Expertise France est une agence publique Française, créée par la loi du 7 juillet 2014 relative à la politique de développement et de solidarité internationale. Etablissement public, placé sous la double tutelle du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) et des ministères économiques et financiers, elle est l’agence française de coopération technique internationale.
Elle conçoit et met en oeuvre des projets destinés à contribuer au développement équilibré des pays partenaires, conformément aux objectifs de développement durable (ODD) de l’Agenda 2030 et aux priorités de l’action extérieure de la France.
Pour cela, l’agence mène des projets dans les principaux domaines de l’action publique :
– Gouvernance démocratique, économique et financière
– Paix, stabilité et sécurité
– Développement durable, climat et agriculture
– Santé et développement humain
Objet de l’annonce
Le département santé à travers son bureau santé au Mali, dans le cadre de la mise en place du projet de renforcement des capacités des services de santé des forces armées malienne (projet PARSANTE), recrute un.e Chargé Administratif.ve et Financier.e (CAF) pour assurer la supervision administrative, comptable et financière du projet.
Fonctions Basé à Bamako, le poste est rattaché au Département Santé d’EF, sous la supervision du Coordinateur technique du projet PARSANTE, en lien avec le.la chargé.e de projet siège et / ou l’assistant.e de projet au siège.
Le CAF du projet PARSANTE est le garant de la bonne gestion administrative et financière du projet, en conseil et appui au Responsable de projet basé à Bamako et au Chargé de projet à Paris.
Missions/Responsabilités
A ce titre, le/la Responsable Administratif et Financier se chargera plus particulièrement d’intervenir dans les champs suivants :
1. La gestion comptable du projet
– Préparer les demandes de paiement du projet
– Veiller à ce que chaque dépense soit appuyée par une pièce justificative probante et en conformité avec les procédures d’achat d’Expertise France et du projet (respect des seuils de mise en concurrence et seuils d’engagement des dépenses)
– Paramétrer et saisir les journaux de caisse et banque du projet
– Suivre les opérations financières du compte bancaire du projet en étroite collaboration avec le cabinet comptable (chèques, frais bancaires, retraits, règlements)
– Assurer la numérotation, le classement méthodique et l’archivage des pièces comptables (papier et électronique)
– Effectuer les clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse
– Transmettre les clôtures mensuelles au siège d’Expertise France après validation du Responsable du projet
– Anticiper les besoins en trésorerie du projet
– Transmettre au siège d’Expertise France les demandes d’approvisionnement après validation du Responsable du projet
– Préparer et contribuer à la clôture comptable annuelle du projet
2. La gestion budgétaire du projet
– Veiller à la bonne affectation budgétaire des dépenses
– Vérifier que les dépenses sont éligibles, c’est-à-dire prévues au budget du projet et dont les montants respectent les règles de flexibilité budgétaire du projet.
– Etre responsable du suivi budgétaire des dépenses locales (exécution financière)
– Elaborer, conjointement avec le Responsable du projet, les prévisionnels mensuels de dépenses
– Transmettre les suivis budgétaires et prévisionnels mensuels du projet au siège d’Expertise France, après validation du Responsable du projet (format Expertise France)
– Elaborer les rapports financiers mensuels, trimestriels, semestriels et annuels (format bailleur)
– Préparer les reprogrammations budgétaires du projet et notamment proposer des réaffectations budgétaires, si besoin, au Responsable du projet pour discussions avec le siège
3. La gestion générale et administrative du projet
– Préparer les audits internes et externes
– Assurer la mise en oeuvre des recommandations formulées par les auditeurs externes et missions de supervision du siège EF et du bailleur
– Appuyer à la gestion des stocks et des actifs du projet (inventaires périodiques)
– Établir des plans de service des chauffeurs et assurer le suivi de l’utilisation des véhicules et le contrôle de la consommation de carburant
– Assurer le suivi des contrats liés au projet (contrats d’achat, contrats bailleurs etc.)
– Participer, en coordination avec le siège, à l’élaboration de procédures administratives et financières
– Assister l’équipe projet dans la mise en oeuvre effective des activités et la réalisation des objectifs
– Accueillir et orienter des partenaires, et gestion des appels téléphoniques
– Gestion correcte du secrétariat ;
– Gérer le courrier entrant et sortant, et en organiser la distribution et le traitement ;
– Assister au planning et à la fixation des réunions et rendez-vous du coordinateur technique du projet et des autres experts PARSANTE ;
– Collecter auprès des membres de l’équipe, les points à mettre à l’ordre du jour des réunions, élaborer les contenus des réunions, organiser les documents de support des réunions pour le Chef de Programme et les intervenants du PARSANTE, rédiger et soumettre pour approbation, les procès-verbaux des réunions (et des rencontres) ;
– Préparer et co-rédiger les notes internes, les correspondances externes et toute autre communication nécessaire pour le bon fonctionnement des activités du projet ;
– Participer au développement d’un processus de gestion des connaissances et de communication interne et externe au sein du projet ;
– Archiver physiquement et digitalement tous les documents relatifs au PARSANTE
– Suivre les contrats, congés pour le personnel du projet et les experts, les maladies, et les déplacements ;
– Gérer la liste d’inventaire et gestion d’une liste d’inventaire.
Profil du candidat
Instruction :
Niveau d’études/diplôme spécifique: Etre titulaire d’un diplôme Bac + 4/5 minimum en Comptabilité et Finances, sciences de gestion ou tout autre diplôme dans le domaine
Connaissances spécifiques /techniques souhaitées :
– Gestion budgétaire ;
– Aptitudes à renforcer des capacités ;
– Analyse financière
– Avoir une bonne connaissance des mécanismes de financement et la pratique des procédures et systèmes de gestion financière et comptable des projets
Expérience préalable nécessaire :
– Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans un poste similaire
– Avoir travaillé à Expertise France est un atout.
Habilitées demandées
– Autonome et capable de s’adapter aux imprévus ;
– Maîtrise des procédures bailleurs
– Preuve de réactivité et de dynamisme
– Aptitude à travailler en équipe et sous pression
– Esprit d’initiative et rigueur dans le traitement des dossiers
– Etre flexible en cas de besoin et pouvoir adapter son temps de travail
– Sens des priorités et souci du détail.
Langues
– Français courant exigé ; la connaissance de l’anglais est un atout.
Programmes informatiques requis :
– Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique et une connaissance approfondie des différents logiciels et navigateurs courants (World, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion, Outlook …). La connaissance des logiciels de gestion financière et comptable constitue un atout;
Mobilité
– Mobilité nationale et internationale pour des ateliers ou formation
Tout dossier de candidature doit inclure :
– une lettre de motivation
– un curriculum vitae comportant au moins les coordonnés de 2 personnes de référence
– des copies légalisées des diplômes
et doit être envoyé obligatoirement avec la mention « Candidature : Chargé administratif et financier au bureau PARSANTE à Bamako » envoyés aux adresses suivantes :
gabrielle.hersent@expertisefrance.fr
issouf.maiga@expertisefrance.fr
Délai de dépôt des dossiers de candidatures : Vendredi le 21 Décembre 2018 à 10 heures
NB : Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement.