Les Candidatures Féminines sont fortement encouragées
TITRE DU POSTE: Finance and Admin Officer
LIEU D’AFFECTATION: Mopti
DATE DE REVISION- FEVRIER 2014
OBJECTIF DU POSTE : Assurer le bon fonctionnement des affaires Administratives et Financières du bureau de Save the Children à Mopti en vue de l’atteinte des objectifs.
Le Charge Administratif et Financier est responsable du bon suivi des procédures financières. Il s’assurera que le sous bureau de Mopti respecte les procédures financières existantes et que les documents de comptabilité sont bien envoyés au Bureau Pays, il analysera l’information financière et créera des indicateurs de gestion et il aidera le chef du sous bureau en analysant les frais d’exploitation du sous bureau (staff, équipement, etc…)
PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES
1. Suivre de façon rigoureuse le budget original approuvé par la Direction de Save The Children International en ce qui concerne l’exécution financière des activités programmées ;
2. Maintenir- en collaboration avec le Chef de bureau, l’équipe finance et les coordinateurs de programme – tous les dossiers de toutes les subventions et sous subventions, conformément aux exigences requises dans la gestion des subventions ;
3. Assurer la gestion quotidienne du Departement Finance/sous bureau de Mopti ;
4. Effectuer l’inventaire systematique de la petite caisse ;
5. Réviser le rapport financier et narratif des partenaires bénéficiaires, en vérifier l’exactitude mathématique et la conformité avec les clauses des subventions et contrats, s’assurer que la documentation est complète ;
6. Tenir le journal de bon d’essence;
7. Appuyer les équipes programmes dans le suivi et le rapportage hebdomadaire, le partage de l’information ;
8. Controller et approuver le Glacos de caisse avant de soumettre a Bamako ;
9. Suivre minutieusement la justification des avances ;
10. Vérifier la conformité des factures soumises par les fournisseurs au projet pour paiement en fonction des exigences des bailleurs ;
11. Effectuer tous les paiements approuvés ;
12. Assurer un classement régulier et adapté des archives financières et comptables ;
13. Travailler avec le chef de bureau, les équipes programmes, logistique, pour s’assurer que le programme de suivi est respecté, notamment en ce qui concerne le suivi financier ;
14. Analyse des coûts
• Les frais d’exploitation mensuels du sous bureau de Mopti
• Les frais de communication mensuels du sous bureau de Mopti
• Présentation de l’analyse des coûts au Chef de sous bureau de Mopti pour la prise de décision sur le contrôle des coûts
15. Allocation des ressources des coûts
• Réaliser un suivi de l’allocation des ressources de SCI sur les projets de la zone de Mopti
• Recouper les allocations avec les autres départements
• Présentation de l’allocation des ressources du sous bureau au Directeur Financier Pays et au Directeur des Operations pour une prise de décision appropriée.
16. Collaborer et Coordonner avec la Chargée du personnel à Bamako pour toutes les questions liées à la gestion administrative du personnel de Mopti telles que :
– Assurer un Suivi rigoureux des time sheets,
– Assurer la relation avec les services de l’emploi
– Suivre et documenter les mouvements du personnel, (congés, permission, maladie professionnelle etc.
– Coordonner et suivre l’élaboration des évaluations de performance annuelles du personnel à Mopti.
17. S’assurer que la procédure RH soit respectée – Renforcer les liens avec ces départements et créer des outils de suivi transversal.
18. Coordonner l’orientation des nouveaux employés.
Exécuter toutes autres tâches liées au poste.
LIENS HIERARCHIQUES: Superviseur: Chef de sous Bureau de Mopti.
Collaborateur direct : Finance and Admin Assistant
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :
– Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans les domaines de la finance, de l’administration et de la comptabilité.
– Licence en Comptabilité et Gestion ou tout diplôme équivalent
– Compétences administratives et financières démontrées
– Capacité de communication en anglais
– Compétences en informatique : MS Windows, Word et Excel
– Expérience de travail avec les organisations internationales
Autres spécifications :
Au regard de la nature de ses activités, Save the Children International demande a tous ses employés des qualités de disponibilité et de flexibilité.
L’employé pourra être amené, sur demande de son superviseur, à accomplir d’autres taches que celles mentionnées dans son profil de poste et travailler en dehors des horaires mentionnés dans son contrat de travail.
DOSSIERS : Les candidats (es) intéressés (es) par le présent avis de recrutement doivent fournir les dossiers comportant :
־ Une lettre de motivation ;
־ Un CV détaillé ;
־ Copies certifiées des diplômes et attestations ;
־ Les références d’au moins deux précédents employeurs (de préférence les superviseurs directs).
־ Un casier judiciaire.
Les dossiers de candidature doivent être déposés au plus tard le 17 Mars 2014 à 12 heures précises au bureau de Save the Children International Mali-Guinea, sis à Hamdallaye ACI Bamako – BP : 3105 ; tel: 20 29 61 35 ou 20 29 48 98 ou dans les sous-bureaux de Save the Children International à Sikasso, Gao, Kayes, Diéma, Mopti, Tombouctou ou envoyés à l’adresse émail suivante : savesahel.@orangemali.net
NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews et les tests de capacité. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.