FHI 360 est une organisation de développement humain à but non lucratif dédiée à l’amélioration des vies de manière durable en faisant progresser les solutions intégrées et locales. Notre personnel comprend des experts dans divers domaines nous permettant de répondre aux défis de développement interdépendants d’aujourd’hui. Nous sommes actuellement à la recherche de candidats qualifiés pour le poste d’Assistante Administrative Senior H/F. Cette position sera basée à Bamako, Mali.
Description du poste :
Sous la supervision des Chefs de projets, l’Assistante administrative Senior aura pour mission d’appuyer la coordination et la mise en œuvre des activités des projets et du bureau. À ce titre, il/elle sera chargé de :
- La réception et du service d’accueil (téléphone, courriers…) et de la gestion de la communication,
- La compilation des dossiers de candidatures lors de recrutement et la mise à jour des dossiers des employés.
- Organiser tous les besoins de transport du projet pour des ateliers, des réunions et des visites de sites
- Maintenir la bibliothèque du projet, en mettant en place de nouveaux fichiers si nécessaire et en s’assurant que les documents sont classés régulièrement
- Aider l’équipe senior à rédiger des correspondances de routine
- Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau
- Aider à la préparation des programmes pour les visiteurs, y compris les réservations d’auberge, le transfert de l’aéroport, la billetterie, etc.
- Aider pour organiser les horaires de voyage et la logistique connexe, ainsi que les demandes de remboursement pour le personnel
- Maintenir l’environnement de bureau et les fournitures fixes avec des dossiers appropriés
- Assurer la liaison avec les unités appropriées pour la réparation, la fourniture et l’entretien des installations de bureau
- En collaboration avec l’agent d’approvisionnement, aider à remplir les formulaires d’approvisionnement – demandes d’approvisionnement, bons de commande
- Aider au traitement des demandes financières – demandes de paiement, demande d’avance de voyage, etc.
- Aider à remplir les rapports de dépenses
Profil et compétences
- Etre titulaire d’un Bac + 3 en Administration des affaires, Gestion ou tout autre diplôme équivalent.
- Disposer d’au moins 5 années d’expérience professionnelle en soutien administratif de préférence pour une ONG.
- Etre rigoureux et doté d’excellentes capacités organisationnelles.
- Disposer d’un bon sens du relationnel, et de bonnes qualités rédactionnelles et communicationnelles.
- Avoir une bonne maitrise de l’outil informatique.
- Si possible, être bilingue (Anglais-Français)
Les candidats remplissant les critères listés ci-dessus sont priés de soumettre leur CV et lettre de motivation (dans laquelle sera mentionné la prestation salariale) et 3 références à l’adresse email suivante : FHI360Mali@fhi360.org d’ici le 17 Avril 2018.