Titre du poste: Responsable de Finance et Approvisionnement (Finance and Procurement Officer)
Division: Keneya Jemu Kan Project (KJK), Johns Hopkins CCP
Rapport au: Directeur de Finances et de l’Administration du Projet USAID Keneya Jemu Kan
Lieu: Bamako, Mali
Travail à temps plein: 40 heures par semaine
Salary: TBD
Nature du contrat: CDD

Sommaire:

Le Centre pour les programmes de communication (CCP) Johns Hopkins, principal récipiendaire du Projet USAID Keneya Jemu Kan au Mali, recrute un responsable de Finance et Approvisionnement (Finance and Procurrement Officer).  Ce projet, financé par l’USAID pour 5 ans (Décemble 2014-Decembre 2019) a pour objectif général d’augmenter l’utilisation de la prévalence contraceptive, de réduire la mortalité maternelle, infantile et juvénile et de réduire la prévalence de l’insuffisance pondérale chez les femmes et les enfants ainsi que le retard de croissance chez les enfants en améliorant l’offre et la demande en produits et services de santé. KJK est dans sa cinquième année de mise en œuvre. L’une des activités que le projet mettra en œuvre au cours de la cinquième année comprend les programmes à base communautaire qui seront exécutés par 10 ONG locales. Le responsable financier est responsable de tous les aspects du processus de gestion et de la supervision de ces  contrats de sous-subvention Il / Elle sera également responsable de tous les aspects d’approvisionnement.En outre, il / elle jouera un rôle important dans la coordination avec les autres membres de l’équipe de projet en fournissant une aide au renforcement des capacités des bénéficiaires, selon les besoins.

Les tâches et responsabilités essentielles comprennent ce qui suit. D’autres tâches peuvent être assignées:

La gestion comptable  et administration générale

• aide à la conformité des dépenses , au paiement, au transfert, au rapprochement des dépenses et aux rapports;
• Travailler avec le personnel du pays pour assurer la résolution quotidienne des problèmes et faciliter les transactions financières;
• Surveiller les dépenses, effectuer un rapprochement budgétaire et établir des prévisions sur la base d’une analyse détaillée du rendement financier et des hypothèses financières connexes;
• Maintenir la documentation pour soutenir les transactions financières de subvention et veiller à ce que les transactions soient conformes aux politiques et aux réglementations de JHU.CCP;
• aider les équipes des bureaux régionaux à établir des rapports financiers;
• Identifier les problèmes liés aux achats, aux paiements et aux budgets et communiquer directement, au besoin, avec le superviseur;
• élaborer des calendriers de paiement et surveiller les encaissements de paiements d’entités externes et internes;
• Travaillez bien avec d’autres personnes dans un environnement d’équipe et réaliser toute autre tâche connexe assignée;
• Enregistrement des transactions dans les systems;
• aider aux paiements en espèces pour les formations et les ateliers.

Gestion des sous-subventions:

• Suivre et renforcer les capacités du personnel des sous-bénéficiaires;
• aider à la préparation et à la révision des accords de sous-subvention;
• examiner les rapports financiers des sous-subventions et les documents justificatifs pour en vérifier l’exactitude mathématique et l’exhaustivité et fournir des informations en retour si nécessaire;
• Assurer le suivi des sous-subventions ainsi que des dossiers financiers conformément au Manuel des finances du Bureau Pays;
• Effectuer des visites de contrôle / supervision de la conformité financière et générale pour les sous-bénéficiaires;
• Assurer la liaison avec les ONG / OCB locales en étroite collaboration avec le responsable de l’activité communautaire et les coordinateurs régionaux du KJK;
• Soutenir la formation continue des sous-bénéficiaires aux procédures financières des sous-subventions et aider à organiser des ateliers de formation officiels pour les sous-bénéficiaires;
• Participer aux clôtures de sous-subventions en veillant à ce que toutes les exigences de l’accord de sous-subvention soient remplies et que les fonds de sous-subvention soient correctement réglés.

Approvisionnement

• Contribuer au développement et au processus de la stratégie d’approvisionnement organisationnelle du projet;
• Aider le projet à préparer les documents d’approvisionnement (demandes de propositions, RFQ et les DAO);
• Créer / mettre à jour une base de données de fournisseurs par nature;
• Organiser et mener à bien la sélection et le recrutement de fournisseurs concurrentiels pour des biens et des services; examiner et préparer tous les contrats, les bons de commande et autres documents des fournisseurs et les soumettre à l’approbation;
• Suivre et signaler la conformité des fournisseurs conformément aux procédures du projet et des donateurs;
• Assurer de bonnes relations entre le projet et les fournisseurs;
• Conservez de bons registres de toutes les activités liées aux achats.

Responsabilités de supervision: aucune 

Education et/ou expérience 

• Un diplôme universitaire en finance, en comptabilité, gestion ou dans un domaine similaire est requis;
• Un minimum de 5 années d’expérience professionnelle dans la gestion de subventions, la budgétisation ou l’audit est requis;
• 4 années d’expérience au service des finances d’une organisation non gouvernementale;
• Une très bonne expérience dans la gestion des achats et de chaîne d’approvisionnement;
• Connaissance approfondie des règles de l’USAID ou des donateurs internationaux en matière de subventions, contrats et achats;
• Connaissance approfondie des réglementations et des pratiques du gouvernement américain en matière de passation des marchés (en particulier l’USAID);
• connaissance des exigences législatives et réglementaires relatives aux produits concernés et des problèmes logistiques;
• Expérience en audit et en logistique est préférable.

Compétences linguistiques

• Excellentes compétences en français oral et écrit
• Une bonne maîtrise de l’anglais écrit et parlé est un atout. 

Compétences informatiques:

• Connaissances informatiques avancées, notamment avec Excel et les logiciels de comptabilité tels que QuickBooks.

Qualifications souhaitables

• Expérience de travail avec les sous-bénéficiaires

Keneya Jemu Kan  est un employeur garantissant l’égalité des chances et offrant un environnement de travail collégial et sensible au genre. Et à cet effet, nous encourageons vivement les candidatures féminines. Ce poste est une position est nationale. Le titulaire sera soumis à une période conformément au droit du travail malien.

Les candidats intéressés peuvent postuler en envoyant leur CV à jour en y indiquant les personnes de références avec leurs adresses complètes, accompagné d’une lettre de motivation à recrutement@projetkjk.org au plus tard le 09 Novembre 2018 tout en précisant dans l’objet du message « candidature au poste Responsable de Finances et Approvisionnement ».