Intitulé du poste : Chargé/e de l’administration et des finances
Lieu du poste : Bamako, Mali
Supérieur hiérarchique : Directeur Pays
Durée du contrat : Contrat d’un an (temps plein), avec possibilité de renouvellement
Date limite de dépôt des candidatures : 07 décembre 2014
Date d’entrée en fonction : Le plus tôt possible
Radios rurales internationales (RRI)est un organisme basé au Canada qui vise à appuyer les radiodiffuseurs africains à renforcer les exploitations agricoles familiales et les collectivités rurales. Elle a ouvert son bureau au Mali en 2011.
Radios rurales internationales (RRI) travaille en partenariat direct avec plus de 550 radiodiffuseurs partenaires dans 38 pays d’Afrique pour lutter contre la pauvreté et l’insécurité alimentaire. Pour plus d’informations, visitez le www.farmradio.org.
Forcer En vue de renforcer le bureau du Mali, RRI entend recruter un/une chargé (e) des finances et de l’administration. A cette, elle invite toutes les personnes qualifiées désirant occuper le poste de chargé (e) de l’administration et des financesà déposer leur candidature. Le ou la titulaire du poste sera basé (e) à Bamako, au Mali, et sera en communication régulière avec des collègues au Canada et au bureau régional Afrique basé en Tanzanie.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Relevant directement du Directeur pays, et sous l’autorité technique du Gestionnaire régional de l’administration et des finances, le ou la chargé de l’administration et des finances sera responsable de la gestion financière et des ressources humaines. Le ou la titulaire du poste devra user d’un savoir-faire hautement professionnel dans la conduite des affaires financières et administratives afférentes aux projets réalisés au Mali.
Le ou la titulaire du poste sera amener à exécuter plusieurs tâches ensembles, entre autres soutenir le Directeur pays à deux niveaux clés, à savoir l’administration du bureau et la gestion des ressources humaines. Outre les tâches susmentionnées, la gestion financière consistera à : s’investir dans la comptabilité générale de toutes les opérations, effectuer une analyse financière visant à donner des conseils d’affaires, assurer une gestion prudente des fonds des donateurs et une surveillance financière, rendre compte au bureau régional, au siège de RRI et aux principaux bailleurs de fonds, et contribuer aux audits locaux et internationaux.
Responsabilités spécifiques :
Gestion des ressources humaines et du bureau :
– Tenir des dossiers du personnel, en plus de la gestion des feuilles de temps, des registres de congés et des calendriers des paiements des salaires et des prestations
– Respecter la législation locale, en ce qui a trait aux enregistrements d’ordre légal, l’administration de l’impôt sur le revenu et déductions obligatoires, les remises législatives, ainsi que la production de rapports et les contacts avec les autorités locales
– S’assurer que les activités relatives à l’administration de bureau sont exécutées de manière efficace et conformément aux politiques et aux meilleures pratiques
– Collaborer, le cas échéant, avec le spécialiste interne des technologies pour améliorer la gestion des informations et des registres du personnel, ainsi que la gestion administrative du bureau
– Superviser le personnel de soutien, en vue d’améliorer la qualité et l’efficacité des opérations pour soutenir le Directeur Pays.
Comptabilitégénérale
– Préparer et soumettre au siège de RRI à Ottawa des états financiers mensuels et de fin d’année des activités des projets dans les délais convenus et après autorisation du Gestionnaire régional de l’administration et des finances. Cettetâchecomprendra
a. les clôtures des comptes de fin de période,
b. les rapprochements bancaires,
c. les soldes mensuels du grand livre auxiliaire,
d. l’examen et les vérifications de tous les paiements en s’assurant qu’aucune dépense ne soit exécutée sans budget avec un code budgétaire valide émis par le siège,
e. les transferts de fonds,
f. les rapprochements de compte à compte (transferts internes),
g. la préparation d’écritures de journal de clôture,
h. la consignation du grand livre général et
i. la mise à jour des codes comptables et budgétaires sous l’autorité des Finances du siège
Audits, systèmes et contrôles internes
Audits
– S’organiser avec les auditeurs externes nationaux pour réaliser l’audit annuel des activités de RRI Mali. Cela impliquera la préparation de documents de travail détaillés, d’états financiers et de documents portant sur les politiques et les procédures
– Veiller à la mise à jour et au respect de tous les manuels nationaux (achats, finances et RH)
– Apporter une contribution aux audits commandités par les bailleurs de fonds et RRI /Ottawa
– Participer aux audits internes des projets appuyés par RRI Mali.
Systèmes
– Aider le Directeur Pays à mettre en œuvre des procédures administratives et utiliser des technologies visant à augmenter le niveau d’efficacité
– Mettre en œuvre les systèmes comptables et s’assurer qu’ils remplissent les principales exigences de production de rapports pour les acteurs clés, y compris la séparation des fonds accordés par les donateurs et la production de rapports pour les bailleurs de fonds.
Contrôles internes
– Aider le bureau de RRI du siège à élaborer un guide comptable pour les activités du Mali. Appliquer toutes les procédures comptables et financières, les mécanismes de contrôle financier de toutes les activités de projets et actualiser le guide comptable, le cas échéant, tout au long du projet
– S’assurer que la comptabilité générale ou les rapports financiers relatifs aux engagement des sous-bénéficiaires de subventions soient conformes aux exigences des bailleurs de fonds. Effectuer les contrôles financiers et la vérification approfondie nécessaires (examen des rapports périodiques, visites de suivi et audits internes fréquents, etc.).
Gestionfinancière
– S’assurer que toutes les opérations financières requises par RRI (planification, production de rapports, suivi, vérification, etc.) conformément aux accords signés avec les bailleurs de fonds sont exécutées de manière efficace et à temps
– Surveiller l’exécution du budget alloué au projet et s’assurer que tout le personnel du projet est informé des questions et des développements importants afférents à la gestion financière et au suivi du programme
– Effectuer une analyse des écarts de l’exécution du projet et propositions concernant d’éventuelles amélioration au plans d’action visant à assurer un emploi rationnel des fonds alloués aux projets.
– Assurer une liaison avec les agents de banque, les vérificateurs, les représentants locaux de gouvernement et le directeur financier de RRI au siège en ce qui concerne les opérations financières et les questions connexes.
– Contrôler et prévoir les besoins de trésorerie afin de faire face aux dépenses administratives et du programme et soumettre des demandes d’avances à temps au siège de RRI.
– Faciliter l’exécution en douceur des contrats d’achats de biens et services suivant les besoins des activités, du plan et du budget des projets.
– Participer à la planification et l’élaboration stratégique des activités et appuyer l’équipe du programme dans la conception et l’élaboration de plans budgétaires et de dépenses annuels précis chaque année et suivre les progrès.
Rapports financiers à RRI Mali et au Siège
– Réaliser des analyses financières régulières et préparer des rapports financiers précis, actualisés et détaillés, qui répondent à toutes les exigences des bailleurs de fonds
– Aider le Directeur Pays à préparer les rapports de projets devant être soumis aux bailleurs de fonds et au siège de RRI, suivant les besoins, y compris les plans de travail et les budgets annuels
– Travailler avec l’équipe des finances basée à Ottawa pour s’assurer que :
o toutes les instances liées aux questions financières ont été résolues et veiller à la soumission de rapports conformes et dans les délais impartis,
o l’équipe des finances d’Ottawa bénéficie de tout l’appui nécessaire relatif à la gestion financière (budget, rapports, audits, etc.) afin de répondre aux exigences des bailleurs de fonds et du siège de RRI
– Répondre aux demandes d’informations du personnel des projets, des partenaires de projets et de la direction générale de RRI à Ottawa
– Répondre par voie oral et par écrit aux demandes de renseignements sur les projets
– Autres attributions, le cas échéant.
QUALIFICATIONS
– Membre d’une association professionnelle comptable (un atout)
– Être titulaire d’un Bacc+3 en comptabilité, finances, gestion ou un diplôme équivalent
– Avoir au minimum trois années d’expérience dans la gestion financière d’un programme/ projet national, bilatéral ou multilatéral,
– Une expérience en gestion des ressources humaines et en administration de bureau serait un atout,
– Avoir une maîtrise de l’outil informatique, des feuilles de calcul, des progiciels comptables, des progiciels de communication et de MS Word, Excel, et PowerPoint,
– Une expérience professionnelle avec le logiciel comptable QuickBooks serait un atout,
– Avoir un très bon esprit d’analyse, de bonnes aptitudes à communiquer et à résoudre les problèmes, être en mesure d’identifier et exposer les problèmes potentiels et proposer d’éventuelles solutions de manière concise et claire
– Avoir travaillé avec des partenaires de développement international, des organisations non gouvernementales internationales (ONGI) et des bailleurs de fonds
– Avoir de l’expérience en matière de mécanisme de paiement basés sur les résultats (atout considérable)
– Avoir des connaissances dans le domaine du développement international (atout considérable)
– Avoir travaillé avec différentes communautés ethniques et des projets utilisant des stratégies intégrant les questions d’égalité de genre (un atout)
– Avoir une très bonne maîtrise du français écrit et parlé.
– Comprendre l’anglais (unatout).
Veuillez envoyer, au plus tard, le 07 décembre 2014, votre dossier de candidature et lettre de motivation aux adresses suivantes : gshibru@farmradio.org et cmontpetit@farmradio.org.
Seuls les candidats/es retenus/es pour l’entrevue seront contactés/es.