Avis de recrutement Chargé(e) des achats
Poste basé à Gao avec des missions fréquentes à Bamako
CONTEXTE
L’Aide de l’Eglise Norvégienne (AEN) est une organisation non-gouvernementale Norvégienne présente au Mali depuis 1984. Nous travaillons pour et avec les populations pauvres et marginalisées à travers des programmes de développement, l’assistance humanitaire et le plaidoyer.
L’AEN est membre d’ACT Alliance qui est la plus grande coalition d’églises protestantes et orthodoxes et d’organisations liées aux églises engagées dans l’humanitaire, le développement et le plaidoyer dans le monde.
Dans notre travail, nous utilisons les approches basées sur les droits, l’équité genre et « Ne Pas Nuire ». Nous intervenons selon les principes de la redevabilité, la transparence et la participation. Pour la période 2020 à 2024, l’AEN concentre ses efforts sur les domaines suivants :
o Violences basées sur le genre et santé de la reproduction
o Eau, hygiène et assainissement
o Construction de la paix et la cohésion sociale
L’AEN travaille dans les régions de Tombouctou, Kidal, Gao, Ménaka et Mopti. Notre travail est basé sur le partenariat avec des ONG nationales établies et sur une collaboration directe avec les acteurs émergeants de la société civile.
Par cet avis de recrutement, nous cherchons un(e) Chargé(e) des achats de l’antenne de Gao qui a pour mandat d’assurer la mise en oeuvre opérationnelle et la livraison des résultats du projet.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
– Assurer la bonne et efficace gestion de tous les approvisionnement (processus de « a à Z »).
– Gérer les baux, les contrats et les accords de services et de biens.
– S’assure que les politiques et procédures d’approvisionnement de l’AEN et des bailleurs sont respectés
– Responsable des entretiens, les réparations des matériels roulants ainsi que la gestion des inventaires
PRINCIPALES TACHES
– Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail
– Mettre à jour le plan d’approvisionnement du projet.
– Se tenir au courant des politiques, procédures, règles et réglementations des donateurs ; compile et met à jour les politiques locales applicables ; et forme le personnel du programme et des partenaires de l’AEN à ces politiques.
– S’assurer que les marchés sont négociés, attribués et exécutés dans le respect des procédures, dans la transparence et en temps requis
– Promouvoir une image professionnelle et positive de l’AEN et entretenir des bonnes relations professionnelles avec les fournisseurs ;
– Gérer la communication avec les fournisseurs et le personnel pour faciliter la mise en oeuvre harmonieuse des procédures d’approvisionnement
– Analyser, négocier, préparer et suivre les accords contractuels, en s’assurant que les termes et conditions appropriés sont inclus pour protéger les intérêts de l’organisation en dirigeant le processus de préqualification et de gestion des fournisseurs ;
– Se tenir au courant des politiques, procédures, règles et réglementations des donateurs ; compile et met à jour les politiques locales applicables ; et forme le personnel du programme et des partenaires de l’AEN à ces politiques
– Analyser les exigences en matière d’approvisionnement et sélectionne les méthodes les plus appropriées en fonction de l’interprétation et de l’évaluation des politiques, des pratiques et de l’expérience établies.
Taches Secondaires :
– Participer aux comités d’évaluation des soumissions et s’assure de l’intégrité du processus concurrentiel.
– S’assurer par une sensibilisation/explication que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures de l’AEN ;
– En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs ;
– De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix-auprès des fournisseurs et contrôler la conformité qualitative et quantitative des marchandises proposées par les fournisseurs ;
– S’assurer que les prix obtenus sont les meilleurs avant de soumettre les documents d’achats pour vérification et approbation ;
– Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs, mettre en application des pénalités en cas de retard ;
– Suivre l’entretien des baux, des services de nettoyages,
– Prendre des dispositions pour que l’entretien des véhicules et des groupes électrogènes soit réalisé en temps voulu et qu’ils soient maintenus en parfait état de marche en tout temps ;
QUALIFICATIONS PERSONNELLES
• Bonne capacité de communication et de négociation avec les tiers en particulier avec les fournisseurs ;
• Forte capacité dans la planification de travail et le respect des délais souvent très courts ;
• Être Proactif, Autonome et rigoureux ;
• Être capable de prendre des décisions avec une certaine autonomie ;
• Avoir le sens de la responsabilité, de la rigueur, et de la Confidentialité ;
• Être honnête et méthodique ;
• Savoir travailler sous pression avec missions fréquentes sur le terrain ;
QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES
• Avoir au moins Bac + 3 en gestion des achats et de la logistique ou en commerce, administration des affaires ou tout autre domaine lié aux affaires ;
• ou avoir au moins 5 ans d’expériences professionnelles pertinentes dans un poste similaire au sein d’une ONG ou d’une organisation international ; e
• Avoir occupé une fonction semblable au sein d’une ONG Internationale
• Capacité à planifier et exécuter de manière indépendante des tâches complexes tout en abordant les détails de la gestion quotidienne et en restant organisé et concentré sur des échéances avec une stratégie à long terme hautement souhaitable ;
• Capacité de donner des formations aux partenaires et staff de l’AEN ;
• Pouvoir se remettre constamment en cause afin d’atteindre le plus haut niveau de performance et de valeur ajoutée ;
• Suivre les instructions et respecter les priorités ;
• Habilité à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Donner beaucoup ‘appui aux partenaires ;
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel et Access)
DOSSIERS DE CANDIDATURE :
Les candidats qui remplissent les critères et les conditions décrites ci-dessus peuvent
envoyer leur dossier de candidature comprenant seulement une lettre de motivation (2 pages max.) et un CV actualisé (2 pages max.) par mail à mali.office@nca.no au plus tard le lundi 14 septembre 2020 à 12H00.
L`objet du mail doit porter la mention : « recrutement Chargé(e) des achats à l’antenne de Gao »
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un test écrit. Les candidats qui réussissent le test seront contactés et invités pour une entrevue.