(Les candidatures féminines sont fortement encouragées)
TITRE DU POSTE: Assistant Administratif du projet USAID Nutrition et Hygiène
TEAM/PROGRAMME:Développement Lieu: Region de Sikasso
TYPE de Poste: National
PROTECTION DE L’ENFANT:
Niveau 3 – les responsabilités du poste peuvent emmener le titulaire du poste à avoir des contacts ou un accès régulier aux enfants ou aux jeunes
Introduction
• Le Projet Nutrition et Hygiène de l’USAID (PNH/USAID) a pour but l’amélioration des statuts nutritionnels des femmes enceintes et allaitantes et les enfants de moins de deux ans dans la Région de Sikasso, Mali. Ce programme, d’une durée de cinq ans, est financé par le gouvernement américain à travers l’USAID et mis en œuvre par Save the Children International, une organisation de développement internationale qui œuvre à améliorer la qualité de vie des enfants par le biais de la réalisation de leurs droits. Dans la mise, Save the Children International travaille en collaboration avec SNV.
• Pour atteindre ce but, le projet s’est fixé trois objectifs stratégiques :
– Accroitre les taux d’adoption des comportements optimaux soutenant la nutrition, la santé, l’assainissement et l’hygiène
– Accroitre la production et l’accès aux aliments riches en nutriments
– Améliorer l’offre de services nutritionnels de prise en charge de la malnutrition aigue
Pour assurer le bon fonctionnement des affaires Administratives et Logistiques du projet USAID Nutrition et Hygiène à Sikasso en vue de l’atteinte des objectifs, le projet recrute Un (01) Assistant Administratif.
Objectifs du poste :
Sous la supervision du Directeur Adjoint du Projet, l’Assistant Administratif apportera un soutien à l’équipe du programme pour le bon fonctionnement administrative du projet USAID Nutrition et Hygiène à Sikasso. De façon spécifique, l’Assistant administratif sera chargé de (d’):
– Assister l’équipe du projet USAID Nutrition et Hygiène en terme de la programmation administrative, logistique et financière ;
– Collaborer avec les différents départements logistique, ressources humaines et Financier du sous bureau de Sikasso pour la gestion logistique et financière ;
– Gérer le local du projet, les mobiliers et équipements, et les matériels roulants du projet USAID Nutrition et Hygiène;
ETENDU DU POSTE:
• Supérieur hiérarchique: Directeur Adjoint du Projet USAID Nutrition et Hygiène
• Dimensions: Save the Children travaille dans cinq régions du Mali avec un effectif actuel d’environ 300personnes et un budget actuel d’environ 20 millions de dollars chaque année.
• Personnel directement sous la responsabilité de ce poste: Néant
Rôles et responsabilités :
Les responsabilités du poste couvrent l’acquisition et gestion des biens et services, l’appui à la gestion financière, la gestion des matériels roulants, la gestion du local du projet.
1- Acquisitions des biens et services du projet :
– Appuyer l’élaboration de plan d’achat du projet avec l’équipe programme ;
– Faciliter le processus de réquisition avec les demandeurs de biens et/ou services ;
– Suivre le processus d’acquisition ;
– Préparation de documents paiement des fournisseurs de biens et/ou services à soumettre au département financier ;
– Classer tous les documents liés aux acquisitions ;
– Suivre et élaborer les états d’engagements mensuels liés au projet en collaboration avec le DCoP.
2- Appuis à la gestion financière du projet :
– Appuyer l’équipe du programme dans la budgétisation des activités ;
– Suivre la tenue de la petite caisse ;
– Faire la décompte de la petite caisse et faire le rapport hebdomadaire ;
– Transmettre auprès du responsable financier pour paiement les documents justifiant les factures à payer et suivre le paiement et mettre à jour les états d’engagements à son niveau.
3- Gestion des mobiliers et fournitures de bureau :
– Assurer le codage des mobiliers et équipement du projet
– Assurer la mise à la disposition des matériels et équipement ainsi que le suivi auprès de chaque détenteur ;
– Mettre à jour la situation des mobiliers ;
– Suivre le stock de biens et consommables auprès du magasinier du sous bureau ;
– Conduire et en faire un rapport des inventaires trimestriels des biens du projet à Sikasso.
4- Gestion de matériels roulants :
– Former le staff du projet dans l’utilisation des outils de gestion des matériels roulants (politique et règles d’utilisation des matériels roulants, cahier de bord, vitesse recommandées, etc.,)
– Appuyer l’équipe de programme dans la prévision de carburants pour faciliter l’allocation des avances carburant du staff ;
– Vérifier l’utilisation des carburants pour en faire l’état d’utilisation des avances carburant et le soumettre au niveau du département finances pour liquidation ;
– Assurer le bon suivi des papiers et équipements exigés pour chaque véhicule et moto (assurances, vignettes, etc.) et préparer à temps le renouvellement;
– Produire le rapport mensuel de parc auto-moto du projet à temps.
5- Administrations générales :
– Assurer la gestion administrative et logistique des différents ateliers et formation (dispatching des invitations, achat des fournitures, identification éventuelle des salles ; préparation des salles, pauses café/déjeuners éventuelles, hébergement de participants, paiement des participants, etc.)
– S’assurer que tout le staff national remette à temps leurs feuilles de temps et les transférer au département des ressources humaines.
– Gestion administrative du local de bureau pour le projet (application de la politique de sécurité, réception, des courriers, internet, eau et électricité, etc.)
Au regard de la nature de ses activités, Save the Children demande à tous ses employés des qualités de disponibilité et de flexibilité.
L’employé pourra être amené, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres taches que celles mentionnées dans son profil de poste et travailler en dehors des horaires mentionnés dans son contrat de travail.
COMPETENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs pratiques)
• Responsabilité:
Responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, dans le respect des valeurs de Save the Children
Responsabilise l’équipe et les partenaires dans leurs obligations – leur donnant la liberté de travailler meilleure façon qu’ils le jugent, fournissant l’appui nécessaire pour l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints
• Ambition:
Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même/elle-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement personnel et encourage les autres à en faire de même
partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
orienté vers l’avenir, réfléchi de façon stratégique
• Collaboration:
Établit et entretient des relations efficaces, avec son équipe, ses collègues, les membres et les partenaires extérieurs
Valorise la diversité, qu’il/elle considère comme une source de concurrence saine
Accessible, sait écouter, personne à qui on se confie facilement
• Créativité:
Développe et encourage les solutions nouvelles et novatrices
Désireux de prendre des risques mesurés
• Intégrité:
Honnête, encourage l’ouverture et la transparence.
Qualification et expérience
– BAC+3 (Graduat) en Gestion, logistique ou Equivalent ;
– Au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire, ou dans la gestion de projets ;
– Expériences avec le financement de l’USAID est souhaité ;
– Excellentes capacités analytiques et critiques, esprit tourné vers la résolution de problèmes ;
– Excellentes qualités en organisation, capable de mener sa mission avec autonomie ;
– Disponible pour assurer les appuis nécessaires au programme ;
– Dynamisme, rigueur, adaptation, polyvalence, intégrité, esprit d’équipe et de servir.
Compétences requises
• Procédures d’achat des biens et services selon les normes des bailleurs, notamment celles de l’USAID ;
• Compétences en organisation et classement ;
• Compétences en suivi ;
• Maitrise du logiciel Ms Excel et bonne connaissance de Ms Word
Dossiers :
Les dossiers de candidatures doivent comporter :
• Un CV détaillé
• Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste
• Des copies certifiées des diplômes et attestations de travail
• Un casier judiciaire en cours de validité
• Les références d’au moins deux précédents employeurs (de préférence les superviseurs directs)
Les dossiers de candidature doivent être déposés au plus tard le 03 Mai 2014 à 12 h00 au bureau de Save the Children sis à Hamdallaye ACI Bamako – BP : 3105 ; tel: 20 29 61 35 ou 20 29 48 98 ou dans les sous-bureaux de Save the Children à, Diema, Sikasso, Koutiala, Mopti, Gao, Tombouctou et Goundam ou envoyés à l’adresse emailsavesahel@orangemali.net.
NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.