La Fondation Aga Khan (AKF), Agence du Réseau Aga Khan de Développement (AKDN), est une agence de développement privée, internationale et non confessionnelle oeuvrant à l’amélioration des conditions de vie et à la création d’opportunités dans certaines régions du monde en développement et opérant dans le domaine du développement social.
Dans le cadre de la mise en oeuvre d’un projet de Santé Communautaire, la Fondation Aga Khan au Mali recherche pour son bureau de Bamako les postes ci‐après : Assistant(e) Administratif (ve)
Nombre: 01
Lieu d’affectation: Bamako
Principales Responsabilités :
L’Assistant(e) Administratif (ve) appuiera les différents collaborateurs du Projet dans la bonne gestion administrative et apportera un appui dans la gestion de la logistique.
Gestion des visiteurs, des appels téléphoniques et du secrétariat
– Accueillir les partenaires et visiteurs et les orienter vers les personnes concernées (les faire patienter au besoin) ;
– Recevoir, filtrer et dispatcher les appels téléphoniques ;
– Rédiger des notes ou correspondances à partir des consignes orales ou manuscrites ;
– Recevoir, traiter et expédier le courrier conformément au fonctionnement interne ;
– Assurer le traitement, la mise à jour et l’organisation de bases d’informations partagées ;
– Saisir, Scanner, photocopier, relier et faxer des documents ;
– S’assurer que les stocks de fournitures de bureau et produits divers (d’entretien et alimentaires) sont bien utilisés et ne sont pas en rupture ;
– Gérer l’agenda des responsables hiérarchiques à la demande (prise de rendez‐vous) ;
Appui dans la gestion administrative et de l’approvisionnement
– Collaborer étroitement avec l’Assistance de Direction du bureau de Bamako dans l’organisation des voyages et déplacements du personnel et apporter un appui logistique à l’organisation des missions liées aux activités du projet (personnel et partenaires du projet en mission/visite ;
– Aider à la préparation d’ateliers et de séminaires ;
– Editer les bons de commande lorsque nécessaire;
– Veiller au suivi des achats et envois pour le bureau et les programmes ;
– Vérifier les factures reçues avant transmission au service comptable (vérifier que le bon de commande joint correspond à la facture) ;
Gestion des contrats, de la caisse et de l’archivage
– Préparer le budget mensuel de fonctionnement en collaboration avec l’Analyste financier ;
– Veiller à l’établissement des contrats de prestation du projet en collaboration de l’Administration du bureau de Bamako et au suivi des contrats établis en faveur des partenaires ;
– Tenir au besoin la petite caisse selon les règles AKF ;
– Procéder à l’archivage des documents du projet.
Gestion de la propriété des locaux (bureaux) et des biens mobiliers – du sous‐bureau (Bamako)
– Assurer le suivi de la propreté et bonne tenue des locaux (lieux toujours propres et présentables, en particulier l’espace d’accueil) ;
– Veiller au bon fonctionnement et au remplacement, si nécessaire, du matériel de bureau et du mobilier.
Qualifications et Expériences :
– Diplôme minimum Bac + 2 en Administration/Secrétariat/Bureautique ou tout autre diplôme équivalent ;
– Avec au moins 3 ans d’expériences professionnelles, dans un poste similaire au sein des ONG ou Agences internationales de développement serait fortement appréciée ;
– Excellentes qualités dans les relations interpersonnelles, en matière de communication et dans la construction des relations dans un environnement multiculturel ;
– Etre accueillant, courtois et discrète;
– Excellentes connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook, Power point, Internet…).
– Parfaite maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral, la maîtrise de la langue anglaise serait un plus.
Merci d’adresser votre candidature (CV/LM/copies certifiées des Diplômes pertinents/03 références professionnelles) en indiquant le titre du poste sur l’enveloppe, aux adresses ci‐après :
– Bureau AKDN ‐ Bamako, Immeuble Niangado, 5è étage, boulevard du 22 octobre 1946, Sis quartier du fleuve, face au CICB, Bamako, BP.E 2998, Tél : (223) 20 22 06 95 / 20 22 08 63 ;
– Bureau AKDN ‐ Mopti, Quartier Bougoufié, Face au stade Barema Bocoum, Rue 300, Porte 131, Mopti, Tél : (+223) 21 43 14 06 / 21 43 14 07, B.P 39 – Mopti.
– Par e‐mail : hr.mali@akdn.org en indiquant le titre du poste à l’objet.
– NB : les candidatures ne mentionnant pas les références du poste sur l’enveloppe ou à l’objet et ne seront pas considérées.
Les dossiers sont à déposer au plus tard le 13 mai 2016 à 16 heures 00 mn.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées et les dossiers de candidatures reçus ne seront pas retournés. Seul(e)s les candidats(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.