Mission générale

Sur sa base d’affectation le Log admin prend en charge la gestion de la caisse et du cash, les achats et toutes les tâches et procédures liées aux ressources humaines 

Mission 1 : Gestion administrative du personnel : 

• Accueillir et participer au briefing administratif du nouveau personnel
• Recueillir et faire valider les demandes de congés par le HRAM à Bamako
• Envoyer les éléments de calcul du payroll au HRAM
• S’assurer que les time sheets sont remplies, signées et envoyées à Bamako, y compris les field monitors.
• Participer aux recrutements nationaux et s’assurer que les dossiers RH sont complets pour établir le contrat
• Communiquer régulièrement avec les équipes des procédures et règlement interne
• S’assurer que les TdR sont rédigés par la base dans les délais avant envoi à la coordination 

Mission 2 : Gestion financière :

• Superviser la tenue physique et la sécurité des caisses
• Compléter le journal de caisse à chaque décaissement
• S’assurer de la validité des pièces comptables et de la conformité procédures
• Traduire les pièces en français si nécessaire
• Suivre les échéanciers de paiement pour les contrats gérés par la base
• Procéder à l’inventaire de caisse quotidien et chaque vendredi avec le SA
• Préparer les pièces comptables une fois contrôlées pour envoie à la coordination 

Mission 3 : gestion de la trésorerie

• Etablir les besoins en liquidité de la base en concertation avec le SA et transmettre à la coordination
• Etre le point focal des mises à dispositions de cash et des transferts
• Effectuer les décaissements et le versement des avances, dans le respect des procédures établies 

Mission 4 : Gestion d’équipe

• Préparer les plannings des gardiens et chauffeurs le 25 du mois pour le mois suivant
• Former les gardiens, les chauffeurs et le personnel de maison aux respects des procédures
• Participer au processus de recrutement et d’évaluation des membres de l’équipe logistique 

Mission 5 : Gestion des achats

• Créer et mettre à jour des listes de prix et les fichiers fournisseurs
• Maitriser les procédures d’achat INSO (SOP 2)
• Traiter les demandes de cotations, Purchase Request, Bon de commandes fournisseurs
• Constituer et archiver les dossiers d’achats
• Suivi des contrats de la base
• Négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs

Mission 6 : Réhabilitations, entretiens et maintenances des locaux 

• Recevoir les demandes de réhabilitation, entretien et réparation des locaux (bureaux et guesthouse)
• Contacter les prestataires et négocier les prix liés aux prestations
• Participer à la rédaction de contrats de réhabilitation, entretien et réparation
• Faire le suivi des travaux en s’assurant de la qualité des matériels/matériaux utilisés
• S’assurer que les travaux ont été faits selon les exigences du demandeur et dans le respect de la qualité.

Mission 7 : Gestion du parc véhicules

• Planifier et suivre les opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission sous la validation de son manager
• Etablir le planning des mouvements de véhicules
• Vérifier la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi véhicule
• Faire le plein des véhicules
• Participer au suivi et à la consolidation des consommations de carburant et des index kilométriques pour chacun des véhicules
• Prévenir les détournements de carburant et de pièces détachées
• Effectuer le suivi des documents administratifs pour chacun des véhicules

Mission 8 : Préparation logistique des réunions et formations

• Superviser la préparation de la salle de réunion et s’assurer qu’il y ait le matériel nécessaire : chaises, vidéoprojecteur, bouteilles d’eau etc…
• S’assurer que les commandes de collations sont faites et livrées le jour des réunions
• S’assurer que la salle de réunion et les sanitaires sont propres avant d’accueillir le public des réunions et formations 

POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME

• Sous l’autorité hiérarchique de: Safety Advisor
• Sous l’autorité technique de : Finance manager et HRAM
• Autorité hiérarchique sur : personnel d’entretien – chauffeurs et gardiens

COMPETENCES REQUISES
DIPLOME / NIVEAU D’ETUDES
Bac + 2 en logistique ou administration
COMPETENCES SPECIFIQUES ET NIVEAU D’EXPERIENCE
INDISPENSABLES	2 ans d’expérience dans un poste similaire en ONG          Connaissance des processus logistiques          Maitrise du français          Connaissances en informatique : Word, Excel, Outlook          Bonne capacité de communication, de coordination et travail en équipe          Organisation          Intégrité morale
APPRECIEES	Anglais intermédiaire          Autonomie, esprit critique et esprit d’initiative          Rigueur et attention aux détails

Comment envoyer votre candidature ?

Les candidatures devront parvenir par email à l’adresse suivante : jobs@mali.ngosafety.org au plus tard le 10 septembre 2018 à 16 heures, en indiquant en objet du message la référence “INSO ASSIST ADMIN MOPTI”. La candidature devra contenir :

• Une lettre de motivation spécifiant en quoi vous répondez aux exigences du poste, quelles sont vos motivations à rejoindre INSO et ce que vous souhaitez apporter à l’organisation (deux pages maximum)
• Un CV à jour (trois pages maximum).

Les candidatures peuvent également être remises sous enveloppe au bureau de INSO à Sévaré

Seules les candidatures répondant aux critères seront étudiées. Seuls les candidat-e-s pré-sélectionné-e-s seront contacté-e-s.

Merci de ne pas alourdir votre candidature avec des informations superflues (éviter par exemple des copies de certificats, de diplômes) et de ne pas dépasser la taille de 2MB pour votre envoi.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).