Intitulé du poste ADMINISTRATEUR LOGISTICIEN DE BASE
Rattachement hiérarchique COORDINATEUR NORD
Rattachement Technique COORDINATRICE ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE ET COORDINATEUR LOGISTIQUE
Localisation du poste BOUREM/GAO
Durée du contrat 1.5 MOIS (PUIS 12 MOIS SELON FINANCEMENT)
Salaire fixé selon la grille PU-AMI SELON PROFIL
Description du poste
Objectif global
Sous la responsabilité du Coordinateur Nord et dans le respect du cadre défini par la Coordinatrice Administrative et Financière, le Coordinateur logistique et en collaboration avec le reste de l’équipe PU-AM, il est responsable du bon fonctionnement de la base de Bourem sur les plans administratifs et logistiques.
1. Gestion financière
Assurer le respect des procédures financières sur la base de Bourem
Tenue de la caisse et du journal de caisse
o Vérification de l’éligibilité des factures
o Paiement des factures, après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DAS validée par les personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc.)
o Paiement des journaliers, des salaires et suivi de la base de données
o Assurer un contrôle de caisse quotidien
Paiement mensuel des primes de performances et indemnités dans les centres de santé appuyés par PU-AMI selon les conventions de collaboration (contrôle des listes de présence, état de paiement des primes)
Gestion des avances professionnelles :
o Tenue du cahier des avances
o Suivi de la justification des avances remises
o Justification du solde des avances à chaque fin de mois
Tenue du journal de banque
o Enregistrement des opérations bancaires
o Suivi et enregistrement des frais bancaires
o Etablissement d’un rapprochement bancaire à chaque fin de mois
Numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables
En collaboration avec la Coordination, suivre l’état de la trésorerie de la base et effectuer les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement
Effectuer la clôture mensuelle de la comptabilité de la base
Envoi mensuel d’un rapport financier au coordinateur/rice administratif/ve et finances, qui comprend :
o Inventaires de caisses
o Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances
o Pièces comptables
o Journaux de caisse et de banque
o Rapprochement bancaire
2. Gestion des ressources humaines
Assurer l’assemblement et l’archivage des éléments des dossiers des personnels
Participer à la mise à jour de la DATA RH
Etre en charge du suivi mensuel de la Data base RH pour le pointage, les congés, les mouvements des employés, voire de l’édition des bulletins de salaire
Participer et suivre l’organisation des sessions de recrutements sur la base.
3. Administration et archivage
Réception et archivage des courriers reçu sur la base.
Veille juridique et suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis -à-vis des administrations maliennes.
Archivage des documents comptables, administratifs et logistiques (numériques et papier) de la base
4. Gestion des Achats
Réalise les achats de la base de Bourem, dans le respect des procédures établies par PU-AMI et ses bailleurs de fonds
Effectué l’archivage des documents d’achat conformément aux procédures de PU-AMI
5. Gestion des Equipements
Identifie les équipements après leurs achats grâce à un code logistique
Assure l’affectation, la maintenance et le suivi des équipements mis à disponibilité des équipes (téléphone, laptop, carte téléphone etc..)
Effectue et met à jour tous les mois l’inventaire des équipements
Etablit les documents relatifs à la gestion des équipements (fiche de réparation, fiche de perte, attestation de responsabilité, certificat de donation) ;
Compile les inventaires physiques mensuels des équipements de la bases et transmet le rapport au Coordinateur Logistique ;
S’assure de l’entretien et de la propreté du bureau et du matériel
S’assure du remplissage systématique des bacs à eau du bureau et des bouteilles d’eau potage pour la fontaine
Organise et contrôle les travaux de maintenance nécessaires au bon fonctionnement de bureau
Assure la gestion et le bon fonctionnement du générateur (formation des gardiens : suivi du log book)
Archive tous les documents relatifs à la gestion du patrimoine et des équipements PU -AMI
6. Gestion des véhicules
S’assure de la bonne gestion des moyens de déplacement (voitures, camions, motos, pinasse etc.) en termes de planification, affectation, outils, maintenance et réparations
Recherche les véhicules de location au meilleur coût et de la meilleure qualité.
Elabore et assure le suivi régulier des contrats de location.
S’assure de la présence des documents administratifs (carte rose, assurance, permis…), de la présence de roue de secours en état, de cric, compteur kilométriques et tout autre matériel de sécurité sur les véhicules de location.
Pointe quotidiennement les prestations des véhicules de location, compile ces informations et les transmet à l’administration
S’assure de la maintenance des véhicules (inspection journalière, planning maintenance, rapport d’inspection mensuel) en collaboration avec les chauffeurs
S’assurer du respect des contrats de fourniture de carburant, des véhicules, et son renouvellement si nécessaire.
7. Supervision des Chauffeurs
Supervise les chauffeurs
Met en place et s’assure du respect des procédures PU-AMI par les chauffeurs
Supervise l’organisation et le planning de l’utilisation des véhicules (tableau de mouvement hebdomadaire)
S’assure de la mise du jour du log-book par les chauffeurs
Effectue tous les mois un contrôle de la consommation carburant par véhicule
8. Supervision des gardiens
Supervise les gardiens
Elabore et s’assure le suivi mensuel de planning des gardiens
Met en place et s’assure du respect des procédures PU-AMI par les gardiens
9. Communication et reporting
Informer immédiatement le coordinateur/rice ou/et le coordinateur logistique des difficultés, blocages, ou irrégularités rencontrés.
Effectue un rapport mensuel des activités administratives et logistiques de la base à la coordination
QUALITES ATTENDUES
Savoirs et Savoir Faire recherchés
INDISPENSABLE
APPRECIE
FORMATION
> Diplôme en comptabilité et logistique
> Finance, administration, logistique
X
X
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
> Travail en administration
> Travail avec une ONG
> Expérience en logistique
X
X
X
CONNAISSANCES & APTITUDES
> maitrise du pack office
> connaissance de logiciel comptable
X
X
LANGUES
> Français lu, écrit, parlé
> Bambara,
> Songhai, Peul, Tamacheque
X
X
X