POSTE	Officier Logistique Ménaka
GRADE	Catégorie 8C de la CCFC
BASE	Ménaka
SUPERVISEUR	Supply Chain Manager Ménaka

 PRESENTATION GENERALE:

International Rescue Committe (IRC) a pour objectif de sauver des vies, de renforcer les institutions et de promouvoir la cohésion sociale à travers des programmes soigneusement conçus et professionnellement mis en œuvre. IRC au Mali depuis avril 2012 dans les domaines  de la Santé & Nutrition, Eau Hygiène et Assainissement (EHA), l’Education, la Protection de l’enfant, la promotion de la femme et la relance économique.

OBJECTIFS DU POSTE

Sous la supervision du Supply Chain Manager, l’Officier logistique servira de point focal entre la logistique et les programmes pour toutes les questions relatives à l’approvisionnement, au transport et à la maintenance des structures IRC.

RESPONSABILITES

Sous la supervision directe du Supply Chain Manager Ménaka le/la titulaire de ce poste assumera les tâches suivantes :

Approvisionnement et Achats

• S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière ;
• S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées sont conformes aux demandes des programmes et aux documents d’achat (PR, BID, PO,…) ;
• Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements (commitments) en cours.
• Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
• S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons;

• Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt d’IRC
• Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
• Préparer les demandes de payement des fournisseurs en conformité avec les delivery report et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
• Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail ;
• Préparer la documentation nécessaire pour les achats (demande de pro forma, appel d’offre, analyse des offres, contrat d’achat, BID, PO, PRF, etc…) et proposer les meilleur offres en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraisons
• En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs pour une validation ATC ;
• Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et   dont les ATC ont été validés afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires ;
• Rechercher les factures pro forma auprès des fournisseurs autorisés et Ad Hoc approuvés par IRC;
• De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les tranches d’engagements financiers, conformément aux procédures d’approvisionnement d’IRC ;
• Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs ;
• Etablir la liste de prix des matériels ; Tenir à jour la liste/catalogue de prix et en informer les programmes de tout changement ;
• Préparer et tenir à jour la base des données fournisseurs ;
• S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures d’approvisionnement en vigueurs ;
• S’assurer que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures d’IRC ;
• S’assurer de la gestion de tous les contrats (location de véhicules, services, ..) ;
• Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
• Travailler avec les chargés des achats de Bamako pour le suivi des achats articles non disponibles sur le marché local. 

Transport

• Assurer le suivi des entretiens des motos en collaboration les conducteurs ;
• Assurer le suivi de l’utilisation et des mouvements des véhicules ;
• Veiller à la bonne tenue des feuilles de bord et s’assurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le règlement d’IRC relatifs à l’utilisation des véhicules ;
• S’assurer de l’accord du Supply Chain Manager pour tous les déplacements en dehors de la ville ;
• Assurer la gestion des contrats de locations des véhicules et s’assurer que tous leurs documents sont en règle ;
• Organiser et expédier les cargos par voies aériennes et routières, communiqué avec le responsable des stocks et les responsables des programmes pour le suivi.

 Gérer les Assets et autres équipements

• Assurer un bon suivi des assets et autres actifs (sortie et entretien) ;
• Tenir le registre des assets et équipements du bureau, des résidences et sur le terrain ;
• Codifier les nouveaux assets et équipements avant tout mis en service ;
• Assurer la maintenance et la réparation des actifs conformément à la politique de l’IRC.

Reportage / Capitalisation :

• Participer  aux inventaires annuels et ponctuels  des stocks de matériels et assets d’IRC ;
• Assister aux contrôles inopinés des stocks ;
• Élaborer les rapports hebdomadaires et mensuels des PRTS, de la consommation des véhicules et de payements de location et soumettre dans les délais requis.

Maintenance

• Assurer la gestion et le suivi des contrats de prestation ;
• Assurer le suivi des entretiens des générateurs ;
• Assurer le suivi et l’entretien des bâtiments et du matériel IRC ;
• Assurer toute la supervision des travaux de réhabilitation.

Divers

• Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur ;
• .Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.

Effectuer toute autre tâche en rapport avec sa fonction.

  CONDITIONS REQUISES

• Avoir  au minimum un DUT en logistique ou tout autre diplôme équivalent ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ;
• Avoir une maîtrise du français (parlé et écrit). La connaissance de l’anglais et des langues locales serait un atout ;
• Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access, Powerpoint et Word ; et la connaissance du Bva ou Prolog serait un atout ;
• Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali.

COMPETENCES ET APTITUDES

• Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ;
• Etre motivé, proactif, créatif ;
• Etre bon communicateur ;
• Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ;
• Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel.

Garantir une étique irréprochable dans l’accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d’insuffisance, d’irrégularité et de fraude). 

CANDIDATURE 

Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail)  au plus tard le 05 janvier 2019 à 17h00 au bureau de IRC-Mali sis à Badalabougou près de l’hôtel Badala, ou aux bureaux/antenne d’IRC à Kidal, Ménaka, Mopti, Nara, Tenenkou en mentionnant le poste Officer Logistique Ménaka. 

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.      

Pour ceux qui veulent postuler en ligne envoyer vos dossiers à l’adresse  suivante  en mentionnant a l’intitulé du message Officer Logistique Ménaka:  ML-Recruitment@Rescue.org 

NB : les dossiers déposés ne sont pas récupérables

  Seules les candidatures présélectionnées seront contactées 

« IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (standards pour la conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la sauvegarde de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, et les représailles. »