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Administrative Officer

Bamako, Mali UNICEF
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L’offre a expiré.

La représentation du Fonds des Nations Unies pour l’Enfance (UNICEF) au Mali recherche un candidat pour le poste dont les caractéristiques sont les suivantes :
Titre du poste:  Administrative Officer
Grade:  NO-A
Type de contrat:   Contrat à Durée Déterminée (Fixed-Term)
Durée du contrat: 1 an (renouvelable)
Lieu affectation :  Bamako, Mali
Date de publication:  16 Octobre 2014                     
Date de clôture: 30 Octobre 2014
TACHES & RESPONSABILITES
Sous la supervision directe du Administrative Specialist, il/elle est responsable de l’application correcte et cohérente des politiques et procédures dans les fonctions administratives à travers l’assistance au bureau pays ou aux sous-bureaux selon le besoin.
Le/la titulaire du poste sera chargé(e) entre autres des tâches suivantes :
Contribuer à la planification stratégique et au suivi des questions administratives. Veiller à l’application stricte et correcte des politiques et procédures administratives. Informer et conseiller le personnel sur les règles et procédures administratives. Briefer et assister les nouveaux collègues et ceux sur le départ, dans leurs procédures administratives respectives.
Faire des recommandations spécifiques sur l’amélioration des systèmes et contrôles internes, la planification, la restructuration et la résolution de problèmes sensibles, en tenant compte des conditions prévalant dans la localité.
Fournir l’assistance administrative nécessaire à savoir, l’envoi d’équipements dans les bureaux de zone, la préparation et le financement des contrats de services, la préparation de PGM pour les achats qui concernent l’administration.
Entreprendre des missions sur le terrain pour passer en revue les arrangements contractuels et faire des recommandations au besoin.
En étroite collaboration avec le superviseur, faire le suivi budgétaire afin de s’assurer que les objectifs fixés en début d’année ont été atteints.
Recommander et faire une estimation des coûts de maintenance des locaux, des coûts les fournitures et équipements en vue de la préparation budgétaire. Assister les bureaux de zone dans l’établissement et la maintenance des contrats de services administratifs.
Soutenir l’équipe inter-agence de gestion des opérations dans ses approches en faveur des services communs des Nations Unies afin d’assurer une meilleure efficacité et efficience de ces services.
Assurer la mise à jour de l’inventaire des biens du bureau. Assister dans la gestion des fournitures & équipements et des véhicules du bureau. Participer comme ex-officio au comité PSB en cas de besoin et assister le superviseur dans la soumission du rapport d’inventaire et la préparation de comptes rendus de réunions. Assister le superviseur dans l’exécution des recommandations approuvées du PSB.
Assurer un suivi adéquat et approprié de l’utilisation des fournitures. S’assurer que les services et maintenances du bureau sont en adéquation avec les standards de l’Organisation.
S’assurer que toutes les transactions administratives et contractuelles sont en conformité avec les politiques, règles et procédures en vigueur au sein de l’Organisation.
Superviser les contrats de services notamment ceux de la gestion des courriers, de la maintenance des locaux, de la maintenance des véhicules et équipements, pour s’assurer que les conditions de ces contrats sont conformes aux services rendus.
Assurer le suivi des paiements pour toutes les obligations contractuelles.
Selon le besoin, et sous la direction du superviseur, collaborer avec d’autres agences du SNU, les autorités locales et les partenaires d’exécution sur les questions d’administration, incluant les échanges d’informations et d’harmonisation.
QUALIFICATION MINIMALES REQUISES
Education 
Diplôme Universitaire dans l’un des domaines suivants : Sciences sociales, Administration, Finances ou tout autre domaine connexe.
Expérience              
Avoir au moins un (01) an d’expérience professionnelle pertinente dans l’un des domaines suivants : Administration, Finance, Comptabilité, ICT, Ressources Humaines, Approvisionnement, etc.
Avoir une expérience de travail dans un bureau d’urgence.
Langue(s)  
Parler couramment le français et avoir de bonnes connaissances de l’Anglais.
Nationalité               
Malienne
DEPOT DE CANDIDATURE
Le dossier de candidature comprenant une lettre de motivation, un CV à jour et le formulaire P-11 des Nations Unies (disponible sur le site internet de l’Unicef : https://www.unicef.org/about/employ/files/P11.doc) doit être envoyé par email  à:Mali__Recruitment@unicef.orget adressé à Mme la Chargée des Ressources Humaines. Merci de préciser à l’objet de votre message le titre du poste pour lequel vous postulez.
L’UNICEF est un environnement non-fumeur.
Les candidatures féminines et de personnes vivant avec un handicap sont vivement encouragées.
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

  • Postulez avant le 30/12/2014
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