkina Faso, Mali et Niger, étant en règle vis-à-vis des autorités administratives, des services douaniers, fiscaux et juridiques des pays respectifs ;
Avoir une expérience avérée d’au moins cinq (5) ans dans le domaine du transit / douane dans les pays de la zone CEDEAO ;
Avoir un réseau organisationnel et contractuel, ainsi qu’une autonomie financière substantielle permettant de gérer des opérations de transit portuaires et transport routiers (des ports vers les capitales des pays du Sahel) de produits alimentaires allant jusqu’à trente mille tonnes métriques par an et entre trois et six mois de services sans avance sur paiement ;
Disposer d’une expérience et d’une réputation sans blâme dans la gestion des dons alimentaires du Gouvernement américain (USAID et USDA) et une connaissance des règles de gestion de ceux-ci.
III- Rôles et responsabilités du transitaire
Procéder à l’échange des connaissements maritimes auprès de l’agence consignataire du navire, prendre livraison de toute la cargaison au sous- palan et réaliser à Lomé (Togo), toutes les formalités portuaires, douanières et de transit nécessaires et l’expédition des lots au pays de destination finale (Burkina Faso, Mali ou Niger selon le cas) ;
Etablir des lettres de réserves au consignataire du navire faisant ressortir les manquants et/ou avaries constatés pendant le séjour des marchandises sur le quai. Transmettre les copies de ces lettres de réserves à CRS ;
Prendre livraison intégrale des produits des mains de l’acconier pour expédition au Burkina Faso (Ouagadougou), Mali (Bamako, Sevare et Segou) ou Niger (Niamey et Zinder), selon la répartition par magasin communiquée par CRS. Ces expéditions ne seront chargées que sur des camions sains afin d’éviter toute contamination des denrées alimentaires ;
Procéder systématiquement au reconditionnement des produits dont les emballages sont endommagés. Les emballages neufs acquis à cet effet sont remboursés par CRS ;
Communiquer périodiquement (chaque semaine) par e-mail à CRS l’état des reconditionnements, chargements et expéditions des camions à leur magasin de livraison finale ;
Collaborer avec l’expert maritime de CRS chargé de la surveillance et de l’expertise des opérations au port, en signant notamment les procès-verbaux qui lui sont soumis ;
S’occuper de toutes les formalités douanières au pays de destination et assurer des enlèvements directs au niveau des autorités douanières ;
Etablir des bordereaux de livraison à CRS par camion, indiquant les quantités chargées au port. Ces bordereaux de livraison seront contresignés par CRS au moment de la réception en magasins principaux ;
Procéder lors des livraisons dans les magasins du CRS au reconditionnement des sacs endommagés. CRS fournira les emballages neufs à cet effet ;
Etablir à la fin de chaque livraison d’un lot (PL), une fiche récapitulative des pertes constatées lors des déchargements des camions. Cette fiche sera contresignée par CRS et par l’expert engagé pour réception en magasin ;
Les produits avariés constatés lors des opérations au port (déchargement du navire, enlèvements/chargements des camions) et de la livraison dans les magasins de CRS, constituent des pertes sous la responsabilité du transitaire et ne pourront être restitués, même en partie, à ce dernier étant entendu que les vivres – même si avariées – restent la propriété de CRS, conformément à la règlementation de la gestion des dons alimentaires du Gouvernement des USA ;
Dédouaner les vivres à destination suivant le régime Hors Taxes / Hors Douane ;
Fournir à CRS tous les documents douaniers (chèques Trésor, quittance de paiement douane…) dans les meilleurs délais, c’est – à- dire un mois après la réception en magasin du dernier lot de chaque arrivage ;
Assurer autant que possible une livraison sous palan et dans tous les cas un stockage portuaire minimal, ne dépassant pas deux (02) semaines. Pour chaque arrivage (navire), CRS doit recevoir tous les vivres dans ses magasins dans les trente (30) jours suivant la fin du déchargement du navire au port pour les arrivages de moins de 5 000 TM, et quarante-cinq (45) jours pour les arrivages de plus de 5 000 TM ;
IV – Participation à l’appel d’offres 
Le présent appel d’offres est ouvert à égalité de conditions à toutes les entreprises ayant les capacités juridiques, techniques et financières requises et en règle vis-à-vis de l’administration.
La participation au présent appel d’offres  suppose que le soumissionnaire a une parfaite connaissance de l’état des lieux et de la nature des services à fournir.
V – Acquisition du Dossier
Le dossier d’appel d’offres rédigé en langue française est disponible auprès des programmes pays de CRS ci-dessous indiqués à partir du 9 novembre 2012 où il peut être consulté gratuitement tous les jours ouvrables entre 09 heures et 16 heures (12h00 les vendredis).
Il peut être retiré, moyennant le paiement de la somme non remboursable de cent mille (100 000) francs CFA aux lieux ci-dessous indiqués et aux mêmes jours et heures :
Au Burkina Faso, au siège du CRS, sis Rue 9-107 Porte 452, à la zone industrielle de Gounghin ; Tél : (+226) 50 34 29 84/50 34 34 70 ; Fax : (+226) 50 34 31 80, Ouagadougou ;
Au Niger, au siège du CRS, sis Boulevard Mali Béro, 974 avenue des Sultans Tél : (+227) 20 72 21 25/20 72 48 66 ; Fax : (+227) 20 72 30 04, Niamey ;
Au Mali, au siège du CRS, sis Badalabougou Est, Rue 22 Porte 49, BP. E 3256, Tél. (+223) 20 23 44 57/20 22 87 30, Fax (+223) 20 22 22 05/33 01, Bamako.
VI – Composition des Offres
Les offres doivent être accompagnées des pièces administratives à jour ci-dessous exigées:
La fiche de soumission dûment remplie.
Une copie légalisée du  registre du Commerce au Burkina Faso, au Mali et au Niger ;
Une attestation des services fiscaux du Burkina Faso, Mali et Niger, ou à défaut, une exonération valide
Une attestation de la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) au Burkina Faso;
Une attestation de l’Institut National de Prévoyance Sociale (INPS) au Mali;
Une attestation d’inscription à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) au Niger
La liste du personnel clé dont dispose la société pour l’exécution des tâches au Togo, au Burkina Faso, au Mali et au Niger ;
Une caution de soumission d’un montant de un million (1.000.000) de FCFA
Une liste des marchés ou commandes similaires déjà exécutés au cours des trois (03) dernières années (joindre les pièces justificatives), y inclus les personnes et adresses de référence;
Une attestation de capacité financière d’un montant de cinq cent millions (500 000 000) de francs F CFA délivrée par une institution financière ;
 Le reçu d’achat du dossier d’appel d’offres.
VIIDépôt des Offres
7.1. Les offres devront parvenir au CRS/Burkina Faso, sis Rue 9-107 Porte 452, à la zone industrielle de Gounghin  au plus tard le 04 decembre 2012 à 9 heures 00 minutes TU.
7.2.Les offres technique et administrative et l’ offre financière rédigées en langue française et présentées en un (01) original et trois (03) copies seront mises dans deux (2) enveloppes séparées et cachetées portant la mention  » offres techniques et administratives  » et  » offres financières  » ; l’ensemble  de ces deux  (2) enveloppes sera inséré dans une troisième enveloppe anonyme adressée à :
Destinataire : Monsieur le Représentant Résident de CRS au Burkina Faso
Expéditeur non identifiable : Les enveloppes devrait être SANS AUCUNE MENTION. Le nom, logo ou autres détails pouvant identifier l’e soumissionnaire ne sont pas acceptables sur les enveloppes.
Mention au verso de l’enveloppe : le verso de l’enveloppe devrait contenir la mention suivante :
« Offre pour les prestations de Transit International
A n’ouvrir qu’en séance de dépouillement »
L’ouverture des plis est public et aura lieu le même jour, 4 decembre 2012, à 9 heures 30 minutes TU dans la salle de conférence de CRS au lieu ci-dessus indiqué.
VIIIDélai d’Engagement
Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant un délai de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite du dépôt des offres.
IXRéserves
Le CRS se réserve le droit de ne donner aucune suite à tout ou partie du présent dossier d’appel d’offres.
X– Renseignements Complémentaires
Les soumissionnaires intéressés peuvent obtenir un complément d’information auprès des programmes pays de CRS aux adresses, jours et horaires ci-dessus (V) indiqués.

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