Assistant Administratif

Bamako GIZ - BUREAU DE LA COOPERATION ALLEMANDE AU DEVELOPPEMENT AU MALI
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L'offre a expiré.

Le Projet d’Appui à la Gouvernance des Industries Extractives (PAGIE) fait partie du programme de Coopération au Développement (CD) « Décentralisation et bonne gouvernance au Mali » de la coopération allemande. Il a pour objet l’amélioration de la gouvernance du secteur extractif au Mali notamment, l’amélioration du contrôle des finances et la surveillance dans le secteur minier. Le projet travaille également pour la mise en place d’une base de données sur le secteur et surtout pour renforcer le contrôle exercé par la société civile dans la filière mine.

Le PAGIE travaille en étroite collaboration avec le ministère des mines qui est son partenaire institutionnel et intervient principalement au niveau national dans deux régions minières du Mali (Kayes et Sikasso).

Les activités du PAGIE sont structurées autour des champs d’intervention suivants :

  • Renforcement de la fiscalité, de la surveillance et des mécanismes de contrôle dans le secteur extractif,
  • Renforcement de la transparence et du rôle de la société civile dans les processus de réforme engagés dans le secteur extractif,
  • Mise en place d’une base de données sur le secteur, accroissement de la création de valeur au niveau local et amélioration de la reddition des comptes.

Le Projet d’Appui à la Gouvernance des Industries Extractives (PAGIE) lance un avis de recrutement d’un (e) Assistant (e) Administratif (ve) à Bamako

Le/la titulaire travaille sous la responsabilité de la Directrice du projet/programme

Responsabilités 

Le/la titulaire du poste travaille pour le compte du Projet d’Appui à la Gouvernance des Industrie Extractive (PAGIE) de la Coopération Allemande au Mali. Sa responsabilité est d’assurer la gestion administrative des activités du PAGIE.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions

  • Accueil et orientation des partenaires et visiteurs ;
  • Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants ;
  • Gestion correcte du secrétariat
  • Gestion du courrier entrant et sortant, et organisation de la distribution et traitement par composante du projet
  • Assistance au planning et à la fixation des réunions et RDV de la Directrice du Projet
  • Collecte auprès des membres de l’équipe des points à mettre à l’ordre du jour des réunions, élaboration des contenus des réunions, organisations des documents de support des réunions pour la Directrice et les membres du projet, rédaction et soumission pour approbation des procès-verbaux des réunions (et des rencontres) ;
  • Préparation et corédaction des notes internes, correspondances externes et toute autre communication nécessaire pour le bon fonctionnement des activités du projet ;
  • Participation au développement d’un processus de gestion des connaissances et de communication interne et externe au sein du projet
  • Archivage physique et digital sur le réseau interne du PAGIE et sur le DMS, du courrier entrant et sortant et son maintien à jour conformément aux règles de classement de la GIZ,
  • Contribution à la rédaction des rapports, Assurance/contrôle de la qualité des correspondances et rapports.
  • Contribution à la rédaction des rapports, documents budgétaires et administratifs ;
  • Collecte des informations, textes, comptes rendus, rapports d’experts produits par les partenaires nationaux et internationaux du PAGIE;
  • Bon flux de communication, notamment avec la direction du bureau GIZ et aussi avec les collaborateurs du projet ;
  • Appui à la Cellule Administration et Finances (CAF) sur instruction de la Responsable Administration et Finances (RAF) du PAGIE ;

 Qualifications, compétences et expérience requises

  • Avoir un diplôme universitaire en administration, management, secrétariat, commerce ou finances et tout diplôme similaire ;
  • Disposer d’une expérience professionnelle en secrétariat de direction, management, commerce d’au moins 5 ans. L’expérience professionnelle doit être acquise de préférence dans une Organisation Internationale, institution nationale, Organisation Non Gouvernementale Internationale et enfin administration étatique ; une première expérience dans la GIZ est un atout.
  • Posséder une bonne maitrise des technologies de l’information et de la communication ; en particulier, il est requis la gestion parfaite du courrier électronique, ainsi que des applications informatiques telles que WORD, EXCEL et OUTLOOK. Une maitrise d’OUTLOOK (et ses spécificités de secrétariat, est indispensable pour ce poste) ;
  • Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles et orales en français ;
  • La connaissance de l’anglais et de l’allemand, sont souhaitées, mais pas indispensables ;
  • Bonnes capacités de communication ;
  • Etre capable de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel.
  • Excellente capacité d’analyse ;
  • Rigueur et organisation sont des qualités indispensables ;
  • Etre méthodique et avoir le souci du détail ;
  • Etre flexible en cas de besoin et adapter son temps de travail ;
  • Faire preuve de réactivité et dynamisme ;
  • Etre organisé, avoir le sens des responsabilités et savoir se rendre disponible si nécessaire

Tout dossier de candidature doit inclure : (i) une lettre de motivation (maximum 2 pages) adressée au Directeur Résident de la GIZ au Mali, (ii) un curriculum vitae, (iii) des copies des diplômes, (iv) les coordonnées de trois personnes de référence, doivent être déposé avec la mention « Candidature : Assistant (e) Administratif (ve) à Bamako »

Lieu de dépôt des dossiers :

Tout dossier de candidature avec la mention de l’intitulé complet du poste doit être :

i) soit déposé au bureau de la GIZ à Bamako, Badalabougou Est ; Rue 22; Porte 202 entre 9 heures et 16 heures

ii) soit envoyé par e-mail à: M. Hamidou Youssouf TOURE  hamidou.toure@giz.de

La date de clôture des soumissions est fixée au 06 juillet 2018 à 12h00. Si vous avez besoin de renseignements, adressez-vous par e-mail à M. Hamidou Youssouf TOURE hamidou.toure@giz.de

La GIZ encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap. 

NB: Seuls les candidat(te)s présélectionné(e)s sur dossier seront contacté(e)s

  • Postulez avant le 06/07/2018
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