Lieu d’affectation : Bamako (avec déplacements en région)
Durée du contrat : 6 mois (renouvelable)
Date de prise de fonction souhaitée : aussi rapidement que possible
Le Secours Islamique France (SIF)
Fondé en 1991, le Secours Islamique France (SIF) est une organisation non-gouvernementale de Solidarité internationale à vocation sociale et humanitaire. Le SIF soutient les populations défavorisées dans plus de 30 pays. Les missions du SIF sont :
Secourir
Accompagner
Témoigner
Dans le cadre de l’ouverture de notre mission au Mali, nous recherchons un Coordinateur logistique pour nous aider à mener à bien nos activités.
I. Description du Poste
Sous la responsabilité directe du Chef de Mission (CdM), le Coordinateur logistique veille au bon fonctionnement matériel de la mission et assure la gestion des biens du SIF dans le respect de la politique d’approvisionnement, des règles et procédures de l’association et conformémentaux dispositions légales du pays.
Il (elle) accomplit les tâches détaillées ci-dessous en liaison étroite avec le service logistique du SIF en France, selon les procédures internes de l’ONG et suivant les dispositions légales du pays.
Il (elle) assure la mise en place du matériel nécessaire à l’activité de la mission dans un souci d’optimisation et de sécurisation des personnes et des ressources matérielles.
Il (elle) gère également les besoins en « déplacements » et en communication en assurant l’allocation, la planification, la maintenance des moyens ainsi que la formation nécessaire à l’usage correct de ces moyens.
Description des tâches
Supervision des achats de biens et de services
Développe, met en place et consolide les plans d’achat, propose des achats groupés, supervise l’actualisation des plans d’achat par les départements de la mission ;
Supervise et/ou effectue les achats importants de biens, d’équipements et les passations de contrat de service ;
Gère le lancement et le suivi des appels d’offre nationaux / restreints ;
Supervise le suivi opérationnel des lignes logistiques sur les budgets ;
Valide tous les BCI d’équipement et fait remonter les demandes au Chef de mission puis au Siège
Capitalise les expériences, compile et organise les données/informations recueillies (fournisseurs, achats spécifiques, etc.) et les partage avec les responsables des différents départements de la mission, les partenaires d’exécution et le Siège ;
S’assure de l’adéquation en quantité et en qualité entre les approvisionnements et les commandes passées ;
S’assure que les partenaires d’exécution respectent et font respecter les procédures SIF et bailleurs dans la mise en œuvre du processus d’achats ;
Forme les logisticiens des partenaires aux procédures d’achat SIF et bailleurs ;
Gère l’ensemble des achats devant être faits à Paris et en effectue un suivi.
Supervision de la gestion du parc véhicules
Gestion du parc
Définit les besoins en véhicules sur la mission en collaboration avec le Chef de mission ;
Coordonne et optimise l’utilisation des véhicules ;
Planifie, en concertation avec les personnes concernées, les affectations de véhicules ;
S’assure qu’une formation est dispensée aux chauffeurs ;
Veille à la mise en place d’un carnet de bord pour chaque véhicule et à leur mise à jour ;
Supervise le suivi de la consommation des véhicules et la gestion administrative des documents liés au transport (log book, contrats de location, assurances, taes de circulation, vignettes auto et moto, etc.) ;
Optimise le suivi budgétaire des lignes transport.
Maintenance
Applique et fait appliquer une politique de gestion préventive des pannes et des services de maintenance en accord avec le  » log book  » ;
Assure le suivi budgétaire des lignes de maintenances, et l’optimise ;
Assure la formation des chauffeurs aux bases de la maintenance ;
Recueille, compile et présente sous une forme appropriée les données relatives à l’entretien et au fonctionnement de la gestion du parc.
Transport
Organisation des transports locaux
Conseille le Chef et le personnel de la mission SIF sur le mode de transport à choisir en fonction du budget alloué et de l’urgence de la situation ;
Organise et prépare la logistique des  » déplacements brousse  » (équipement du véhicule, cartes, reconnaissance d’itinéraires, etc.) ;
S’assure que les documents de transport sont établis selon les procédures SIF ;
Capitalise les informations sur les distances, les prix, les modes de transport et les sociétés de transport.
Contrôle des arrivages
S’assure qu’un contrôle qualitatif et quantitatif soit bien effectué à chaque réception de marchandises ;
Emet des réserves auprès des transporteurs (si nécessaire),
S’assure que les archives et les dossiers fret sont correctement tenus.
Supervision de la Gestion des stocks
Optimise l’utilisation des stocks;
S’assure que les procédures de stockage et de gestion des stocks soient respectées ;
Veille à la sécurité des stocks : vol et incendie, contrôle des accès ;
Lors de ses visites sur les bases et auprès des partenaires que le SIF finance, il procède physiquement à un  » random control  » ;
Aux fins de contrôle, rapproche les documents de fret et de gestion de stock afin de s’assurer de la cohérence de la chaine logistique ;
Consolide la valorisation des dons sur l’ensemble des programmes de la mission ;
Réaffecte le matériel restant à la fin des programmes.
Suivi des équipements durables
Gestion des parcs
Met en place une politique de gestion des équipements:
Analyse le temps de vie du matériel et planifie son remplacement ;
S’assure de la mise à jour de l’état de parc;
Trimestriellement fait vérifier physiquement la présence des équipements portés sur l’EDP.
Affecte et réaffecte le matériel sur l’ensemble de la mission en fonction des besoins identifiés par les personnels du SIF ;
S’assure que chaque matériel a un code log, une fiche d’identification et un dossier complet ;
S’assure que le matériel est sécurisé, et assure son suivi strict et rigoureux pour éviter pertes et vols ;
S’assure que le matériel est correctement utilisé et installé;
S’assure que les utilisateurs sont correctement formés ;
S’assure que tous les rapports d’incidents soient fais et transmis en coordination avec la fiche de perte du matériel pour sortie de l’EDP.
Maintenance
Réclame et conserve les documents techniques relatifs à la maintenance du matériel ;
Transmets le dossier complet du matériel en cas de réallocation ;
Assure la maintenance préventive, les révisions ;
Met en place une politique de maintenance du matériel.
Informatique
Gère le parc informatique et bureautique, élabore et assure le respect des procédures de maintenance  » hard  » et  » software « , de sauvegarde et de préservation des données ;
S’assure de la sécurisation de l’accès aux ordinateurs.
Gestion des ressources humaines
Supervise l’équipe logistique directement sous sa supervision ;
Briefe les assistants logisticiens lors de leur arrivée sur la mission ;
Met en place une stratégie de renforcement du département Logistique et fixe des objectifs aux équipes ;
Suit les plans d’action logistique mis en place au niveau de chaque base ;
Forme et appuie les assistants logistiques dans l’accomplissement de leurs activités et tâches, soit à leur demande soit en fonction d’un besoin identifié ;
Met en place des formations ad hoc sur les procédures logistiques ;
Remet à jour régulièrement des descriptifs de postes, s’assure de l’existence d’un profil de poste pour chaque membre de son équipe et d’un organigramme clair ;
Dimensionne les différents services logistiques selon les besoins ;
Mène les évaluations du  personnel sous sa supervision directe ;
En consultation avec l’Administratrice et le Chef de mission, demande, le cas échéant, des explications verbales et si besoin par écrit aux personnes placées sous sa responsabilité directe et décide des éventuelles sanctions à prendre.
Gestion financière
S’assure du suivi et du respect des lignes budgétaires afférentes à la logistique ;
Participe, en collaboration avec la coordination administrative et le Chef de mission, aux réunions mensuelles de suivi budgétaire ainsi qu’à celles convoquées ad-hoc ;
Est force de proposition pour l’optimisation des dépenses opérationnelles ou logistiques en vue de réduire les coûts.
Reporting
Rédige les rapports logistiques exigés par les bailleurs de fonds ;
Participe à l’écriture du SITREP sur tous les sujets qui relève de sa responsabilité (parc de véhicules, parc informatique, stocks, personnel logistique, sécurité) ;
Envoi du  » pack log  » mensuel (suivi des consommations de carburant, état des Parcs, suivi des approvisionnements, inventaire des stocks, etc.).
Formation
Forme les personnels expatriés et nationaux aux techniques et procédures logistiques mises en place sur la mission ;
Forme les utilisateurs d’équipements;
Gestion de la sécurité
Le Chef de mission détient la responsabilité ultime de la sécurité. Le Coordinateur logistique, en tant que référent sécu assiste le Chef de mission dans la gestion correcte de la sécurité sur toute la mission. Dans ce sens, il participe au développement du dispositif sécuritaire et est responsable de la mise en application et du respect des règles de sécurité. .
Participe au traitement des informations sécuritaires et à l’évaluation des risques ;
Transmet son analyse de la situation au Chef de mission ;
Fait remonter toutes informations sécuritaires au Chef de mission ;
Remonte tout incident sécuritaire au Chef de mission ;
Suit et fait appliquer les recommandations du Chef de mission.
Mise en place des moyens de sécurité
En fonction des risques évalués, détermine, en collaboration avec le Chef de mission les moyens à mettre en œuvre;
Participe à l’élaboration du plan de sécurité de la mission ;
Etudie la faisabilité et fait construire les infrastructures de protection;
Installe et assure le bon fonctionnement des moyens de communication ;
Sur demande et en collaboration avec le Chef de Mission, met en place et met à jour régulièrement un plan d’évacuation pour chaque base.
Application des règles de sécurité
Informe le personnel national et expatrié des règles à respecter établies en collaboration avec le Chef de mission ;
Indique les différents comportements et attitudes à avoir lors des déplacements;
S’assure du respect de l’ensemble des règles sécuritaires, notamment des contraintes journalières.
Application des procédures d’urgence
Informe le personnel expatrié et national du plan de sécurité ;
Vérifie la compréhension du plan de sécurité.
Autres tâches
Participe au dimensionnement des propositions de projets ;
Appuie et fait des recommandations aux Responsables de projets/programmes sur les aspects relevant de sa compétence ;
Capitalise l’ensemble des  » lessons learned  » et des informations recueillies, traite et fait redescendre les informations clés ;
Supervise le bon déroulement des ouvertures ou fermetures de bases en collaboration avec les équipes / partenaires terrain ;
S’informe et met à jour les procédures logistiques à suivre et en informe les logisticiens de bases / partenaires ;
Etudie et analyse le contexte pour en extraire les répercussions que cela pourrait avoir sur le secteur logistique (crise entrainant une hausse du prix du carburant, mouvements sociaux, nouvelle réglementation) et prend des décisions ad hoc avec le Chef de mission.
II. Compétences demandées
Avoir une expérience professionnelle similaire de management de 3 ans minimum, dont au moins 1 au service d’une organisation non-gouvernementale (références à fournir) ;
Excellente maîtrise du Français et bonne communication verbale ;
Permis de conduire et permis international en règle ;
Bonne connaissance de Bamako et de ses environs ;
Bonne connaissance des institutions et fournisseurs à Bamako ;
Expérience en gestion d’équipe ;
Bonne maîtrise de l’informatique (Windows, Excel, Word, Outlook, Internet) ;
Connaissances des principes généraux de mécanique automobile et des équipements de télécommunication ;
Connaissances et expériences des principes de base pour les achats, le dédouanement, le stockage et le transport.
III. Relations hiérarchiques
Le coordinateur logistique retenu travaillera sous la responsabilité du Chef de mission SIF au Mali. Il travaille également de manière étroite avec l’attaché logistique au siège du SIF, en France.
IV. Soumission d’une candidature
Pour ce poste le SIF encourage les candidatures féminines
Les personnes intéressées et qualifiées pour le poste sont incitées à envoyer leur candidature comprenant :
Une lettre de motivation ;
Un CV détaillé à jour ;
Trois références de travail (obligatoire) incluant numéro de téléphone.
Etre rapidement disponible est un atout ;
Les candidatures doivent parvenir par email avant le 15 avril 2014 à l’adresse suivante cdmmali@secours-islamique.org;
SIF se réserve le droit de recruter un candidat avant le 15 avril 2014 s’il s’avère remplir les conditions du poste ;
Seules les personnes retenues seront contactées. Si vous n’êtes pas contacté/e au 30 avril 2014 vous pouvez considérer que celle-ci n’a pas été retenue.