TITRE DU POSTE : Officier des opérations de parrainage
(les candidatures féminines sont fortement encouragées)
EQUIPE/PROGRAMME: SPONSORSHIP
Lieu: BAMAKO
Nombre de Postes à Pourvoir : 3
Type de poste : National
Protection de l’enfant: Niveau 3- les responsabilités du poste peuvent emmener le titulaire du poste à avoir des contacts ou un accès réguliers aux enfants et jeunes
BUT DU POSTE :
Save the children International est à la recherche des candidats qualifiés pour combler trois postes de spécialistes des opérations de parrainage. Dans l’ensemble, les titulaires seront chargés d’assurer la liaison avec les sponsors, Home Office, des bureaux de pays et des bureaux extérieurs, le maintien de commanditaire de haute qualité service et gestion de l’information des enfants en pleine conformité avec les politiques et procédures de parrainage.
ETENDU DU POSTE
Supérieur hiérarchique : Coordinateur des opérations du parrainage
Dimensions:
Personnel directement sous la responsabilité de ce poste :
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :
Les services aux Sponsor, la communication, la traduction et le classement.
Réponde à tous les e-mails et requêtes des parrains et le Home Office de manière ponctuelle et dans le temps.
Préparer et envoyez les Lettres de Bienvenu du Directeur et de la Famille aux nouveaux sponsors.
Envoyer les lettres de remerciement pour les dons extra des parrains
Organiser et participer aux visites des parrains
Traduire toutes les correspondances des parrains et des enfants de l’anglais en français et vice-versa et dans le délai
Accuser réception des paquets, lettres et e-mails des sponsors
Classer toutes les copies des correspondances entre l’enfant et le parrain dans le dossier des enfants
Organiser, suivre et confirmer les différents envois (via DHL, UPS, courrier postal, e-mail, etc.) vers et à partir d’endroits divers
Envoyer et suivre toute les correspondances et requêtes spéciales des parrains
S’assurer que toutes réponses des enfants sont reçues du terrain, enregistrées et envoyées aux parrains dans le délai
Préparer et soumettre les adresses incorrectes des parrains au siège
Réconcilier le dossier des enfants avec ASIST
ASIST (Système d’Information de Parrainage Automatisé), la gestion de la mise à jour des données des enfants et le renforcement de la politique
Enregistrer toutes les requêtes des parrains dans ASIST
Imprimer les fiches de collecte AFU (mise à jour annuel de l’enfant et de la famille) et les photos
S’assurer que tous les AFUS sont correctement remplis et enregistrer dans ASISt
Faire le downstream et le upstream
Générer les lettres de remerciement des parrains qui ont fait un don spécial
S’assurer qu’une copie du backup quotidien est enregistrée sur disque externe et que le backup est fait avant chaque upstream et downstream.
Garder les copies de toutes les correspondances dans le dossier de l’enfant
Enregistrer les nouveaux enfants dans ASIST
Changer le statut des enfants dans ASISt
Faire le suivi des correspondances dans l’outil de suivi des correspondances
Faire la mise à jour des dossiers sur la base des terminaisons, des transferts et des nouvelles attributions
S’assurer que le Manuel de Politiques et Procédures du Parrainage (y compris la Politique de Sécurité de l’Enfants) sont traduits en français et mis à jour constamment.
Traduire et distribuer les sections mises à jour du Manuel de Politiques et Procédures du Parrainage
Divers
Demander et garder la liste de suivi des fournitures de bureau pour le parrainage
Effectuer toute autre tâche confiée par le supérieur direct
COMPETENCES ET COMPORTEMENT (Nos valeurs en pratique)
Responsabilité:
Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
Orienté vers le futur, pense stratégiquement
Collaboration:
Construit et maintient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants
Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
Abordable, à l’écoute
Créativité:
Développe et encourage les solutions innovantes
Disposé à prendre des risques calculés
Intégrité:
Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence
QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES :
Maitrise en technologie de l’information, de la traduction ou de la documentation. Niveau maitrise avec une bonne expérience est acceptable. Connaissance de l’informatique. Maîtrise de l’anglais oral et écrit. Ces critères sont non négociables. Pouvoir travailler de façon autonome et en tant que partie d’une équipe
Documents à fournir sont: une lettre de motivation et un curriculum vitae en anglais, les photocopies des diplômes et certificats et au moins trois références.
DOSSIERS A FOURNIR : Les dossiers de candidatures doivent comporter :
• Un CV détaillé mis à jour.
• Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste.
• Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail.
• Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
• Les références d’au moins deux précédents employeurs (de préférence les superviseurs directs)
• Les dossiers de candidature doivent être déposés au plus tard le 29 Août 2014 à 12 h00 au bureau de Save the Children sis à Hamdallaye ACI Bamako – BP : 3105 ; tel : 20 29 61 35 ou 20 29 48 98 ou dans les sous-bureaux de Save the Children à Diéma, Sikasso, Koutiala, Mopti, Gao, Tombouctou et Goundam ou envoyés à l’adresse email savesahel@orangemali.net.
NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.