PROGRAMME D’APPUI AU FONCTIONNEMENT DE L’ETAT CIVIL AU MALI : APPUI A LA MISE EN PLACE D’UN SYSTÈME D’INFORMATION SÉCURISE-PAECSIS (TO5-EUTF SAH-ML 08-01)
1. Position hiérarchique du titulaire du poste
Le ou la secrétaire-assistant (e) est chargé (e) d’assister la coordination des activités de Civipol Conseils. Il ou elle relève hiérarchiquement du Coordonnateur Administratif et Financier et est responsable de la gestion des matériels informatiques et bureautiques qui sont placés sous sa gestion. Il ou elle organise et gère le temps de travail du Coordonnateur (audiences, réunions, visiteurs…) en fonction des priorités qui lui sont précisées.
2. Description des tâches
Il ou elle exécute toutes les tâches qui lui sont assignées et est principalement chargée de :
- la préparation, la réception et la transmission des correspondances, des messages, etc. A ce titre, il ou elle gèrera rationnellement les moyens de communication du projet (téléphone, internet) ;
- la tenue et la mise à jour d’un fichier d’adresses ou un mailing-list des départements ministériels, des directions nationales, des institutions et services opérationnels, des partenaires techniques et financiers et des acteurs de la société civile intervenant sur l’état civil ;
- la gestion de l’agenda du Coordonnateur et organise la transmission des courriers ;
- la préparation des réunions et autres rencontres, la rédaction des comptes rendus de réunions et l’appui au suivi des décisions et recommandations ;
- l’appui à l’organisation d’évènements ou d’activités de communication et de formation ;
- l’archivage des dossiers et documents professionnels du programme ;
- la coordination et le contrôle des activités du planton-photocopieur, des chauffeurs.
3. Qualités professionnelles requises
- Disposer d’au moins 5 ans d’expériences professionnelles dans les postes de secrétariat ou d’assistance ;
- Parfaite maitrise du français et de l’anglais avec des qualités rédactionnelles certaines,
- Bon sens de l’organisation, de la méthode et des relations humaines,
- Etre capable de travailler sous pression et faire preuve de discrétion
- Bonnes capacités de gestion de la communication interne et externe,
- Maitrise des logiciels bureautiques, de traitement de texte, de présentation et ou de création visuelle,
- Bonnes capacités d’adaptation, de travail en équipe et d’ouverture d’esprit.
4. Conditions proposées
- Disponibilité immédiate,
- Un contrat de travail avec une période d’essai,
- Un traitement mensuel à discuter avec possibilité de revalorisation (augmentation annuelle) sur la base des résultats de l’évaluation.
5. Liste des pièces à fournir
- Lettre de motivation,
- CV détaillé,
- Copies certifiées des diplômes et autres références, attestations de travail.
La date limite de dépôts des dossiers de candidature est fixée au 03 juillet 2018 à 10h00, au PAECSIS CIVIPOL.