Center for Pharmaceutical Management – System for Improved Access to Pharmaceuticals and Services (SIAPS) Program
TITLE:   Regional Administrative Coordinator
BAND:   D
REPORTS TO: Senior Operation Officer (SOO)
LOCATION:  Bamako, Mali
OVERALL RESPONSIBILITIES
L’Assistant (e) Administratif (ve) régional aide à la mise en œuvre des activités du projet en fournissant un soutien administratif aux bureaux régionaux. Il/ elle fournit toute l’assistance administrative: fait les travaux de secrétariat et aide à maintenir de manière efficace les opérations des bureaux régionaux: copie / archivage des documents, gestion des rapports et des ressources, planification et coordination de réunion, rédaction des minutes. L’Assistant (e) Administratif (ve) régional veille à ce que les activités des bureaux régionaux soient menées conformément aux
politiques et procédures de MSH et en conformité avec les règlements de l’USAID. Il/ elle connait, adhère et veille au respect des normes de l’institution et des bailleurs en matière d’intégrité.
SPECIFIC RESPONSIBILITIES
Support et assistance administratifs nécessaires à la planification, l’exécution et la documentation des activités des bureaux régionaux en vue d’atteindre les objectifs du  Projet.
Support administratif pour l’organisation des ateliers et autres réunions au niveau régional : Coordonner les conférences / ateliers et / ou services demandés, y compris la réservation des lieux de conférence / atelier, la détermination des besoins de restauration, la préparation de la conférence / matériel de l’atelier, assistance pour la préparation pour les voyages, hébergement et l’inscription des participants, résultat de l’évaluation de l’atelier et l’entretien de tout documents nécessaires.
Sous la supervision du SOO, faire le suivi des demandes d’avances pour les activités au niveau régional ainsi que le suivi du traitement des TEF.
Suivi des décisions prises et des actions arrêtées, ainsi que les requêtes présentées par les partenaires et le personnel de terrain.
Programmation, préparation et coordination des déplacements des membres de l’équipe ;
Servir de liaison avec l’Administration et les autres entités du Projet (Logistique, Finance, et du STA, lorsque nécessaire).
Rassembler les relevés bancaires mensuels et autres documents bancaires et comptable nécessaires pour les bureaux régionaux; préparer les factures mensuelles de paiements des opérations dans les bureaux en vue de les soumettre à l’examen du Responsable de bureau, y compris la préparation des informations pour le paiement des factures traitées pour dans le système de comptabilité approuvé par MSH: distribuer des chèques au besoin.
Gérer le suivi des dépenses de petite caisse pour le compte des bureaux régionaux ;
Préparation et documentation des séances de travail des bureaux régionaux  et autres rencontres techniques, participation aux réunions et élaboration des comptes rendus.
Traduction de documents de l’Anglais au Français et vice-versa, et éventuellement assurer leur distribution aux Staff et aux partenaires régionaux.
Participation et assistance dans la préparation des présentations des bureaux régionaux.
Gestion régulière des dossiers et des archives des bureaux régionaux, et suivi des éventuelles correspondances reçues avec élaboration des ébauches de réponses Monitoring continu des demandes des bureaux régionaux et de leurs réponses.
Réception des appels provenant des partenaires et prise de dispositions appropriées.
Maintenir de façon journalière d’un système de rappel et de suivi des activités en cours ou pendantes, des appels à faire, des requêtes faites en provenance du terrain en particulier.
Coordonner la soumission opportune des feuilles de temps.
Personne-ressource et appui administratif aux activités techniques à mener sur le terrain, sur demande.
Servir de liaison avec les autres unités administratives pour le suivi des recommandations ou engagements pris envers les partenaires et les directions Régionales
Participation  à l’élaboration des plans techniques et à leur mise à exécution.
Participation aux tâches d’assistance administrative en cas de surcharge ou en absence de l’assistante – administrative du niveau central.
Déblocage de certaines interventions si possible et informer le superviseur des conseillers techniques régionaux sur tout obstacle enregistré
Participer sur demande aux visites de terrain pour évaluation ou assistance à apporter aux conseillers techniques régionaux
Suivi de la réception effective par les partenaires privés et publics des requêtes de matériels et équipements
Maintenir à jour la base de données de formation, orientation et / ou recyclage de SDSH et assistance à la mise à jour du Trainet au besoin avec le responsable du suivi et évaluation du projet et l’Assistante administrative du niveau central du projet.
Maintenir un système de classement de bureau efficace, l’ordre et reconstituer bureau et de papeterie, et gérer le service document de courrier entre le bureau de pays du Mali et bureaux régionaux à l’intérieur de pays. Préparation du calendrier et de l’agenda des réunions des bureaux régionaux, et des rencontres avec les partenaires du projet.
QUALIFICATIONS
DUT/BTS en Administration/Assistanat de Direction d’une institution reconnue, avec une expérience professionnelle d’au moins deux (02) ans dont au moins une (01) année continue auprès d’une institution internationale et vous êtes parfaitement bilingue. D’une excellente présentation, vous avez une bonne élocution et une bonne capacité à communiquer tant à l’oral qu’à l’écrit.
Bonne connaissance pratique de Microsoft Office: Word, Excel, Access Power
Point, Outlook et recherches sur Internet.
Excellentes compétences interpersonnelles et capacité de communication orale et écrite, en français, et anglais.
Capacité à travailler de façon autonome, à prendre des initiatives, prioriser
les tâches et respecter les délais.
Aptitude avérée à faire preuve de discrétion, de confidentialité, de tact, de
bon jugement et à maintenir un haut niveau de professionnalisme.
Les candidatures seront soumises en ligne sur le site www.msh.org dans la section «  careers  » ou envoyées à  Email : msoumano@msh.org ou  mtraore@msh.org en indiquant dans l’Objet :  » Candidature au poste de Regional Admin Coordinator”, ou déposer directement sous pli fermé à l’adresse ci-dessous :
Management Sciences for Health, Bamako, Hamdallaye ACI 2000, Rue 420 Porte 154 non loin de l’Hôtel RADISON BLU Téléphone : +223 20 29 39 83
Délai de soumission des candidatures : 25 Septembre 2014 à  17h00 GMT
Management Sciences for Health is an equal opportunity employer offering employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, age, national origin, citizenship, physical or mental handicap, or status as a disabled or Vietnam Era veteran of the U.S. Armed Forces.