PU-AMI VOUS PROPOSE UN POSTE INTERESSANT A RESPONSABILITES, ET CHALLENGE, DANS LA REGION DE GAO, CERCLE D’ANSONGO AVEC DES POSSIBILITES D’EVOLUTION DANS LE PAYS ET L’ORGANISATION.
Intitulé du poste LOGISTICIEN DE BASE
Rattachement hiérarchique RESPONSABLE DE BASE
Rattachement Technique COORDINATEUR LOGISTIQUE
Localisation du poste ANSONGO
Durée du contrat JUSQU’AU 29 FEVRIER 2015
Salaire fixé selon la grille PU-AMI SELON PROFIL
Description du poste
Objectif global
Sous la responsabilité du Responsable de Base et dans le respect du cadre défini par le/la coordinateur/rice logistique, le/la logisticien/ne de base participe au bon fonctionnement de la logistique afin de mettre à disposition les moyens nécessaires au déroulement des programmes, et participe activement à la gestion de la sécurité de la base d’Ansongo Responsabilités et champs d’action
Le/la logisticien/ne de base s’assure, sous la supervision du/de la Responsable de Base de la bonne gestion logistique de la base d’Ansongo.
Gestion sécuritaire de la base
Gestion des achats, des stocks et des approvisionnements
Gestion des équipements
Gestion du parc automobile
Supervision et encadrement des équipes logistiques
1- Gestion sécuritaire de la base :
Il (Elle) veille à ce que tous les membres du personnel connaissent et respectent les procédures de sécurité notamment lors d es déplacements terrain ;
Il (Elle) participe à la collecte des informations sur la situation sécuritaire de la zone d’activité de la base et de la région dans laquelle elle se situe, et retransmet ces informations au responsable de base et au référent sécurité et développement
Il (Elle) signale tout incident interne ou externe à la base à son supérieur direct et propose des soluti ons ;
Il (Elle) veille au bon fonctionnement et à l’entretien des moyens de communication (téléphones satellitaires, téléphonie mob ile, internet) et en rend compte périodiquement au coordinateur logistique ;
Il (Elle) veille à ce que les visites techniques des extincteurs des maisons et bureaux soient respectées ;
Il (Elle) veille à ce que les kits premiers secours soient présents et complets dans les maisons, bureaux et véhicules ;
Il (Elle) rédige les rapports et inventaires liés à la sécurité, si besoin .
2- Gestion des achats :
Il (Elle) effectue les achats et les approvisionnements de sa base dans le respect des procédures établies ;
Il (Elle) prépare les documents administratifs concernant l’ensemble du processus d’achat officiel de l’ONG (DA, demande de cotations auprès des fournisseurs, tableaux comparatifs, PV de sélection, Bon de commande…) et transmet les résultats au coordinateur logistique en toute transparence et objectivité, dans l’intérêt exclusif de Première Urgence -Aide Médicale Internationale ;
Il (Elle) assure le suivi des commandes, gère les litiges avec les fournisseurs de sa base d’affectation ;
Il (Elle) supervise l’ensemble des flux de marchandises et veille au respect des procédures internes ;
Il (Elle) assure l’archivage des documents d’achat conformément aux procédures internes.
Il (Elle) participe à la rédaction de la demande d’approvisionnement de la base ;
Il (Elle) travaille en coordination avec l’administration pour la gestion des achats et la gestion administrative de son équi pe ;
Il (Elle) fait respecter les délais imposés par la logistique pour le bon fonctionnement de la base ;
Il (Elle) tient à jour une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leurs dossiers administratifs soient à jour (acquittement des taxes, enregistrement au registre du commerce, etc…).
3- Contrôler la bonne tenue des stocks et approvisionnements conformément aux procédures PU-AMI
Il (Elle) assure la bonne gestion du cahier de stock et du transport sur le terrain des matériels.
Il (elle) doit : Veiller en permanence à la propreté et au rangement correct du magasin, conformément aux procédures de PU-AMI
Il (Elle identifie les équipements après leurs achats grâce à un code logistique répondant à des règles d’encodage précis ;
Il (Elle s’assure du remplissage des documents concernant le magasin (fiches de gestion des stocks, bon de sortie, bon de réception), et donc savoir à tout moment ce qui se trouve en stock et en quelle quantité ;
Il (Elle analyse et anticipe les besoins en consommable (stock minimum…) ;
Il (Elle connaît et peut justifier tous les mouvements de produits (entrées et sorties) du magasin ;
Il (Elle rapporte au Coordinateur logistique ou son adjoint toute perte ou toute anomalie concernant les stocks.
4- Gestion durable des équipements :
Il (Elle) identifie les équipements après leurs achats grâce à un code logistique ;
Il (Elle) assure l’affectation, la maintenance et le suivi des équipements mis à disponibilité des équipes (téléphone, laptop , carte téléphone, générateur, etc..) ;
Il (Elle) participe à l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la con duite des réparations nécessaires ;
Il (Elle) effectue l’inventaire physique mensuel de la base et met à jour les bases données e t les transmet au coordinateur logistique ;
Il (Elle) établit les documents relatifs à la gestion des équipements (fiche de réparation, fiche de perte, attestation de responsabilité, certificat de donation) ;
Il (Elle) assure la gestion et le bon fonctionnement du générateur (formation des gardiens : suivi du log book) ;
Il (Elle) archive de tous les documents relatifs à la gestion du patrimoine et des équipements.
5- Gestion du parc automobile de la Base :
Il (Elle) supervise le suivi des véhicules (état, documents administratives, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi ;
Il (Elle) supervise le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires.
Il (Elle) contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. Il (Elle) s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maint enance (log books) ;
Il (Elle) veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, cond itions particulières, équipements de sécurité…).
6- Gestion des déplacements :
Il (Elle) met en place avec les gardiens les procédures internes en termes de communication et sécurité pendant les déplacements des équipes ;
Il (Elle) récupère les suivis mensuels pour établir les rapports logistiques.
Il (Elle) établit le planning d’affectation des véhicules en fonction des besoins opérationnels
7- Superviser et encadrer les équipes logistiques :
Il (Elle) supervise, délègue, soutient et encadre ses équipes dans la réalisation de leur travail ;
Il (Elle) réalise les plannings des gardiens et des chauffeurs et s’assurent de la bonne application de ceux-ci ;
Il (Elle) anime des réunions régulières avec ses équipes ;
Il (Elle) veille à ce que l’ensemble du personnel respecte les procédures logistiques de Première Urgence -Aide Médicale Internationale et de ses bailleurs de fonds ;
En collaboration avec les services administratifs et opérationnels, effectue le suivi des congés du personnel logistique, afin d’assurer le bon déroulement des activités de la base, dans le respect des procédures administratives ;
Il (Elle) fait remonter à son responsable hiérarchique tout problème significatif rencontré avec les membres de son équipe
8- Autres activités générales :
Il (Elle) rédige des rapports hebdomadaires et des rapports mensuels des activités logistiques de sa base ;
Il (Elle) s’assure de l’entretien et de la propreté de la base ;
Il (Elle) organise et contrôle les travaux de maintenance nécessaires au bon fonctionnement de la base ;
Assure du suivi des avances qui lui sont attribuées et les solde auprès du service administratif dans le délai imparti
Il (Elle) s’assure de la conformité des factures : Nom du fournisseur et tampon ou cachet si disponible ; à défaut : son numéro de téléphone et numéro de carte d’identité / Date / Description des articles ou prestations achetées / Quantité / Prix unita ire / Prix total / Numéro de facture / Signature de l’émetteur de la facture / Tampon ou mention » payé comptant » ou équivalent
QUALITES ATTENDUES
Savoirs et Savoir Faire recherchés
INDISPENSABLE
APPRECIE
FORMATION
– Minimum Bac + 2 ou tout autre diplôme équivalent
– Logistique
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EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
– Expérience d’au moins deux (02) ans dans un poste similaire
– Expérience humanitaire
– Débutants acceptés
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CONNAISSANCES & APTITUDES
– Encadrement d’équipe, travail d’équipe
– Gestion des conflits, médiation
– Connaissance des procédures Admin et Log
– Respect des règles de sécurité
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LANGUES
– Français
– Sorai/Tamashek/Bambara/Arabe
– Anglais
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