Intitulé du poste
Administrateur de Base
Rattachement hiérarchique
RTS/RDB
Rattachement Technique
coordinateur/rice administratif/ve
Localisation du poste
Ansongo/Gao
Durée du contrat
5 mois
Salaire fixé selon la grille PU-AMI
Description du poste
Objectif global
Sous la responsabilité du coordinateur/rice administratif/ve PU-AMI, en collaboration avec le reste de l’équipe PU-AMI il est responsable du bon fonctionnement de la mission sur les plans administratifs.
Gestion financière
Assurer le respect des procédures financières sur la base d’Ansongo
Tenue de la caisse et du journal de caisse
Vérification de l’éligibilité des factures
Paiement des factures, après vérification du respect des procédures d’achat (présence de DAS validée par les personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc.)
Paiement des journaliers, des salaires et suivi de la base de données
Assurer un contrôle de caisse quotidien
Gestion des avances professionnelles :
Tenue du cahier des avances
Suivi de la justification des avances remises
Justification du solde des avances à chaque fin de mois
Tenue du journal de banque
Enregistrement des opérations bancaires
Suivi et enregistrement des frais bancaires
Etablissement d’un rapprochement bancaire à chaque fin de mois
Numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables
En collaboration avec la Coordination, suivre l’état de la trésorerie de la base et effectuer les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement
Effectuer la clôture mensuelle de la comptabilité de la base
Envoi mensuel d’un rapport financier au coordinateur/rice administratif/ve et finances, qui comprend :
Inventaires de caisses
Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances
Pièces comptables
Journaux de caisse et de banque
Rapprochement bancaire
Gestion des ressources humaines
Assurer l’assemblement et l’archivage des éléments des dossiers des personnels
Participer à la mise à jour de la DATA RH
Etre en charge du suivi mensuel de la Data base RH pour le pointage, les congés, les mouvements des employés, voire de l’édition des bulletins de salaire
Participer et suivre l’organisation des sessions de recrutements sur la base.
Administration
Réception et archivage des courriers reçu sur la base.
Veille juridique et suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations maliennes.
Archivage et capitalisation :
archivage des documents comptables et administratifs (numériques et papier) des bases de PU-AMI.
Communication et reporting
Informer immédiatement le coordinateur/rice des difficultés, blocages, ou irrégularités rencontrés.
QUALITES ATTENDUES
Savoirs et Savoir Faire recherchés
Indispensable
Apprécié
Formation
Diplôme en comptabilité,
> Finance, administration
X
X
Expérience professionnelle
Travail en administration
> Travail avec une ONG
X
X
Connaissances & Aptitudes
maitrise du pack office
> connaissance de logiciel comptable
X
X
Langues
Français lu, écrit, parlé
Bambara,
> Songhai, Peul, Tamacheque
X
X
X
Caractéristiques personnelles attendues
Honnêteté, intégrité, motivation, Capacité d’adaptation, Calme, résistance au stress
Être ponctuel et souple face aux horaires de travail