Position:  Administrative Assistant, USAID/HRH2030 Mali
Location:  Bamako
Contrat:  1 an renouvelable
Supervision: HR and Security Manager

Le Projet USAID HRH2030 Mali, financé par l’USAID et exécuté par Chemonics International et University Research  Company / Center for Human Services (URC/CHS) collabore avec le Ministère de la Santé du Mali pour renforcer la capacité et les compétences des ressources humaines en santé pour améliorer la qualité des soins et services de santé maternelle, infantile et nutritionnelle. Dans ce cadre Chemonics cherche à recruter localement des personnes au poste d’Administrative Assistant pour appuyer la gestion du projet. Le/la Administrative Assistant sera en charge d’assurer la mise en œuvre des normes et procédures administratives pour l’exécution des activités du projet. Comme membre de l’équipe administrative et financière, il/elle va s’assurer de la mise en œuvre effective de toutes les normes et procédures référentielles pour la gestion des dossiers administratifs, de la gestion des ressources humaines, des achats, de la sécurité et logistique avec les équipes des régions. Cette personne va travailler en étroite collaboration avec les partenaires locaux et les autres membres de l’équipe technique à Bamako.

Taches Spécifiques

• Veiller à l’application du règlement intérieur et du manuel de procédures au sein des bureaux des régions ;
• Tenir et assurer la mise à jour de la liste des fournisseurs agrées pour l’organisation
• Participer à l’élaboration des dossiers de consultation et d’appel d’offres
• Préparer les contrats de prestations de services
• Mettre de façon diligente, à la disposition du personnel, des moyens logistiques et matériels nécessaires à l’accomplissement des missions
• Organiser les évènements (rencontres, ateliers, séminaires etc.) et faciliter les missions d’appui dans les régions
• Veiller au respect des procédures de gestion des biens et immobilisations du projet dans les régions
• Assurer la complétude des dossiers du personnel en collaboration avec l’assistante HR ;
• Participer au processus de recrutement des prestataires de services selon les directives de l’organisation en collaboration avec le procurement
• Suivre les dossiers du personnel pour les formalités avec l’assistante HR
• Suivre le planning des congés et permissions selon l’outil de gestion en place
• Aider le procurement avec la recherche de proforma, les sélections de prestataires et la validation des achats et fournitures des reçus dans les régions
• Maintenir l’inventaire et le mettre à jour dès acquisition de nouveaux matériels
• Conseiller et assister les conseillers techniques et les coordinateurs régionaux dans la gestion quotidienne des sous bureaux ;
• Participer à l’élaboration du plan d’achat mensuel par région et le partager avec le procurement manager pour consolidation et acquisition
• Assurer la gestion du véhicule et la supervision des besoins en logistique
• Exécuter toutes autres taches demandées par la Hiérarchie

 Qualifications:

• Etre de nationalité malienne
• Diplôme de Juriste ou Administration, Business management
• Au moins 2 ans d’expériences dans un poste similaire au sein des projets

Connaissances et Capacités requises:

• Capacité de concevoir, d’analyser, et d’être stratège dans la gestion administrative du projet
• Capacité de voyager à 50% de temps au niveau des zones d’impact du projet
• Très grande flexibilité et connaissance approfondie de l’administration décentralisée du pays
• Démontrer une grande capacité de leadership et de travailler sans beaucoup de supervision
• Excellente capacité interpersonnelle, de travail en équipe
• Capacité de travailler sous pression et de respecter les délais courts.
• Excellente capacité de communication et de rédaction.
• Connaissance du système et des règles de l’USAID est un atout
• Connaissance prouvée de l’outil informatique: internet, Microsoft Office
• L’Anglais est indispensable (niveau de travail avec les documents)

Dossiers: Les dossiers doivent comporter:

1. Un CV détaillé avec 3 personnes de référence (3 pages maximum)
2. Les copies certifiées des diplômes et attestations de formation visées (pas les attestations de participation aux séminaires et ateliers)

Les dossiers peuvent être soumis uniquement par email sans attente de réponse à l’adresse suivante : chemonicshrhmali@gmail.com au plus tard le 29  Décembre 2017 à midi.

NB: Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews. Les dossiers incomplets ne seront pas examinés.