Médecins du Monde Belgique au Mali recrute Deux (2) Assistants Administratif et Ressources Humaines
Localisations des postes : Mali
Base de Gao : 1 poste
Base de Menaka : 1 poste
Nature du contrat : CDD, 6  Mois renouvelable
Entrée en fonction : Dès que possible
Contexte du poste
Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) intervient au Mali depuis 13 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord du Mali, MdM-BE a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal et Gao grâce à une assise historique dans ces zones.
Nous garantissons un accès aux soins de santé sur base de la gratuité, un dépistage et une prise en charge des cas de malnutrition sévère, et nous maintenons une capacité de riposte aux épidémies.
Dans la région de Kidal, MdM-BE a commencé en 2002 par un programme de Soins de Santé Primaires (SSP). Pour mieux s’adapter aux besoins des populations locales, des Postes de Santé Avancés (PSA) sont créés en 2005. En 2006, la santé maternelle est incluse dans le programme MdM-BE. Enfin, MdM-BE s’est engagée avec la Direction Régionale de la Santé à combattre l’épidémie de Dracunculose avec comme objectif l’éradication de la maladie dans la région. En 2012, ces programmes sont réorientés vers des programmes d’urgence SSP/nutritionnels afin de répondre à la crise humanitaire du Nord du Mali.
Face à la gravité de la crise humanitaire qui touche actuellement le Nord du Mali, Médecins du Monde Belgique a réorienté en mars 2012 ses programmes de développement en programmes d’urgence humanitaire intégrant santé primaire, dépistage et prise en charge nutritionnelle. MdM-BE est une des seules ONG humanitaire actuellement présente auprès des populations au Nord du Mali dans le cercle de Gao et de Ménaka.
Objectif général du poste :
Être le point Focal du département Administratif et Ressource Humaines de la Base en relation avec la coordination.
Sous la supervision hiérarchique du coordonnateur terrain de Gao et la supervision technique de la coordinatrice administrative et RH de Bamako.
Objectif spécifique du poste   
Le poste est situé sous la responsabilité directe du coordinateur du programme à Gao.
L’Assistant-e Administratif et Ressources humaines terrain sera en charge de la gestion efficace des ressources humaines et des aspects administratifs du programme à Gao.
Il/elle s’assure de la bonne gestion de l’administration relative au personnel local et aux aspects liés aux ressources humaines affectées au programme. 
Activités principales
Exécuter le contenu de la politique RH et des procédures mises en place  en suivant la législation du travail, tout en intégrant les meilleures pratiques RH ;
Assister à l’élaboration de la demande de trésorerie mensuelle en collaboration avec les équipes techniques (log, médicaux, finances…) ;
Assister la Coordination de Bamako à suivre le risque administratif sur terrain, anticiper tout retard de déclarations et de paiement (INPS/AMO, ITS, TL, etc.…) ; éviter les retards et arriérés ;
Tâches
1- Recrutement :
–    S’assurer d’un recrutement impartial lors de la sélection de candidats en se basant sur les différentes étapes de la procédure de recrutement de MdM BE en vigueur;
–    Préparer les autorisations de recrutement ;
–    afficher les avis de recrutement au niveau de la base et tous les endroits appropriés notamment ;
–    Organiser les tests, entretiens, vérification des références et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents.
2- Contrats :
–    S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste.
–    Suivre les contrats du personnel de la base  dans le respect du code de travail au Mali et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats ;
–    Préparer les projets de contrat à soumettre au coordinateur de programmes/ Coordination de Bamako pour approbation et validation finale du coordinateur Général.
–    Tenir une fiche de suivi des contrats des journaliers.
–    Tenir à jour un fichier de suivi du personnel.
–    Assurer la gestion administrative des contrats du personnel du programme de Gao ou Ménaka et avertir en avance la Coordination Rh et Administration de Bamako et le coordinateur de programme Gao ou Ménaka de leurs dates d’expiration ainsi que celles des périodes d’essai.
–    Participer à la constitution et le suivi des dossiers à l’immatriculation de tout employé à l’INPS et à l’AMO après validation du contrat par l’inspection du travail
–    Suivre les demandes de congés, autorisations d’absence et arrêts maladie, à transmettre à la coordination de Bamako.
–    Suivre et transmettre les états des heures supplémentaires à la coordination de Bamako.
–    Garantir l’archivage des copies de contrats de bail de Gao ou Ménaka, vérifier le paiement des taxes et impôts fonciers.
–    Archiver les conventions partenariales et vérifier leur contenu en termes administratifs.
–    Scanner systématiquement tous les dossiers des employé-es et avoir un classement électronique en  plus du classement papier ordonné et actualisé.
3- Salaire :
–    Faire le suivi des éléments variables du salaire et les faire parvenir à la Coordination.
–    Faire le suivi des heures supplémentaires, des congés ordinaires et/ou de circonstance et s’assurer de leur liquidation conformément aux politiques et procédures.
–    Mettre à jour les informations dans le fichier de constitution de salaire /ou dans le logiciel paie.
–    Imprimer les fiches de paie et les états de prestations pour les employés de la base et payer les salaires par les finances.
–    Participation à l’élaboration de toute la documentation pour le paiement des cotisations INPS/AMO, et des taxes ITS et TL et s’assurer de leur paiement dans le délai légal.
–    Préparer les avances sur salaires et les enregistrer dans le fichier de paie.
4- Performance :
–    S’assurer d’un système efficace de développement de la performance de l’ensemble du personnel et  soutien au coordinateur programme dans les activités d’entretien de fonctionnement et dans l’organisation de formations conformément aux politiques et procédures en vigueur.
–    Sous la supervision du coordinateur de programme, veiller à ce que le travail  soit planifié et organisé de manière à ce qu’il réponde aux besoins des collègues au sein de la base, de la manière la plus rentable possible et veiller à ce que les membres de l’équipe aient une charge de travail approprié au fonctionnent de manière efficace.
5- Congés :
–    Procéder annuellement à la planification des congés en début d’année, avec affichage en collaboration avec les responsables directs hiérarchiques de l’agent;
–    Veiller à ce que tout congé non planifié soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés ;
6- Administration :
–    Veiller à ce que tout travailleur fournisse toutes les informations/pièces nécessaires à son dossier (informations/pièces contenues dans le check list) ;
–    S’assurer que les dossiers des travailleurs contiennent toutes les informations/pièces sur leurs situations familiales, leur identité ainsi que leurs formations ;
–    S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;
–    Récupérer la carte de service en cas de rupture de contrat ainsi que tout le matériel mis à la disposition de l’agent par Médecins du Monde en collaboration avec le département logistique ;
–    Faire le monitoring des absences et classer tous les documents concernant chaque employé de la base dans son propre dossier.
–    S’assurer de la tenue régulière des registres courrier entrant, sortant, Employeurs ainsi que la gestion des courriers de la Base.
–    Participe activement aux collectes des informations pour la base des données Rh, Générateurs de Badge etc.….
è- Relations/communications
–    Informer l’inspection du travail de toutes modifications de contrat pour les employés et s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par l’Inspection du travail dans les délais prévus par le code du travail du Mali ;
–    Sur demande du Coordinateur programme, assurer le pont entre le personnel de la base et l’administrateur national ; traiter avec les autorités locales en ce qui concerne la gestion des ressources humaines;
–    Promouvoir un environnement de travail attractif basé sur l’égalité, la compassion, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;
–    Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition.
8- Autres
–    Exécuter toute autre tâche administrative et ressources humaines non citée mais qui rentre dans ses attributions et répondant à la bonne marche des activités de la base.
Autres activités
–    Assurer la préparation de l’audit interne de tous les domaines de travail administratif et ressources humaines ;
–    Soutenir les chefs des différents départements et le responsable financier dans la planification et l’audit interne.
Qualifications requises
–    Être de nationalité malienne,
–    Avoir un minimum de Bac+2, en Administration, RH ou domaines similaires,
–    Avoir une expérience de quatre (4) ans minimum dans un poste similaire, dont au moins (2) ans dans une ONG
–    Connaître le monde des ONG,
–    Avoir une expérience concrète de GRH et de l’administration,
–    Avoir une bonne rédaction et parler couramment la langue de travail (français),
–    Avoir une autonomie dans l’organisation de son travail,
–    Connaitre les politiques et les procédures de base de l’administration et des ressources humaines,
–    Employer avec facilité l’outil informatique : Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), internet, Outlook,
–    Esprit critique et sens de l’initiative, diplomatie, patience, flexibilité, capacité d’analyse, résolution de problèmes,
–    Savoir travailler en équipe et sous pression dans un milieu multinational et multiconfessionnel,
–    La connaissance d’une des langues locales : le tamashek ou le sonrhaï est vivement souhaitée,
–    Être rigoureux.
CONTACTS :
Si vous êtes intéressés, prière de nous envoyer votre cv exclusivement  à l’adresse e-mail suivante :   mdmrecrutement2015@gmail.com . Accompagné d’une courte lettre de motivation jusqu’au 04 Novembre 2015 à 16 heures ou, à défaut, par courrier à déposer à :
–    Korofina Sud, rue 96 porte 700, BP E 1193 Bamako.
–    Château, secteur I, Gao,
–    3ième quartier, Touloupe, Ménaka,
Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test.