Le Catholic Relief Services, USCCB,  » CRS  » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme: Un(e) Executive Assistant (e) – H/F
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de référence, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 08 juin 2016 à l’adresse email suivante : ml_hr@global.crs.org avec comme objet:  » Candidature au poste d’Executive Assistant « .
NB: Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.
DESCRIPTION DE POSTE
Titre du Poste: Exécutive Assistant (e)
Dépt/Lieu: Administration – Bamako
Superviseur: Représentant Pays ou Administration Manager
Position dans la grille: Catégorie : IV
Résumé du Poste
L’Executive Assistant (e) est directement supervisé par le Admin Manager et travaille en tant que membre actif de l’équipe de Direction, en collaboration avec le CR, et le Directeur des Operations ; la
Directrice des Programmes et les autres Senior staff. Au-delà d’une gestion autonome de l’appui administratif au bureau du Représentant Résident, l’Executive Assistant(e) est le facilitateur clé en ce qui concerne la correspondance et le traitement de l’information pour tout le bureau à travers le Représentant Résident et assure la confidentialité de tous les dossiers.
PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE
– Ebaucher et/ou rédiger les correspondances courantes du Country Representative ;
– Aider et orienter les visiteurs au business process de l’Administration
– Tenir un système de suivi des dossiers et des correspondances signées par le CR;
– Assurer l’attribution efficace des salles de conférence
– Prendre des notes lors des réunions en assurant une documentation et un Agenda appropriés
– Organiser et / ou appuyer dans l’organisation des missions ; des ateliers de formations et l’orientation des visiteurs,
– S’assurer de l’appui, conseils et la formation des admin Assistants au niveau du programme pays.
– Elaborer les lettres d’invitation des visiteurs et appuyer le processus de prolongation du visa
– Organiser et coordonner les événements majeurs de CRS au Mali ;
– S’assurer de la gestion efficace des fournitures de bureau et autres consommables
– Diffuser les comptes rendus de réunion auprès de tous les participants et départements concernés avant chaque réunion programmée.
Qualifications:
– Diplôme de Secrétaire Bilingue; Maîtrise de l’Anglais et du Français;
– Au minimum 5 ans d’expériences en tant que Secrétaire de Direction; Bonnes connaissances en
– Informatique: Word, Excel, Access; Bonne coordination et communication; Aptitudes confirmées en planification, compétences analytiques et organisationnelles et à prendre de bonnes initiatives avec un
minimum de supervision; Bonnes compétences de supervision; Capacité à être performant sous pression; Fortes qualités relationnelles; Haut niveau de confidentialité.
Compétences au sein de toute l’Agence (pour tout le personnel CRS) :
Ceux-ci sont enracinés dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et sont utilisés par chaque membre du personnel pour s’acquitter de ses responsabilités et atteindre les résultats escomptés.
· Servir avec Intégrité
· Elaborer la Gérance
· Cultiver des Relations Constructives
· Favoriser l’Apprentissage
Clause d’Avertissement:
Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, efforts, devoirs et responsabilités en rapport avec le poste.
Les procédures CRS de recrutement des talents reflètent notre engagement à protéger les enfants et les adultes vulnérables contre les abus et exploitations.