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Secrétaire Réceptionniste

Bamako, Mali WORLD VISION
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L’offre a expiré.

World Vision Mali est à la recherche de personnes qualifiées qui souhaitent partager notre vision à se joindre à l’équipe dans le rôle suivant
Titre du Poste:Secrétaire Réceptionniste
Grade : HAY 11
Rapporte au  Manager de l’Administration et Logistique
But du poste  de Secrétaire/Réceptionniste:
Donner des services de premier rang pour World Vision international au Mali en exécutant les tâches de secrétariat du bureau notamment recevoir et trier les appels d’une manière professionnelle et pro- active y compris les formalités de voyages des visiteurs et du staff à l’extérieur.
Réserver un accueil chaleureux aux visiteurs du bureau national  et s’assurer qu’ils sont bien entretenus et orientés d’une manière professionnelle afin de préserver une bonne image de l’organisation en conformité avec la mission et les Valeurs Fondamentales de World Vision. 
Principales Responsabilités:
Traiter et repartir le courrier arrivée, envoyer le courrier départ y compris celui par DHL, Fedex et autres compagnies.
Faire les appels téléphoniques vers l’extérieur selon les besoins et recevoir les appels téléphoniques qui entrent et assurer qu’ils sont aussitôt répondus
Examiner les factures mensuelles de téléphone et les répartir entre les départements des usagers. 
Réserver un accueil chaleureux aux visiteurs au niveau du secrétariat et les orienter selon les rendez-vous.
Recevoir les documents livrés pour le bureau et assurer qu’ils sont distribués aux adresses respectives. Transmettre à temps aux agents concernés les messages reçus.
Préparer les demandes de paiement des factures relatifs aux formalités de voyages, d’envois des courriers et documents par DHL ou autres compagnies en s’assurant que toutes les factures ont les pièces justificatives requises pour leur payement à temps afin de préserver la bonne image de l’organisation.
Dactylographier les lettres et autres correspondances du bureau y compris l’établissement des ordres de missions en collaboration avec le Superviseur de la Flotte.
Superviser la maintenance du système de standard téléphonique, en notifiant immédiatement aux prestataires de service les problèmes liés aux lignes téléphoniques ou au système d’opération.
Appeler les fournisseurs, les partenaires et les prestataires de services pour le retrait de leurs chèques  provenant des finances au niveau du secrétariat.
S’occuper des formalités de voyage du staff et des visiteurs (réservation, visa, passeport, vaccination, billets d’avion et toute documentation utile etc.) en collaboration avec l’Assistant de Transport coursier.
Donner un soutien nécessaire lors des séminaires/ateliers/aux rencontres
Qualifications: Education/Connaissance/Compétences techniques et Expérience:
Les connaissances, compétences et capacités suivantes peuvent être acquises à travers une combinaison d’éducation formelle, d’auto-éducation, une connaissance antérieure ou la formation sur le tas.
Diplôme supérieur en études de secrétariat bilingue, Communication,  ou domaine équivalent souhaité.
Doit avoir au moins 2 années d’expérience dans le travail de secrétariat bilingue
Doit avoir une connaissance du travail et une bonne organisation et méthode.
Parler et écrire couramment le français et l’anglais
Doit avoir d’excellentes capacités interpersonnelles 
Doit être capable de bien communiquer
Doit avoir une connaissance en informatique : Microsoft world, Excel, et autres logiciels.
Pour postuler, merci de voir le lien ci-dessous:
https://careers.wvi.org/job-opportunities-in-mali
Date limite: Jeudi 22 Octobre, 2015
Candidature féminine fortement encouragée.
World Vision est une ONG dont le travail est centré sur les enfants. Ainsi World Vision se réserve le droit d’éliminer tout candidat qui aurait un antécédent relatif à l’abus sur un enfant ou des comportements contraires à la protection des enfants ; ce, même après la proclamation des résultats du test.

  • Postulez avant le 30/01/2016
  • Applications have closed
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