Le Fonds des Nations Unies pour l’Enfance (UNICEF) au Mali recrute:
Titre du poste:    Travel Assistant (Assistant(e) aux Voyage)
Grade: GS-4
Type de contrat:  Temporaire (TA)
Durée du contrat:   364 jours
Lieu affectation :    Bamako, Mali
Date de publication:     08 Octobre 2013
Date de clôture:    18 Octobre 2013
TACHES & RESPONSABILITES
Sous la supervision directe du Spécialiste de l’Administration, préparer la documentation pour les voyages internes et assister dans la gestion quotidienne du parc auto.
Le(la) titulaire du poste accomplira les tâches ci-après :

30%

Allouer aux chauffeurs les véhicules pour les courses quotidiennes et les missions sur le terrain. Suivre avec les chauffeurs et les garages les maintenances et réparations des véhicules administratifs. Procéder à la facturation des utilisations privées de véhicules du bureau par le staff conformément à la règlementation en vigueur.

25%

Etablir un rapport quotidien sur la programmation des chauffeurs afin de suivre leurs mouvements. Vérifier les carnets de bord des véhicules, établir le rapport de consommation des véhicules et s’assurer que les heures supplémentaires des chauffeurs sont enregistrées.

20%

Assister dans la gestion du parc auto du bureau en maintenant à jour des statistiques fiables sur la consommation, les couts de maintenance et de réparation. Fournir les indications pour le renouvellement des véhicules.

15%

Garder les chauffeurs à jours des règles de la circulation. Suivre avec les autorités policières les rapports d’accidents. S’assurer que les dommages sont couverts par la compagnie d’assurance. Coordonner, avec la section des Approvisionnements, que les documents de voyages (assurance, carte grise, etc) sont à jour.

5%

S’assurer que les rapports de voyages (claims) des chauffeurs sont faits conformément à la durée de voyage approuvée.

5%

Effectuer toute autre tâche requise dans le domaine des Finances.