Poste: Un Adjoint au responsable Administratif et financier 

MISSION/ ROLE DANS L’ORGANISATION

L’adjoint au responsable Administratif et financier est responsable de l’organisation du service financier à travers le contrôle de la qualité,  le respect de la bonne application des procédures et de l’encadrement de l’équipe sous sa supervision, il est l’interlocuteur principal des équipes des autres départements du SIF.

Il assure le management de l’équipe comptable (Gestionnaire comptable et Gestionnaire de trésorerie), et apporte un appui aux  Admin des bases.

Le Secours Islamique France (SIF) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale basée en France. Fondée en 1992, le SIF est une association (loi 1901) apolitique à but non lucratif ayant pour objectif de secourir, apporter de l’aide et protéger les victimes de catastrophes naturelles, de conflits armés ou de crises économiques. Le SIF intervient dans plus de 15 pays à travers le monde pour y déployer des programmes d’urgence, de post-urgence et de développement. Le SIF apporte son aide depuis plus de 20 ans dans le respect des diversités culturelles, sans aucune distinction d’origine, de religion ou de genre

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Sous le management  du Responsable Administratif et Financier

Manage : un Gestionnaire Comptable, un Gestionnaire de trésorerie.

Liens transverses avec :

• Sur le terrain : Les Admin des bases d’intervention du SIF.
• A Bamako : les équipes log, sécu et programme
• Au siège : Comptable mission, Contrôleur de Gestion ;

Salaire brut annuel : de 11.624.544 FCFA à 12.239.676 FCFA. Le salaire sera choisi selon l’experience. 

Date de la prise de poste souhaitable: 11/03/2019

Durée du contrat : Poste en CDD de 10 mois à partir du 11 mars 2019, avec possibilité d’évolution vers un poste d’Adjoint Coordo Finance en juillet après la création de la coordination Finance en juin. 

TACHES PRINCIPALES DE LA FONCTION 

COMPTABILITE

• Supervise la saisie des données comptables dans le logiciel comptable effectuée par le gestionnaire comptable.
• S’assure de la validation des écritures comptable des clôtures des journaux comptables dans le logiciel comptable SAGA.
• Contrôle la tenue du livre des banques, caisses, les pointages et les rapprochements bancaires
• Supervise le contrôle des pièces comptables ainsi que l’archivage selon les procédures SIF
• Contrôle et valide la liasse comptable mensuelle et en assurer l’envoi au Siège
• Contrôle physiquement le comptage des caisses en capitale et sur les bases lors des visites
• Prépare les documents de clôture annuelle (FNP, CCA, Stocks, cautions, immobilisations, dons en nature) et en assurer leurs envoie au siège.
• Effectue un 1er Check des dossiers d’achats en signant le check list puis envoie le dossier d’achat au responsable Admi-Fin pour signature de la DVI ;
• Effectue un contrôle mensuel de l’ensemble des pièces comptables et s’assurer de leur envoie au siège dans le délai prévu ;
• Vérifie la comptabilité et faire un feedback mensuel aux deux comptables et aux admins bases en s’assurant de la correction de toutes les erreurs avant envoie au siège : vérification des affectations comptables et budgétaires, des lettrages, et de la conformité des pièces comptables ;
• Vérifie les retours du gestionnaire comptable sur les feedback siège et s’assurer de leur envoie au siège.
• S’assure du bon suivi et archivage des contrats des fournisseurs ;

TRESORERIE

• Organise les transferts de fonds sur les bases après traitement et validation de leurs plans de trésorerie.
• Elabore le prévisionnel de trésorerie de la mission et en assurer l’envoi au Siège après validation du responsable Admin Fin
• Choisit les établissements bancaires, s’assurer de leur solvabilité et fiabilité, optimiser les conditions, effectuer les demandes d’ouverture ou fermeture de comptes  selon les procédures SIF.
• S’assure des paiements de tous les fournisseurs et prestataires selon les termes du contrat ou de la facture.
• Valide le budget d’approvisionnement de la caisse.
• Effectue un contrôle de la caisse chaque semaine et  s’assurer de sa bonne gestion.

GESTION BUDGETAIRE ET FINANCIERE

• Elabore les budgets simples des projets dans le respect des trames bailleurs ou fonds propre
• Participe à l’élaboration des budgets complexes et du plan d’action annuel de la mission ainsi que ses révisions
• Edite, analyse et communique les suivis budgétaires (projections incluses) mensuels à l’équipe de coordination et aux Administrateurs/Responsables des bases et/ou des projets, et CDM questionne leur pertinence, alerte et apporte du soutien aux Coordinateurs.
• Participe à l’élaboration des rapports financiers selon les délais et formats bailleurs et assurer leur archivages.
• Veille au respect des procédures financières du SIF et des bailleurs.
• Participe aux audits des bailleurs.
• Traite les rapports financiers et demande de trésorerie des partenaires, et s’assurer de leur paiement.
• Valide les Tdr missions et activité dont le montant est au niveau de sa validation et Checker les Tdrs dont le montant dépasse son seuil de validation à travers le check list et les envoyer au Responsable Admin Finance pour validation.
• Participe à la rédaction des procédures administratives et financières ainsi que leur mise à jour.
• Rédige les memos Finance, les faire valider par le responsable admin fin et les diffuse aux équipes ;
• Propose des outils pour l’amélioration de la qualité du travail de ses équipes ;

ADMINISTRATION

• Supervise et veille au suivi et bon archivages des contrats, accords, agréments et tous autres documents administratifs.
• Veille à la réalisation correcte et dans les délais imposés de l’ensemble des opérations liées aux obligations fiscales.
• Vérifie l’ensemble des contrats, et veille au respect des aspects légaux (retenus d’impôts).
• Effectue les démarches administratives pour l’enregistrement de l’organisation auprès des autorités compétentes.

MANAGEMENT

• Participe au recrutement des membres de son équipe : élabore, corrige les tests techniques, prépare et mène les entretiens techniques ;
• Manage son équipe : briefing, planification, suivi, encadrement, entretien de performance, renforcement des connaissances techniques, etc. ;
• Evalue les performances des membres de son équipe périodiquement : prépare et assure les entretiens d’évaluation;
• Gère les conflits qui peuvent surgir au sein de son équipe et en référer au Responsable Admin/Finance si aucune solution n’est trouvée ;
• Supervise le travail effectué par son équipe et valide l’ensemble des documents élaborés par celle-ci ;
• Est vigilant sur les relations fluides de son équipe et des équipes projet et logistique ;
• Alerte le Responsable Admin/Finance en cas des conflits entre lui-même ou ses équipes et les autres équipes de la mission.
• Elabore et assure la mise à jour régulière des fiches de postes du membre de son équipe

REPORTING 

• Contribuer à l’élaboration du SITREP à travers un petit rapport d’activité mensuel.
• Envoyer au siège, les rapports comptables chaque mois

• Informer sans délais le responsable Admin/fin  de tout retard, conflit, problème rencontré dans le cadre de ses activités. 

La liste des tâches n’est ni exhaustive, ni limitative et est évolutive 

SAVOIR FAIRE/CONNAISSANCES

• Formations : BAC + 3 Minimum dans les métiers de la gestion, Finance, comptabilité ou diplôme équivalent.
• Minimum expérience : Au moins 5 an d’expérience dans des fonctions similaires.
• Bonne capacité rédactionnelle : facilité à s’exprimer à rédiger ;
• Niveau langues : très bon niveau en français à l’écris comme à l’oral, l’anglais est un atout ;
• Niveau logiciels : Windows, pack office, la connaissance d’un logiciel de gestion et de comptabilité de type SAGA est nécessaire.
• Capacités organisationnelle ;
• Réactivité ;

SAVOIR-ETRE 

• Être très tolérant et ouvert d’esprit;
• Etre très honnête et transparent
• Aimer travailler en équipe ;
• Être flexible, patient et diplomate ;
• Etre Rigoureux et professionnelle ;
• Être autonome, polyvalent, adaptable et engagé dans son travail ;

DATE /LIEU / ZONE GEOGRAPHIQUE

Poste situé à : Bamako

Déplacements : Déplacements sur le terrain selon les règles de sécurité du SIF

Merci d’envoyer votre candidature composée de :

–           Un CV détaillé à jour

–           Une lettre de motivation

–           Trois références de travail (obligatoire) incluant numéro de téléphone

–           Attestations et diplômes.

Par mail en précisant en objet l’intitulé du poste à l’adresse suivante : recrutementsifmali@gmail.com au plus tard le 22/02/2019 à 12h30.

Ce document non contractuel est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du service ou de l’organisation 

Le SIF étant une association avec des moyens limités, la polyvalence et la flexibilité sont nécessaires afin de pallier toute difficulté temporaire et exceptionnelle. La direction peut ainsi demander à tout salarié d’exécuter des tâches en dehors du présent cahier des charges et correspondant à votre qualification ou d’être disponible pendant les périodes des campagnes, en dehors des horaires et/ou jours ouvrables du contrat de travail, dans le respect de la législation en vigueur.