DESCRIPTION DU POSTE

Le Procurement Assistant devra s’assurer, sous la supervision du Procurement Officer, que tout approvisionnement est fait en respectant les normes internationales et nationales correspondant aux standards d’IRC et ses bailleurs de fonds.

Toutes les transactions en rapport avec les approvisionnements devront être clairement documentées sur la base des critères préalablement définis et transparents.

RESPONSABILITES

Sous la supervision de l’Officer Procurement, l’Assistant aux achats aura entre autres pour principales tâches :

• S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures de IRC et code de conduite en la matière ;
• S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetés et livrés sont conformes aux demandes des programmes et aux bons de commandes ;
• S’assurer de la bonne qualité des matériels, équipements et autres fournitures livrés ainsi que leur conformité aux demandes et autres documents d’achat (PR, BID, PO. …) avant de les soumettre au magasinier pour être réceptionnés ;
• Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
• Traiter les demandes d’achats relatives au vol international et national ;
• S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou site demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;
• Etablir hebdomadairement les rapports des achats et les soumettre à son superviseur chaque vendredi avant la fin de l’heure ;
• Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les sites, les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
• Rechercher les factures pro forma ;
• Etablir la liste de prix des matériels ;
• Traiter les PR en ligne sur BvA ;
• Préparer les paiements des fournisseurs par chèques ou en cash, avec toute la documentation requise et les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
• S’assurer que tout approvisionnement est fait en respectant les normes nationales et internationales correspondant aux standards des bailleurs de fonds et d’IRC ;
• Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt de IRC, mettre en application des pénalités en cas de retard ;
• En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs ;
• Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
• Suivre les instructions et respecter les priorités de son superviseur ;
• Accomplir toute autres taches en rapport avec son travail.

CONDITIONS REQUISES

• Avoir au minimum un Bac + 2 dans le domaine ;
• Au minimum deux ans d’expérience dans un poste similaire ;
• Collaboration inter fonctionnelle ;
• Orienté vers les résultats ;
• Communication efficace ;
• Aptitude de résolution des problèmes.

CANDIDATURE

Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail) au plus tard le 29 Mars 2020 à 17h00 en suivant ce lien : https://rescue.csod.com/ats/careersite/jobdetails.aspx?site=1&c=rescue&id=8645

IRC et les employés d’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.

Égalité entre les sexes : L’IRC Mali s’est engagé à réduire l’écart entre les sexes dans sa mission au Mali. Nous offrons des avantages sociaux qui permettent aux femmes pour s’épanouir dans leur environnement de travail, notamment un congé de maternité, une flexibilité sur les horaires de travail pendant le mois de carême, une crèche au sein du bureau de Bamako et une facilitation de voyager sur le terrain avec les bébés par Vol UNHAS.