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Administrateur – Chargé des achats

Bamako, Mali CATHOLIC RELIEF SERVICES - CRS
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L’offre a expiré.

Le Catholic Relief Services, USCCB,  » CRS  » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme : Un (e) Administrateur(trice) – chargé(e) des achats – H/F
Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 20 Septembre 2016 à l’adresse email suivante : ml.recruit@crs.orgavec comme objet :  » Candidature au poste d’Administrateur/e – chargé/e des achats « .
NB: Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
DESCRIPTION DE POSTE
Titre du Poste: Administrateur/e – chargé/e des achats
Dépt/Pays: Sahel, Afrique de l’Ouest, Mali
Administration-opération, Mali CP  
Localisation : Tombouctou
Catégorie: V
Superviseur Direct : Head of Office
Superviseur Technique: Senior approvisionnement Bamako et Senior administrateur Bamako.
Supervise: Chauffeur(e)-coursier(ère)
À propos de CRS
Catholic Relief Services (CRS) est une organisation non gouvernementale internationale d’aide au développement dans plus de 90 pays à travers le monde. Les programmes de CRS permettent de venir en aide aux personnes selon leurs besoins, sans distinction de religion, d’ethnie ou de nationalité. Dans le cadre de la mise en œuvre de ses programmes, CRS intervient à travers des partenaires locaux liés à l’Église et non liés à l’Église.
Description
Actif au Mali depuis 1999, le CRS a un bureau de programme pays basé à Bamako avec un sous-bureau à Sévaré. Suivant l’expansion des projets dans la région de Tombouctou, le CRS est à la recherche d’un/e administrateur/e – chargé/e des achats pour le sous-bureau de Tombouctou.
Tâches principales.
Sous la responsabilité du Chef de bureau (HOO), l’administrateur – responsable des achats a pour tâches principales: 
Assurer un appui administratif et technique efficient et efficace auprès du personnel des Opérations et du Programme  facilitant le respect des politiques et procédures en place par l’utilisation des systèmes de contrôle des équipements.
Négocier et conclure les achats de produit ou service issu des demandes des projets et du sous bureau aux meilleures conditions de qualité, prix et délais dans le respect des règles et procédures du manuel d’achat du CRS.
Etablit et maintient de bons contacts avec les autorités locales, les fournisseurs de biens et services, les institutions et ONG internationales pour tous les domaines.
Tâches Spécifiques
Administration
Contrat/Gestion des biens
Revoit et / ou élabore tous les contrats d’achat ou de prestation de service/consultant et contrat de bail avant soumission au superviseur technique.
Responsable du classement/archivage des contrats de CRS Mali ainsi que les différentes correspondances, concernant le processus de revue ; appui les programmes aux mesures d’archivages au terme des projets.
Maintien une base de données des contrats/accords de location précis pour les appartements / maisons, bureaux et entrepôt à louer, et d’assurer le traitement de l’échéancier de paiement, conformément aux ententes établies et coordonne avec le HOO pour les demandes de mises à jour ou amendement.
Responsable des inventaires.
Gestion du véhicule et des mouvements du chauffeur
Organise la planification des déplacements hebdomadaires et autorise les mouvements journaliers des véhicules.
Assure que le système de gestion des véhicules est en place qu’il est respecté et utilisé assidument et correctement par le chauffeur conformément aux procédures et politiques  de l’agence.
S’assure que la saisie des fiches de mouvement des véhicules est effectuée  dans les délais requis et expédiées au responsable parc auto de Sévaré.
Archive la documentation des entretiens, achats de pièces, réparation et autres documents relatif à la gestion des véhicules.
Achats 
Gestion des approvisionnements et des biens
Coordonne, organise et gère le système des achats de biens et service du sous bureau de Tombouctou jusqu’à concurrence de 5000 US $.
Développe avec le concours des PM,  un tableaux de bord trimestriel des achats et services et maintien son actualisation mensuel qu’il /elle partage avec  les demandeurs.
Assure le traitement rapide et efficace de toutes les demandes d’approvisionnement en provenance des différents projets et personnel des opérations.
Supervise et assure le suivi du processus de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement selon les procédures de CRS :
Réception, analyse et clarification des spécifications des demandes de travaux, d’achat, ou service du staff et en assurera le traitement.
Evaluation du marché et sélection de la meilleure offre selon les procédures et politiques de CRS, et le coût de revient minimum et maximum par rapport au prix de vente des modèles avec les spécimens à l’appui.
Mets en concurrence les fournisseurs susceptibles de répondre aux impératifs de coûts, délais, qualité et quantités, les sélectionner d’après les critères définis aux demandes.
Procède à la recherche de devis et factures proformas auprès des fournisseurs.
Elabore les avis d’appels d’offres et les lettres de consultations restreintes
Participe à l’analyse comparative des offres avant approbation par la hiérarchie.
Assure de la conformité des bons de commandes aux spécifications présentées par le demandeur.
Suits l’exécution des fournisseurs et résoudre les problèmes ou litiges, relancer si besoin les fournisseurs afin de limiter les erreurs ou retards de livraison ; recueillir chez les demandeurs les informations nécessaires au suivi des fournisseurs.
Contrôle les marchandises livrées, leurs conditions de transport, et /ou la conformité des services
Contrôle les factures, régler les litiges
Evalue la qualité des fournisseurs au besoin concilié les non-conformités au registre des fournisseurs
Prospecte le marché, s’informe sur de nouveaux fournisseurs potentiels et actualise la  liste des fournisseurs et prestataires de CRS/TBT.
Négocie au besoin avec les fournisseurs des quantités prévisionnelles de produits aux meilleures conditions de qualité, prix et délais,  en tenant compte de la disponibilité du marché et du contexte sécuritaire
Élabore au besoin des ententes d’achats et service avec les fournisseurs les plus compétitifs  pour les prestations les plus courantes (papeteries, hôtel, restauration, garage…)
Réfère les demandes de biens et service de plus de 5000 US $ au service des achats de Bamako et suivre le dossier
Participe à la planification de nouveaux projets en vue de prévoir l’appui logistique nécessaire à leur mise en œuvre.
Assure toutes autres tâches liées à ses fonctions confiées par son supérieur.
Qualifications Requises et Compétences exigées (notamment à Tombouctou un atout). 
Niveau Bac + 4 ou équivalent en Gestion, Economie, comptabilité, Droit, ou tout autre diplôme équivalent. 
Avoir au moins deux (4) années d’expérience le domaine de l’Administration et service d’achat.
Avoir de l’expérience dans la gestion et le suivi de l’intendance des biens et matériels dans une organisation similaire à CRS Mali.   
Capacité d’anticipation sur certains problèmes et délais liés aux à l’exercice des activités.
Capacité de planification et d’organisation.
Capacité de rédaction et de communication.
Connaissance parfaite des logicielles de traitements de texte MS Word et de traitement de données MS Excel.
Aptitude confirmée à communiquer (orale et /écrit)  clairement et de façon concise en Français; maitrise minimale des langues Songhrai, Tamacheck. Arabe  et anglais un  atout
Aptitudes et comportements professionnels
La pro-activité est essentielle dans cette fonction.
Rigueur et discipline.
La capacité de travailler en équipe, sous pression et dans l’urgence.
Disponibilité, Fiabilité, Ponctualité.
Etre flexible, motivé, et aimer le travail en équipe.
Relations de travail :        
Internes : les PM, l’assistant logisticien-IT, HOOP, HOP. Personnel de CRS opérations et Programme.
Externes : Administrations publiques, les fournisseurs et partenaires programme de CRS
Compétences au sein de l’Agence (pour tout le personnel de CRS)
Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes de CRS et sont utilisées par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
Servir avec intégrité
Etre un travailleur exemplaire
Cultiver des relations constructives
Promouvoir l’apprentissage
Remarques : Cette description de taches n’est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des devoirs, des responsabilités relatives au poste. 
Les procédures de recrutement de CRS reflètent notre engagement dans la protection des enfants et des adultes vulnérables et victimes d’abus et d’exploitation. 
Remarque : Tous les candidats internes sont particulièrement encouragés à postuler dans un délai de 10 jours suivant la parution interne.

  • Postulez avant le 30/11/2016
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