Médecins du Monde Belgique au Mali recrute: Assistant Administratif et Ressources Humaines

Localisation du poste : Menaka

Nombres de postes ouverts : 01

Nature du contrat : CDD 6 mois renouvelables

Entrée en fonction : Dès que possible

Contexte du poste

Médecins du Monde Belgique (MdM-BE) intervient au Mali depuis plus de 10 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord du Mali, MdM-BE a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal, Gao et Mopti grâce à une assise historique dans ces zones.

Aujourd’hui, Médecins du Monde Belgique soutient plus d’une cinquantaine de centres de santé communautaire et de référence dans le nord du pays ainsi que l’Hôpital de Gao.

Nous garantissons un accès aux soins de santé sur base de la gratuité, un dépistage et une prise en charge des cas de malnutrition sévère et nous maintenons une capacité de riposte aux épidémies.

Dans la région de Kidal, MdM-BE a commencé en 2002 par un programme de Soins de Santé Primaires (SSP). Pour mieux s’adapter aux besoins des populations locales, des Postes de Santé Avancés (PSA) sont créés en 2005. En 2006, la santé maternelle est incluse dans le programme MdM-BE. Enfin, MdM-BE s’est engagée avec la Direction Régionale de la Santé à combattre l’épidémie de Dracunculose avec comme objectif l’éradication de la maladie dans la région. En 2012, ces programmes sont réorientés vers des programmes d’urgence SSP/nutritionnels afin de répondre à la crise humanitaire du Nord du Mali.

Face à la gravité de la crise humanitaire qui touchait le Nord du Mali, Médecins du Monde Belgique a réorienté en mars 2012 ses programmes de développement en programmes d’urgence humanitaire intégrant santé primaire, dépistage et prise en charge nutritionnelle. MdM-BE est une des seules ONG humanitaire actuellement présente auprès des populations au Nord du Mali dans le cercle de Gao et la région de Ménaka.

MdM-BE, en quelques chiffres :

• District de Gao : 30 CSComs, 1 CSRéf, 1 Ureni, 3 PSA, 1 équipe mobile et 1 équipe de supervision ;
• Région de Ménaka : 21 CSComs, 1 CSRéf, 1 Ureni, 4 cliniques mobiles polyvalentes et 2 équipes de supervision.

Objectif général du poste :

L’Assistant(e) Administratif et RH sera responsable des ressources humaines et services de gestion administrative du programme de la base en This position will provide strong leadership to technical team’s in-country and play an integral role in developing the professional and management skills of national staff in collaboration with the Finance, Human Resource, IT & Logistics managers and other senior management in-country.collaboration avec le Département Administratif & Ressources Humaines de la Coordination à Bamako. L’Assistant Administratif et Ressources Humaine sera sous la supervision directe du Responsable de Base. Il exécutera le contenu de la politique RH et les procédures mises en place en suivant la législation du travail tout en intégrant les meilleures pratiques RH.

Tâches et responsabilités :

Recrutement

• Afficher les avis de recrutement au niveau de la base et tous les endroits appropriés en suivant les indications du Responsable Admin RH à Bamako ;
• Appuyer l’organisation des tests et tout autre acte nécessaire pour le recrutement des agents.
• Vérifier les autorisations de recrutement émises par les départements concernés pour les journaliers (prestataires de services) au niveau de la base.

Contrats/archivage

• Archiver les copies de tous les contrats (travail & avenants, de bail des sites de la base après avoir envoyé les versions originales au Département Admin RH de Bamako) ;
• S’assurer que tout travailleur possède un contrat en bonne et due forme, un profil de poste et tout autre document nécessaire à la constitution de son dossier personnel (situation familiale, identité, formations) ;
• Assurer la gestion administrative des contrats du personnel de la base dans le respect du code de travail au Mali et vérifier si tous les documents sont signés par les intéressés lors de la signature de leurs contrats. Avertir le Responsable de la base ainsi que le département Admin RH de Bamako en cas de manque et alerter à l’avance des dates d’expiration ainsi que des périodes d’essai ;
• Participer à la constitution et au suivi des dossiers d’immatriculation de tout employé de la base à l’INPS et à l’AMO après validation du contrat par l’Inspection du Travail ;
• Assurer un appui sur la gestion des dossiers du personnel : récolter les informations relatives aux personnes et les mettre constamment à jour dans les fichiers, de manière ordonnée et structurée. Envoyer les informations au Département Admin RH à Bamako ;
• Scanner systématiquement tous les documents administratifs des employé(e)s et avoir un classement électronique en plus du classement papier ordonné et actualisé ;
• Elaborer les contrats des journaliers sur base des modèles MdM-BE (autorisation de recrutement journaliers, contrat, reçu de paiement, pièces d’identité…) ainsi qu’un récapitulatif des taxes du mois à payer à envoyer au Département Admin RH à Bamako au plus tard le 05 du mois suivant ;
• Préparer les projets de contrat de journaliers (prestataires de service) à soumettre au Responsable de la base et à envoyer au Département Admin RH de Bamako pour approbation et validation finale ;
• Tenir un tableau de suivi des contrats des journaliers ;
• Archiver les conventions avec les partenaires du Ministère de la Santé (DRS, CS Réf, CSCOM) et vérifier leur contenu en termes administratifs ;
• Pour tout document concernant la Gestion des Ressources Humaines et l’Administration, archiver les photocopies au niveau de la base et envoyer les versions scannées et les pièces originales au niveau du Département Admin RH à Bamako.

Salaire

• Faire le suivi des éléments variables du salaire et les faire parvenir au Département Admin RH à Bamako : avances sur salaires, heures supplémentaires, congés ordinaire et/ou de circonstance, récupérations, congés maladie, … ;
• Préparer les avances sur salaires et transmettre l’information au Département Admin RH de Bamako ;
• Imprimer, faire signer les fiches de paie pour les employés de la base et envoyer les versions originales signées à Bamako une (1) fois par mois.

Congés

• Procéder annuellement (si possible) à la planification des congés en début d’année, avec affichage en collaboration avec les responsables directs hiérarchiques de l’agent ;
• Veiller à ce que tout congé soit préalablement demandé dans le délai prévu à cet effet et autorisé par le supérieur hiérarchique en s’assurant que l’intérim et la passation ont été correctement convenus et réalisés ;
• Mettre à jour le tableau de suivi des congés de manière quotidienne, et archiver les documents relatifs aux congés/absence ;
• Transmettre les éléments au Département Administratif et Ressources Humaines à Bamako.

Reporting

• Assurer le reporting RH mensuel comportant les éléments essentiels de la gestion du mois selon le modèle de reporting convenu ;
• Elaborer un récapitulatif des taxes et contrats de prestataires journaliers mensuel.

Administration

• Vérifier que chaque employé(e) possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;
• Récupérer la carte de service en cas de rupture de contrat ainsi que tout le matériel mis à la disposition de l’agent par Médecins du Monde en collaboration avec le département logistique ;
• Etablir les ordres de missions et les autorisations de frais de mission et les faire valider ;
• Diffuser les notes de services et s’assurer que tout le staff de la base soit informé ;
• Tenir à jour les registres courrier entrant, sortant ainsi que l’archivage des courriers de la Base ;
• S’assurer que tout document transmis soit établi en plusieurs exemplaires, visé, signé et remis pour accusé de réception.

Personnel National

• Assurer le pont entre le personnel de la base et le Département Admin RH à Bamako ;
• Traiter avec les autorités locales en ce qui concerne la gestion des ressources humaines et notamment, s’assurer que les documents soient tamponnés et signés par l’Inspection du travail dans les délais prévus par le code du travail du Mali ;
• Veiller à la confidentialité de tous les documents administratifs et informations mis à sa disposition ;
• Assurer un appui sur les évaluations du personnel sous la supervision du département Admin Ressources Humaines de la Coordination à Bamako ;
• Assurer un appui pour la formation du personnel et faire remonter les demandes éventuelles au département Admin RH de Bamako ;
• Assurer une communication sur les sanctions éventuelles prises sur la base en accord avec le Règlement d’Ordre Intérieur, le Code du Travail et les procédures et politiques Ressources Humaines de la Mission MdM-BE au Mali ;
• Appuyer l’organisation des élections des Délégués du Personnel sur la base ;
• Collaborer avec les Délégués du Personnel.

 Communication et sécurité :

• Promouvoir un environnement de travail basé sur l’égalité, la bienveillance et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;
• Suivre les normes de sécurité de l’organisation (Guide Sécurité, Mises à jour des règles Sécuritaires, …) ;
• Communiquer avec la Coordination à Bamako, rester joignable et disponible en cas d’urgence sur la base.

Langue :

• Français : indispensable : bon niveau lu, écrit et parlé ;
• La connaissance d’autres langues parlées au Nord du Mali (sonrhaï, tamasheq) indispensable.

Place du poste dans l’organigramme (relations hiérarchiques et fonctionnelles)

Sous la supervision directe du Responsable de la Base ;

En lien fonctionnel avec l’Administrateur National et la Coordination Administrative et RH à Bamako.

Prérequis

Qualifications :

• Un diplôme universitaire (Bac + 4 minimum) de préférence dans les sciences humaines, GRH (droit public ou privé de préférence) est indispensable ;
• Une solide connaissance juridique (législation du travail malienne) ;
• Une expérience minimum de 2 ans dans le domaine de la GRH ;
• Une expérience concrète des divers domaines de la GRH (contrats, salaires, recrutements, évaluations, mobilité, formations…) est indispensable ;
• Expérience dans une ONG ou autre organisation internationale.

Compétences :

• Avoir le sens de l’organisation ;
• Ethique de travail et impartialité ;
• Avoir un bon esprit de synthèse et d’analyse ;
• Une bonne connaissance en informatiques : Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet) ;
• Très bonne capacité de rédactio

Savoir être :

• Ponctualité, Rigueur ;
• Aisance relationnelle, accueil ;
• Ecoute et discrétion ;
• Disponibilité, réactivité et flexibilité ;
• Avoir le sens de responsabilité et de l’engagement.

Autres

Cette liste de tâches ne se veut pas exhaustive et d’autres tâches pourront être demandées par le supérieur hiérarchique selon les besoins du programme. Par ailleurs, il est attendu de la part du collaborateur un certain degré de flexibilité et un esprit d’adaptation suivant l’évolution potentielle des contraintes de la mission. Le profil de poste pourra être modifié en fonction des besoins de l’organisation.

Nous vous offrons :

• Un contrat de travail à durée déterminée de 6 mois avec période d’essai dans une ONG médicale reconnue, une entrée en fonction dès que possible.
• Des conditions salariales correspondantes à vos qualifications et votre expérience ;
• Une équipe dynamique et volontaire qui œuvre pour améliorer l’accès aux soins.

Contacts :

Si vous êtes intéressé, veuillez nous adresser ‘’votre cv et la lettre de motivation ‘’ :

Par mail uniquement à l’adresse : mali@medecinsdumonde.be avec comme mention l’intitulé du poste : « Assistant Administratif et RH Ménaka ». 

Date limite : dimanche 10 novembre 2019 à 23h 

NB : Seuls les candidats-es présélectionnés-es sur base du dossier seront convoqués-es pour un test écrit. Toute candidature incomplète ne sera traitée.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !