Informations préliminaires sur le poste
Intitulé du poste
Responsable technique distribution
Rattachement hiérarchique
Responsable de base
Localisation du poste
Cercle d’Ansongo
Création / Remplacement
Création
Date d’arrivée souhaitée
01/05/2016
Durée du poste
6 Mois
Salaire fixé selon la grille PUI
Selon Profil
Informations générales sur la mission
Contexte
Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et en France.
La mission de PUI au Mali a vu le jour en octobre 2013 avec la mise en œuvre d’un projet d’assistance médicale aux populations affectées par la crise, dans le district sanitaire de Bourem, région de Gao avec l’appui de l’Union Européenne – DG ECHO. Entre 2013 et mai 2015, le projet s’est étoffé pour répondre aux besoins de soins de santé primaires des populations des cercles de Bourem et d’Ansongo, y compris en matière de nutrition dans 7 CSCOM d’Ansongo depuis le 01 mars 2015.
La stratégie de PUI au Mali, en 2015 s’articulait autour de 2 axes : 1) valoriser une expertise en santé pour répondre aux besoins de soins de santé où qu’ils soient ; 2) développer une approche multisectorielle et étendre la capacité de réponse à d’autres secteurs humanitaires dans les zones où PUI intervient déjà.
En 2016, PUI étend ses activités à Ansongo en poursuivant les mêmes objectifs.
Description du poste
Objectif global
Sous la responsabilité du Responsable de Base et en étroite collaboration avec le RTS, le/la responsable technique distribution supervise la mise en œuvre du projet PAM dans le cercle d’Ansongo.
Le/La responsable technique distribution organise et coordonne les distributions des Blanket Feeding, réalisées par des équipes de distribution qu’il supervise.
Liens techniques :
Responsable Technique Santé
Superviseur Nutritionnel
Lien hiérarchique :
Superviseurs distribution
Objectifs spécifiques et activités associées
ASSURER L’IDENTIFICATION DES BENEFICIAIRES DU PROJET
Il//www.malipages.comElle s’assure que les bénéficiaires du projet ont été identifiés suivant les critères définis dans le projet ;
Il//www.malipages.comElle supervise l’équipe d’enquêteurs ;
Il/Elle assure le suivi de la collecte des données (screening BF) ainsi que l’analyse des données ;
ASSURER LA MISE EN ŒUVRE ET LE SUIVI DE LA DISTRIBUTION DES INTRANTS NUTRITIONNELS
Il/Elle s’assure de la bonne mise en œuvre et du suivi du projet en conformité avec le protocole national de prise en charge et de prévention de la malnutrition ;
Il/Elle s’assure que les autorités, les bénéficiaires et les populations locales comprennent les objectifs du projet et participent activement à sa mise en œuvre ;
Il/Elle propose de mettre en place les indicateurs de suivi des activités de la distribution ;
Il/Elle élabore les plannings de distribution ;
Il/Elle encadre les équipes de distribution sous sa responsabilité ;
Il/Elle met en place les activités proposées dans le projet et assure leur suivi régulier ;
Il/Elle identifie les besoins et planifie les activités avec les départements supports (Administratif, RH, Logistique) en fonction des objectifs fixés ;
Il/Elle veille au respect du calendrier d’activités, en cas de retard important pris dans la mise en œuvre du projet, en informe immédiatement son/sa responsable hiérarchique et propose des solutions pour y remédier ;
Il/elle participe au besoin à la vérification physique des/intrants approvisionnés au niveau du magasin et sites en collaboration avec la logistique et les communautés concernées ;
Il/elle assure le suivi de distribution des intrants nutritionnels en vérifiant periodiquement les listes et coupons des bénéficiaires, ainsi que les fiches de sotck et d’approvisionnement ;
Il/elle produit, après chaque distribution, un rapport de distribution ;
Il/Elle s’assure de l’atteinte des résultats du projet en suivant les indicateurs d’un point de vue quantitatif et qualitatif selon les normes en vigueur, identifie les insuffisances évolutives en recherchant les causes et identifie des pistes de solution;
Il/Elle veille à la mise en œuvre de monitoring et/ou d’évaluations, selon les besoins définis ;
Il/Elle analyse et transmet à son/sa responsable hiérarchique les informations collectées ;
l l/elle produit et diffuse des rapports de monitoring et d’évaluations aux personnes concernées ;
Il/Elle assure la capitalisation de l’ensemble des documents, outils et formations produits dans le cadre du projet et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les document de projet sont disponibles ;
Il/Elle transmet les rapports internes et externes à son/sa supérieur hiérarchique et à la coordination en respectant les délais de validation interne et échéances contractuelles externes (rapports de projet) ;
ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF DES DISTRIBUTIONS
Il/Elle rédige les profils de poste des membres de son équipe, les transmet à son supérieur hiérarchique pour validation ;
Il/Elle participe au recrutement des équipes d’enquête et de distribution sous sa responsabilité (salariés PUI et journaliers) en respectant les procédures en vigueur ;
Il/Elle forme les équipes sous sa supervision ;
Il/Elle prend connaissance du Règlement Intérieur de PUI sur la mission et s’assure qu’il est connu et respecté au sein de son équipe ;
Il/Elle adresse ses besoins en équipements, intrants au Responsable de Base conformémant aux budgets disponibles ;
Il/Elle prend en compte les contraintes temporelles et logistiques de la mission ainsi que les procédures d’achat en vigueur afin de s’assurer que sa demande est réaliste compte tenu des délais d’approvisionnement ;
Il/Elle contribue à l’analyse des offres fournisseurs pour les achats à fortes spécifications techniques ;
Il/Elle s’assure, en coordination avec le Logisticien et le Responsable de base, que le stockage des intrants nutritionnels et des équipements propres à son projet est approprié ;
Il/Elle communique au Responsable de Base de manière hebdomadaire ses besoins en véhicules et matériels de communication pour la mise en œuvre du projet, via le planning hebdomadaire de travail ;
Il/Elle organise, en coordination avec le/la Responsable de base, le volet logistique de son projet(livraison, stockage sur site, distribution, etc) ;
Il/Elle fournit mensuellement au Responsable de base l’ensemble des informations nécessaires à l’élaboration du prévisionnel de trésorerie propre à son projet ;
Il/Elle suit et respecte le budget alloué à son projet en collaboration avec l’Administrateur et le Responsable de Base, il propose des solutions en cas d’écart ;
REPORTING /COMMUNICATION/REPRESENTATION
Il/Elle représente l’association auprès des acteurs locaux impliqués dans la mise en œuvre du projet et s’assure que de bonnes relations sont entretenues avec chacun d’entre eux en lien avec son supérieur hiérarchique (dans le respect des principes de neutralité et d’indépendance de PUI) ;
En accord avec le Responsable de base, il/elle participe régulierement aux réunions de coordination départementales et régionales relatives aux questions nutritionnelles (cluster, seminaires ,réunions techniques,etc) et en est un membre actif ;
Il/elle est le point focal PUI dans la zone du projet et sert de contact avec le PAM en lien avec les aspects techniques du projet (rapport suivi stock, distribution, approvisionnement, etc) ;
En cas de visite Bailleur, il/elle participe activement à la préparation et à la visite sous la supervision du Responsable de Base ;
Il/Elle est en lien direct avec les bénéficiaires du projet, dont il remonte les doléances et les difficultés rencontrées à sa hiérarchie ;
Il/Elle fait des rapports réguliers sur l’avancement des activités qu’il/elle transmet au Responsable de Base ;
Il /Elle élabore des rapports de distribution à transmettre au PAM pour validation après chaque distribution ;
Il /Elle veille au respect des délais et des formats pour les rendus des rapports ;
ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES
Il/Elle s’assure que le plan de sécurité est connu de l’équipe sous sa responsabilité et que les règles sécurité sont respectées ;
Il/Elle donne à qui de droit toute information sur le contexte sécuritaire ou tout évènement ayant une conséquence possible sur la sécurité des équipes ;
Il/Elle contribue à la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention et les diffuse à son supérieur hiérarchique de manière régulière ou ad-hoc en cas d’urgence ;
Il/Elle s’assure que le projet, la méthodologie, les critères de sélection ne mettent pas en danger les bénéficiaires, le personnel de PUI ou toute autre personne concernée par la mise en œuvre du projet. Il/Elle alerte sans délai le Référent Sécurité et Développement, en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires ;
Il/Elle s’assure que les membres de son équipe et travailleurs journaliers éventuels disposent du matériel de sécurité adapté à leurs activités ;
CONTRIBUER A L’ELABORATION DE NOUVELLES PROPOSITIONS
Il/Elle participe à l’identification de besoins dans sa zone en coordination avec le Responsable de base ;
Il/Elle participe à la préparation et à la réalisation des diagnostics ;
Il/Elle contribue à l’élaboration de nouvelles interventions selon les besoins identifiés.
Profil Recherché
Formation
Gestion de projet
Nutrition
Expérience professionnelle
Projets de distribution
Gestion d’équipe et planification des activités
Expérience en Nutrition Humanitaire
Connaissances & Aptitudes
Maitriser l’outil informatique
Connaissance des communautés de la zone d’intervention (caractéristiques socioculturelles)
Bonnes qualités rédactionnelles
Langues
Français, lu, écrit et parlé
Sonrai, Tamashek
Autres : Bambara, Arabe et Peulh
Caractéristiques personnelles attendues
Capacité à passer plusieurs semaines sur le terrain, dans des zones à la sécurité volatile
Excellentes qualités interrelationnelles, écoute active, Aptitude à travailler en équipe, Sens de la diplomatie
Honnêteté, intégrité, motivation
Capacité d’adaptation, d’organisation et autonomie développées
Calme, résistance au stress
Être ponctuel et souple face aux horaires de travail
Force de proposition, recherche de solutions