La Fondation Aga Khan (AKF), Agence du Réseau Aga Khan de Développement (AKDN), est une agence de développement privée, internationale et non confessionnelle œuvrant à l’amélioration des conditions de vie et à la création d’opportunités dans certaines régions du monde en développement et opérant dans le domaine du développement social.
Dans le cadre de la mise en œuvre des activités, la Fondation Aga Khan au Mali recherche pour le compte de son Programme de Développement Coordonné de la Région de Mopti (PDCRM) :01 Chargé(e) de l’Administration.
Lieu d’affectation : Mopti.
Principales Responsabilités :
Sous la supervision directe du Directeur Programme Mopti, le/la Chargé(e) de l’Administration aura pour mission générale de veiller au fonctionnement de l’administration, de la logistique et des ressources humaines du Bureau de Mopti. A ce titre, Il/elle sera chargé (e) de :
Gestion administrative et approvisionnement:
Mettre en œuvre les politiques et  procédures en matière de gestion administrative, d’approvisionnement et de contractualisation ;
Mettre en place et mettre à jour annuellement une base de données ou un répertoire des fournisseurs et prestataires qualifiés dans le domaine des biens et services ;
Assurer la planification des achats des biens et services ;
Procéder à des études de prix sur les différents types de biens et services et tenir un catalogue des prix ;
Assurer un suivi rigoureux des délais de livraison et attirer l’attention du responsable de l’activité pour les dispositions à prendre ;
Documenter toutes les passations de marché (procès-verbal) dûment signés par les membres de la commission et approuvés par les signataires appropriés ;
Assurer le suivi des contrats de bail (à usage professionnel et d’habitation), d’entretien et maintenance des équipements et du bureau ainsi que le gardiennage ;
Rédiger en collaboration avec le Responsable Financier les contrats avec les fournisseurs, prestataires de services et veiller à l’application correcte des termes des contrats ;
Recevoir les demandes de paiement et s’assurer de la conformité des supports et de l’imputation correcte du budget,
Assurer le suivi de la propreté et bonne tenue des locaux de l’AKDN (lieux toujours propres et présentables, en particulier l’espace d’accueil) ;
Veiller au bon fonctionnement et au remplacement, si nécessaire, du matériel de bureau et du mobilier.
Gestion de la logistique
Veiller sur la mise en application des règles et procédures de gestion des biens (véhicules, moto et des stocks de consommables) afin d’y assurer une gestion efficace et efficiente des ressources de l’organisation ;
Veiller à l’utilisation des véhicules/motos en conformité avec les procédures en vigueur au sein d’AKF;
Veiller à l’acquisition et au renouvellement des documents administratifs des véhicules et motos dans les délais requis en collaboration avec l’Administration de Bamako ;
Assumer la responsabilité des mouvements de véhicules, de sécurité et de maintenance par la planification des déplacements, la gestion des chauffeurs, l’entretien des véhicules et la gestion du carburant, les assurances, les visites techniques, etc.
Préparer un rapport mensuel de consommation de carburant en collaboration avec les finances ;
Gestion des ressources humaines :
Assister dans la gestion administrative du personnel local en étroite collaboration avec le Responsable des Ressources Humaines (suivi des contrats, demande de visa, rupture des contrats de travail…).
Tenir et mettre à jour les dossiers du personnel et veiller à la conformité des informations relatives au personnel et contenues dans leurs dossiers avec celles utilisées pour la paie du personnel.
Appuyer à la gestion administrative des congés du personnel de Mopti en collaboration avec le RRH (édition, suivi de l’approbation et archivage des demandes congés du personnel) ;
Appuyer dans la gestion des dossiers des employés à l’INPS de Mopti (renouvellement des pièces périodiques des employés, les allocations familiales des employés, la confection des cartes d’assurés)
Assurer le suivi des fiches de travail mensuel (Timesheet) du personnels de Mopti et leur vérification avec le Responsable Financier ;
S’assurer que les procédures du système de gestion de performance du personnel administratif ainsi que leur formation ;
Mettre à jour la base de données du personnel de Mopti et en collaboration avec le RRH;
Agir promptement et positivement en donnant un appui nécessaire aux autres collègues pour le bon fonctionnement du service ;
Autres attributions :
Informer le Directeur de Programme  de toute anomalie dans l’exécution correcte de ses responsabilités  (Gestion de l’administration, de la logistique et des ressources humaines) ;
Promouvoir l’image d’AKF et assurer le respect de la vision d’AKF par ses partenaires,
Veiller à la réussite des missions d’audit et de contrôle,
Fournir un rapport mensuel d’activités ;
Accomplir toute autre tâche requise par le superviseur hiérarchique.
Qualification et expériences professionnelles:
Avoir un diplôme (bac+4) en Administration, Gestion, Finance ou en Droit;
Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle, dans un poste similaire, pour appuyer les programmes/projet. Une expérience dans le travail avec les agences internationales de développement serait fortement appréciée.
Bonne connaissance des règles et procédures administratives au sein des organismes internationaux ;
Des expériences confirmées d’au moins 4 ans dans les procédures d’approvisionnement dans les organisations internationales financées par USAID et Canadian ;
Avoir une bonne connaissance des procédures de passation des marchés, de l’administration du personnel ;
Expérience dans l’élaboration des outils et procédures susceptibles d’améliorer la mise en œuvre des activités administratives ;
Avoir des aptitudes prouvées en négociation et de bonnes capacités rédactionnelles ;
Des compétences confirmées en informatique fonctionnelle de préférence les logiciels de Microsoft (Word, Excel, PP…) et les messageries (Outlook) ;
Excellentes qualités en communication écrite et orale ;
Grande capacité de concentration, d’organisation, de planification et de respect des délais.
Parfaite maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral la maîtrise de la langue anglaise serait un plus.
Merci d’adresser votre candidature (CV/LM/copies certifiées des Diplômes pertinents/03 références professionnelles) en indiquant le titre du poste sur l’enveloppe, aux adresses ci-après :
Bureau AKDN – Bamako, Immeuble Niangado, 5è  étage, boulevard du  22 octobre 1946, Sis quartier du fleuve, face au CICB, Bamako, BP.E 2998, Tél : (223) 20 22 06 95 / 20 22 08 63 ;
Bureau AKDN – Mopti, Quartier Bougoufié, Face au stade Barema Bocoum,  Rue 300, Porte 131, Mopti,  Tél : (+223) 21 43 14 06 / 21 43 14 07,  B.P 39 – Mopti ou par e-mail : hr.mali@akdn.org en indiquant en objet le titre du poste.
NB : les candidatures ne mentionnant pas les références du poste sur l’enveloppe ou à l’objet et ne seront pas considérées.
Les dossiers sont à déposer au plus tard le 06 mai 2016 à 16 heures 00 mn.
Les candidatures féminines  sont vivement encouragées et les dossiers de candidatures reçus ne seront pas retournés. Seul(e)s les candidats(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.