Organisation
Le Centre de Services du Mali (MSC) sous l’Université des Sciences, des Techniques et des Technologies de Bamako (USTTB) est un organisme indépendant qui assure un large éventail de services financiers et administratifs aux clients dont les activités portent sur la recherche et le développement au niveau mondial. Dans le cadre du renforcement de sa capacité en Ressources Humaines compétentes est à la recherche des profils ci-dessous cités. Ces postes sont uniquement pour les maliens, tous à temps plein, et basés à Bamako : Administrative Assistant
Le candidat retenu doit être en mesure d’aider la direction et tous les clients du Centre de Services du Mali en s’occupant des tâches de bureau, en fournissant une assistance adéquate et professionnelle par téléphone, par poste et par courriel, en faisant des réservations ou des arrangements de voyage, et en maintenant généralement une présence positive sur les lieux de travail.
TÂCHES SPÉCIFIQUES ENTREPRISES PAR L’ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Les responsabilités à assumer comprennent entre autres :
Approvisionnement local
Fournir une assistance en matière d’approvisionnement aux projets liés à l’Université de Bamako. Le / la titulaire travaillera avec le spécialiste des F & A pour suivre les procédures standard opérationnel d’achat de MSC afin de faciliter l’achat de matériel disponible sur le marché local. Cela comprend la sécurisation des prix, l’émission des bons de commande, la livraison des biens achetés et la rédaction des détails du processus d’achat suivi.
Assistance de voyage
- Prendre des dispositions de voyage, telles que la réservation de vols, de voitures et les réservations d’hôtels et de restaurants sous la supervision du responsable administratif.
- Gérer les tâches de bureau, telles que le dépôt, la production de rapports et de présentations, la mise en place de réunions et la réorganisation des fournitures.
- Contrôle des appels téléphoniques et routage des appelants à la partie appropriée.
- Maintenir une communication polie et professionnelle par téléphone, courriel et courrier.
- Effectuer toutes autres tâches confiées par la Direction et en cas d’absence Responsable Administratif.
Qualifications requises
- Diplôme universitaire en administration ou en comptabilité;
- Expérience administrative antérieure de 3-4 ans
- Excellentes compétences en informatique
- Capacité de rédaction
- Attention aux détails
- Proactif et positif
- La connaissance de l’anglais est obligatoire (parle et ecrit)
Dossiers à fournir
- 01 lettre de motivation
- 01 Curriculum Vitae
- Copie certifiée des diplômes
- Références d’au moins deux précédents employeurs.
Les Dossiers sont à soumettre au CSM Point G sous plis fermé avec la mention « soumission au poste d’Administrative Assistant » ou à l’adresse : obouare@maliservicecenter.org,
Date limite de dépôt : 31 janvier 2020 à 16 Heures.