AVIS DE VACANCE DE POSTE TEMPORAIRE
La Section des achats de la MINUSMA recrute:
AVIS DE VACANCE DE POSTE TEMPORAIRE Nº : MINUSMA-L-022-19
Durée du contrat : Jusqu’au 30 juin 2019
POSTE Nº: 30903488
TITRE DU POSTE : UN (E) ASSISTANT (E) AUX ACHATS
Lieux d’affectation : Bamako – Mali
Date d’ouverture : 02 octobre 2018
GRADE : GL-5
Date de clôture : 15 octobre 2018
Les candidatures reçues après la date limite ne seront pas acceptées.
I. RESPONSABILITES
Sous la responsabilité et la supervision du Chef de la Section des Achats, le/la titulaire du poste assurera les tâches suivantes :
• Fournir un appui logistique, administratif et technique au Chef ainsi qu’aux équipes de spécialistes des achats en charge de l’acquisition d’une grande variété de biens et/ou de services ;
• Réviser, enregistrer et prioriser toutes les correspondances soumis au Chef pour les dossiers d’achat et obtenir les informations pertinentes requises ;
• Veiller à ce que la correspondance émanant des unités, les présentations, les points de discussion, les profils et les notes d’information soumis à l’appréciation / la signature du Chef soient conformes au format établi ;
• Préparer, traiter et assurer le suivi des procédures administratives ainsi que les modalités des voyages officiels pour les soumissionnaires ;
• Formulation et publication des avis d’expression d’intérêt des soumissionnaires, examen, sélection des réponses et distribution aux acheteurs concernée.
• Maintenir à jour le statut des demandes existantes et les contacts avec les fournisseurs pour assurer une base de données des biens et services disponibles,
• Exercer la fonction de contrôle de qualité pour tous les documents sortants ; relire et éditer des textes pour la concordance au format, à la grammaire, à la ponctuation et au style ;
• Assister les administrateurs impliqués dans les opérations d’achats plus complexes et de grande valeur monétaire ; Cordonner la distribution des documents pertinents à toutes les parties impliquées ; assurer un suivi approprié des actions etc. ;
• Maintenir les bases de données et les fichiers internes pertinents ; suivre tous les accords contractuels, les contrats-cadres, etc. et tenir informés les utilisateurs concernés de leurs droits et obligations contractuels ;
• Rechercher, retrouver et présenter des informations de sources internes et externes variées sur les sources d’approvisionnements, les fournisseurs de biens, etc., et obtenir les spécifications de nouveaux produits et équipements sur le marché ;
• Préparer les correspondances de routine et préparer les comptes-rendus de réunions ;
• Exécuter toutes autres tâches assignées.
II. COMPETENCES
Professionnalisme : Connaissance de l’administration et de la gestion du carburant. Aptitude à appliquer les différentes règles et procédures des Nations Unies dans les situations de travail. Aptitude à cerner les problèmes, formuler des avis, tirer des conclusions et faire des recommandations. Être fier de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maitrise du sujet; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés; être motivé par des intérêts professionnels plutôt que personnels; persévérer face aux obstacles et difficultés; garder son calme dans les situations stressantes; prendre la responsabilité d’intégrer les perspectives sexospécifiques et d’assurer la participation égale des femmes dans tous les domaines du travail.
Aptitude à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.
Aptitude à planifier et à organiser : Aptitude à définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; aptitude à suivre l’exécution des plans et des mesures et les modifier s’il y a lieu; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Esprit d’équipe : Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Souci du Client: Considérer tous ceux à qui des services sont fournis comme des «clients» et chercher à voir les choses du point de vue des clients; établir et maintenir les partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; discerner les besoins des clients et y répondre à des solutions appropriées; observer les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients afin de rester informé et d’anticiper les problèmes; tenir les clients informés de l’avancement des projets; tenir les délais de livraison des produits ou des services à la clientèle.
III. QUALIFICATIONS, APTITUDES & EXPERIENCE REQUISES
Education : Etre titulaire d’un Baccalauréat ou de tout autre diplôme équivalent.
Expérience professionnelle : Avoir au moins cinq (05) années d’expérience dans le domaine des achats, de l’administration (RH) ou de la communication. Une expérience professionnelle préalable au sein des Nations Unies serait souhaitable.
Langues : L’anglais et le français sont les deux langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français à l’oral et à l’écrit est indispensable. Une bonne connaissance fonctionnelle de l’anglais est nécessaire.
Autres: Avoir une maîtrise de l’outil informatique (MS office, Internet, logiciel de passation de marchés, gestion de projet, etc.) ;
IV. DEPOT DES CANDIDATURES
1. Les personnes intéressées et ayant la qualification requise sont invitées à soumettre leurs candidatures comprenant (i) le formulaire actualisé de notice personnelle des Nations Unies (P11), (ii) une lettre de motivation et (iii) les attestations faisant foi des expériences antérieures à l’adresse de courriel minusma-recruitment@un.org au plus tard le 15 octobre 2018.
2. Tous autres formulaires et toutes autres attestations soumis après cette date ne seront pas acceptés.
3. Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courriel le numéro de l’avis de vacance temporaire : MINUSMA-L-022-19 UN(E) ASSISTANT (E) AUX ACHATS
4. Le présent avis de vacance de poste est disponible sur notre site web à l’adresse suivante : www.minusma.unmissions.org.
Avis Important :
1. En conformité avec la politique des Nations Unies sur l’équilibre du genre, LES CANDIDATURES FEMININES SONT VIVEMENT ENCOURAGÉES.
2. Les candidats retenus seront contactés pour un TEST ÉCRIT et/ou DES EVALUATIONS DES COMPETENCES.
3. CE POSTE EST OUVERT UNIQUEMENT AUX RESSORTISSANTS DE LA RÉPUBLIQUE DU MALI.
LES NATIONS UNIES NE PERÇOIVENT AUCUN FRAIS A AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (DEPÔT ET TRAITEMENT DE CANDIDATURE, ENTRETIEN OU FORMATION, NI AUCUN FRAIS DE QUELLE QUE NATURE QU’ILS SOIENT). LES NATIONS UNIES NE PORTENT AUCUN INTÉRÊT AUX INFORMATIONS AFFÉRENTES AUX COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.