Le Catholic Relief Services, USCCB, « CRS » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme : Un (e ) Assistant ( e ) de Projet – CPS – H/F

Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 06 Décembre 2019 à l’adresse email suivante : ml.recruit@crs.org avec comme objet : « Candidature au poste de : Assistant de Projet – CPS ».

NB : Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée.   Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

« Le CRS met un accent particulier sur les valeurs familiales, y compris les congés de maternité et de paternité, les politiques qui favorisent l’allaitement maternel exclusif, la disponibilité d’une crèche au bureau et le travail selon les heures flexibles dans la mesure du possible ».

DESCRIPTION DE POSTE

Titre du poste : Assistant de projet CPS

Département : Santé

Band : 4

Superviseur immédiat : Directrice CPS-FM

Pays/lieu : Mali/Bamako

Résumé du poste :

Vous fournirez des services dans la réalisation au jour le jour d’activités administratives de projet réactives, efficaces et efficientes en appui à la mission de Catholic Relief Services (CRS) de servir les personnes pauvres et vulnérables. Vous fournirez des services constants et de qualité et contribuerez à la bonne gestion des ressources du projet pour aider à garantir l’efficacité opérationnelle permettant d’appuyer des programmes de qualité élevée.

Responsabilités du poste:

• Assiste la Directrice du Projet ou son Adjoint dans l’exécution et la supervision des activités à caractère administratifs ;
• Faciliter la communication avec tous les membres de l’équipe du projet, les employés concernés dans d’autres départements/équipes et les parties prenantes externes, selon les cas. Envoyer/recevoir et distribuer tous les mails/ fax/ lettres/ documents entrants et sortants.
• Réaliser des transactions et processus administratifs de projet spécialisés (par ex. traduire, taper, corriger et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des comptes-rendus de réunions ; rédiger des messages simples de correspondance).
• Préparer des documents de transaction en appui à des processus généraux d’opérations et aider à la coordination du traitement des transactions (par ex. demandes de paiement, autorisations de voyage, avances de frais de voyage, visas, demandes de véhicule, les demandes de services, les bons de commandes etc.)
• Compiler des données, faire la saisie et la vérification de données relatives aux processus administratifs du projet (par ex. diverses listes de contacts, soldes de congés des employés, rapports de présence des employés, examen des fiches de bord des véhicules, dossiers d’accueil pour les visiteurs, mise à jour du fichier des engagements etc.)
• Appuyer les dispositions logistiques pour les employés et les visiteurs. Fixer et coordonner les rendez-vous. Fournir un appui pour la logistique et la communication des activités de planification d’évènements.
• Aider à la mise en œuvre des processus de gestion des biens, comme la réception et la distribution des biens, l’étiquetage des biens, les comptes physiques, etc.

Formation, expérience et capacités requises

Études et expérience

• Baccalauréat exigé. Diplôme/certificat professionnel ou cours en administration souhaités.
• Deux ans d’expérience de travail de bureau dans un rôle de secrétariat ou d’administration. Une expérience dans une ONG internationale est un plus.
• Des diplômes supplémentaires peuvent remplacer une partie de l’expérience.
• Expérience en dactylographie/traitement de texte, saisie de données dans des bases de données et des formulaires en ligne et expérience du travail avec divers équipements de bureau.
• Expérience de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) et systèmes de gestion de l’information. Maîtrise de Word.

Compétences personnelles 

• Bonne gestion du temps et capacité à travailler à des tâches multiples
• Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats
• Capable de travailler sous pression

Langue étrangère souhaitée

Voyages nécessaires (mettre le cas échéant le pourcentage de voyages demandé) : 5%

Principales relations de travail : 

Supervision : NA

Interne : l’administration/opération de CRS et les collègues du projet CPS

Externe : les partenaires du projets CPS-FM

Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) : 

Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités. 

• Relations de confiance
• Croissance professionnelle
• Partenariat
• Redevabilité 

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.

Employeur respectueux de l’égalité des chances.