TITRE DU POSTE : EXECUTIVE ASSISTANT (ASSISTANT DE DIRECTION)
( les candidatures féminines sont fortement encouragées)
EQUIPE/PROGRAMME: Mali & Guinée LIEU D’AFFECTATION: Bamako
CATEGORIE: à confirmer Type de contrat : à confirmer
Sauvegarde de l’enfant Niveau 3 – les responsabilités de ce poste peuvent exiger que le titulaire ait des contacts réguliers avec ou un accès aux enfants ou aux jeunes
ROLE ET OBJECTIF:
L’équipe de direction du Mali a la responsabilité d’un éventail complet de programmes internationaux de Save the Children dans la région pour un budget d’environ 20 millions de dollars chaque année à travers notre organisation qui compte près de 300 personnes. Pour atteindre nos objectifs ambitieux et inspirer des brèches pour les enfants, le Bureau Pays, en collaboration avec les membres de Save the Children et conjointement avec les Agences implantées dans d’autres pays, vise à stimuler la croissance à 2 milliards de dollars d’ici 2015.
Afin de faciliter ce qui précède, l’Assistant(e) de direction devra appuyer le Directeur Pays, et ainsi développer et assurer une gestion administrative proactive et globale, ainsi que la gestion des informations et des services de secrétariat
ETENDUE DU ROLE DE L’ASSISTANT(E) DE DIRECTION:
Rendra compte au: Directeur Pays, Mali & Guinée
Personnel qui rendra directement compte au titulaire de ce poste : Aucun
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
1. Gestion des communications entrantes et sortantes pour le Directeur et maintien d’un degré élevé de compréhension du travail et des priorités.
• Recevoir et examiner toutes les communications entrantes telles que déterminées par le Directeur (à travers des emails, le téléphone, ou le personnel, etc.). Ces communications sont à gérer directement si possible, les référer à d’autres personnes le cas échéant, préparer et suivre les éléments qui doivent être traités ou vus par le Directeur.
• Coordonner la préparation des documents pertinents pour les réunions et discussions si nécessaire.
• Assurer la liaison avec le Directeur et avec le personnel en charge de l’informatique, afin de permettre au Directeur d’avoir accès aux équipements existants de communication de façon plus appropriée et s’assurer de leur fonctionnent efficace, et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
• Suivre les actions demandées aux autres par le Directeur, et les actions demandées par les autres au Directeur, afin de s’assurer qu’elles sont réalisées conformément aux délais fixés.
• Coordonner la production et la distribution des mises à jour mensuelles pour les membres du personnel de l’équipe pays (y compris les Directeurs de départements) de la part du Directeur Pays.
• Planifier et mettre en place des classeurs électroniques et manuels de façon appropriée pour que les documents clés soient accessibles en cas de besoin.
• Responsable de planifier et de soutenir la tenue des réunions et en particulier de l’équipe dirigeante (SMT)
• Rédiger pour le Directeur Pays des articles de façon mensuelle pour les bulletins d’information, les blogs et autres canaux de communication
• Appuyer les Directeurs de départements en cas de besoin
2. Planification et gestion de l’utilisation efficace de l’emploi du temps du Directeur Pays.
• Planifier l’agenda du Directeur Pays conformément aux priorités convenues, initier et organiser les réunions internes et externes, traiter et classer les demandes par ordre de priorité pour l’emploi du temps du Directeur, s’assurer que les documents pertinents sont disponibles, et faire le suivi des actions
• Assurer la liaison avec les parties concernées en vue de faciliter les rencontres et permettre la bonne circulation de l’information
• Coordonner les déplacements, voyages, réunions et visites de programmes pour le Directeur Pays
• S’assurer que toutes les dispositions nécessaires sont prises pour le Directeur Pays concernant ses déplacements, hébergements et visas, et s’assurer que toutes les précautions sanitaires sont prises, itinéraires planifiés de manière appropriée, la recherche et la préparation générale faite et les demandes de frais y afférents sont traitées dans les meilleurs délais
• Préparer pour le Directeur Pays des présentations le cas échéant, y compris la recherche d’informations et des faits à travers des sources internes et externes, et les présenter dans des tableaux et graphiques.
• Coordonner étroitement avec les Directeurs de Départements concernés afin de s’assurer que les communications et les décisions et actions conséquentes sont comprises et terminées à temps.
3. Effectuer d’autres tâches qui peuvent être demandées de temps en temps afin d’assurer le bon déroulement des activités et le bon fonctionnement des équipes.
4. Faire preuve de compréhension et de conformité avec les exigences de Save the Children en matière de sauvegarde de l’enfant, code de conduite et politiques de sureté et de sécurité et autres politiques globales de l’organisation.
COMPETENCES ET COMPORTEMENTS (nos Valeurs en Pratique)
Responsabilités:
• Se tenir responsable de la prise de décisions, la gestion efficace des ressources, l’atteinte des résultats avec les enfants et faire preuve de modèle sur les valeurs de Save the Children
• Tenir les équipes et les partenaires responsables d’assumer leurs responsabilités – en leur donnant toute latitude à délivrer de la meilleure façon dont ils jugent bon, tout en assurant le développement nécessaire afin d’améliorer les performances et d’appliquer les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints
• Créer un environnement managérial dans le pays pour conduire, permettre et maintenir notre culture de sauvegarde de l’enfant
Ambitions:
• Fixer des objectifs ambitieux qui présentent un défi pour soi-même et pour les équipes, prendre la responsabilité du développement personnel et encourager les équipes à faire de même
• Partager largement la vision personnelle de Save the Children, s’engager et motiver les autres
• S’orienter vers l’avenir, penser de façon stratégique et à l’échelle globale
Collaboration:
• Etablir et entretenir des relations efficaces avec sa propre équipe, les collègues, les bailleurs et les partenaires
• Valoriser la diversité, et la considérer comme une source de force compétitive
• Avoir la capacité d’écoute, être une personne accessible et facile à s’adresser
Créativité:
• Développer et encourager des solutions nouvelles et innovantes
• Prêt à prendre des risques disciplinés
Integrité:
• Etre une personne honnête, qui encourage l’ouverture et la transparence
• Agir toujours dans l’intérêt supérieur de l’enfant
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE INDISPENSABLES
• Avoir des compétences avérées dans l’organisation et la gestion administrative avec la capacité à gérer efficacement sa charge de travail dans le cadre de demandes serrées et concurrentes.
• Etre confiant, motivé et avoir l’esprit d’initiative et de jugement pouvant contribuer de façon significative à aider le Directeur dans la priorisation, délégation et gestion générale de son agenda selon sa disponibilité et sa charge de travail.
• Avoir d’excellentes aptitudes en communication et la capacité à faire face à toutes les situations et un large éventail de personnes à tous les niveaux, à la fois oralement et par écrit, y compris en rapport avec les documents très confidentiels et sensibles.
• Avoir une forte capacité d’influence ; par exemple, la capacité à obtenir la collaboration nécessaire à travers l’organisation en vue de respecter les délais.
• Avoir la capacité de rédiger et éditer des documents, produire les procès-verbaux des réunions de façon précise, et composer sa propre documentation de façon compétente.
• Etre capable de parler et écrire couramment le Français et l’Anglais de façon efficace
• Familiarité avec le travail dans une organisation complexe.
• Avoir une bonne maitrise de l’informatique, y compris Outlook, Microsoft… et s’intéresser à l’utilisation appropriée des nouvelles technologies de l’information et de la communication.
• Avoir un intérêt personnel pour Save the Children et dans le travail que nous faisons.
• Accepter les circonstances personnelles pour pouvoir travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail afin de respecter les échéances immédiates ou d’assurer la liaison avec les personnes se trouvant dans d’autres fuseaux horaires.
Compétences souhaitables
• Avoir une expérience de voyage ou de travail à l’échelle internationale dans les pays en développement.
• Avoir une connaissance des ONG internationales, en particulier leur façon de travail.
DOSSIERS A FOURNIR : Les dossiers de candidatures doivent comporter :
• Un CV détaillé mis à jour.
• Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste.
• Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail.
• Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste)
• Les références d’au moins deux précédents employeurs (de préférence les superviseurs directs)
Les dossiers de candidature doivent être déposés au plus tard le 25 Juillet 2014 à 16 h00 au bureau de Save the Children sis à Hamdallaye ACI Bamako – BP : 3105 ; tel : 20 29 61 35 ou 20 29 48 98 ou dans les sous-bureaux de Save the Children à Diéma, Sikasso, Koutiala, Mopti, Gao, Tombouctou et Goundam ou envoyés à l’adresse email savesahel@orangemali.net.
NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.