Titre du poste: Assistante de Programme
Secteur: BSP
Numéro de poste: 6MLBSP0650RP
Grade: L-4
Unité: Direction
Recrutement ouvert à : Bamako, Mali
Catégorie de contrat : Durée définie
Salaire annuel : Approximativement 4663 USD (en millier de FCFA)
Date limite (minuit, heure de Bamako) : 12 novembre 2015
Candidatures à envoyer à: b.recrute@unesco.org
SYNTHESE DES FONCTIONS DU POSTE
Sous l’autorité du Chef de Bureau à Bamako et Représentant de l’UNESCO au Mali, et sa supervision directe, le/la titulaire sera responsable des tâches suivantes :
1. Appuyer les chargés de Programme dans la recherche, la localisation, la compilation, l’analyse et la mise à jour d’informations et des données utilisées dans la préparation de documents, de plans de travail et des budgets; entrer et mettre à jour les plans de travail et données budgétaires approuvés dans le système électronique, en assurant de leur exactitude et conformité avec des montants approuvées; extraire les rapports générés par le système électronique afin d’aider à la préparation régulière et ad hoc des mises à jour budgétaires et financiers, des rapports, des statistiques et/ou des projections, en vue d’une utilisation et un examen minutieux par le superviseur et les responsables de projets.
2. Préparer une variété de documentation administrative en utilisant des exemples ou des modèles; initier les procédures administratives et assurer leur suivi; passer en revue les demandes de paiements en conformité avec les obligations contractuelles inscrites dans le système financier et fournir au superviseur les informations sur le statut de paiement et sur des obligations restantes.
3. Organiser les réunions, les événements et les ateliers, en réservant les lieux, les équipements, et en fournissant d’autres assistances logistiques liées; identifier et assembler les documents pertinents, revoir le style et le format en vue d’appuyer de tels événements et réunions; réunir les ‘informations et les données pour les présentations; initier les procédures exigées pour des services associés; fournir l’assistance administrative nécessaire lors des événements; préparer les compte-rendu et les décisions.
4. Initier les autorisations de voyage en conjonction avec des réunions, les ateliers, les conférences ou sessions; préparer les itinéraires et l’agenda des voyages; préparer la documentation associée au voyage; faciliter les voyages des officiels en visite en fournissant les informations et en préparant la documentation nécessaire.
5. Recevoir, analyser, trier, enregistrer et distribuer la correspondance, les documents, traiter les demandes de données et des rapports; détermine l’importance et la priorité des documents reçus et faire le suivi si nécessaire; rédiger la correspondance aussi bien que les courriers électroniques et fax; revoit, relire et éditer les correspondances sortantes selon les pratiques et le protocole standard, et assurer la grammaire appropriée, l’orthographe et la ponctuation; recommander aussi les changements/corrections nécessaires ; et fournir les traductions informelles de documents.
6. Répondre aux demandes et suivre les affaires courantes; fournir les informations au superviseur(s) et aux collègues; organiser les rendez-vous, recevoir les visiteurs et prendre les appels téléphoniques ; répondre aux demandes et/ou les transmettre aux chargés de programmes dédiés. Selon les instructions, prendre contact avec les services du siège afin d’obtenir des informations/clarifications supplémentaires ; archiver, mettre à jour et récolter des informations issues de la documentation et des données/systèmes du Bureau en vue d’un meilleur rangement.
7. Effectuer les activités supplémentaires qui peuvent être demandées afin d’assurer le succès du travail en équipe.
QUALIFICATIONS REQUISES
ETUDES
• Diplôme d’enseignement secondaire, technique ou professionnel dans le domaine de la finance, de l’administration ou d’un domaine équivalent. Tout diplôme de niveau supérieur sera considéré comme un atout.
• Bonne connaissance de l’outil informatique, des logiciels de traitement de texte et/ou de planification ;
• Excellente aptitude dans la communication orale et écrite
• La connaissance du Système des Nations Unies est un atout
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
• Trois ans minimum d‘expérience professionnelle, de préférence dans une organisation internationale ou une ONG internationale ;
LANGUES
• Excellente connaissance du français ; Bonne connaissance de l’anglais.
SALAIRES ET INDEMINITES
Les traitements de l’UNESCO sont établis en dollars des Etats-Unis et exonérés de l’impôt sur le revenu. Les salaires se composent d’un traitement de base et d’un ajustement pour affectation qui tient compte du coût de la vie dans un lieu d’affectation donné et des taux de change.
L’UNESCO offre, en outre, un ensemble d’avantages intéressants, notamment un congé annuel de 30 jours ouvrables, un voyage dans le pays d’origine, une allocation pour frais d’études pour les enfants à charge, un régime de retraite et une assurance médicale. Plus de détails sur le site de la CFPI.
LES CANDIDATS PEUVENT ETRE APPELES A PASSER UN TEST ECRIT