Le Catholic Relief Services, USCCB, « CRS » Mali recrute le personnel ci-après pour son programme : Un (e) Administration Manager – H/F

Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, une copie de la pièce d’identité en cours de validité , un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) et les contacts de trois personnes de références, dont celle du dernier emploi, doivent parvenir au plus tard le 05 Décembre 2017 à l’adresse email suivante : ml.recruit@crs.org avec comme objet : « Candidature au poste de Administration Manager – BKO».

NB: Toute candidature ne comportant pas l’objet susmentionné ne sera pas considérée. Seules les personnes retenues pour des tests seront contactées.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

DESCRIPTION DE POSTE

Poste :  Administration Manager
Département :  Operations
Lieu : Bamako, Mali
Superviseur : Head of Operations
Catégorie: VI

FONCTIONS PRINCIPALES

L’Administration Manager est responsable de la gestion efficace de l’Administration, y compris la gestion des bureaux et résidences, le processus de transit des achats importés, les processus de demande de billets à UNHAS et ECOFLIGHT et les immobilisations et gestion des inventaires. Il/elle gérera la fourniture de services administratifs réactifs, efficaces et efficients et coordonnera les fonctions dans des domaines administratives opérationnels. Il/elle prépare et/ou passe en revue les contrats de bail, de prestation de services et d’achat et de sous-récipiendaires. Il assure un bon système d’archivage physique et électronique des documents. Il/elle veille à la qualité et a une gestion efficace des services administratifs sous sa supervision, afin que ceux-ci répondent au mieux aux besoins des employés de CRS et des bénéficiaires conformément à la mission de CRS, ses valeurs et ses principes directeurs.

RESPONSABILITES

GESTION DES CONTRATS

• Elaboration de tous les contrats conformément aux lois et règlementations en vigueur au Mali, les exigences des bailleurs et CRS
• En étroite collaboration avec le service demandeur et la section des achats veiller à l’exécution et à l’application stricte des termes du contrat, y compris les délais d’exécution jusqu’à la réception finale ;
• Veiller aux classements physiques et aussi électronique à travers le posting sur le SharePoint (Onedrive) de toutes les pièces y afférentes au contrat dans un chrono créé à cet effet et en assurer la gestion ;
• Veiller à la déclaration périodique des impôts et taxes avec les services habilites
• Toutes les questions relatives aux services gouvernementaux

GESTION D’INVENTAIRE

• Assurer la gestion saine et efficace, suivant les procédures et politiques de CRS Mali et de l’agence et les règlements des bailleurs de fonds, d’une partie du patrimoine de l’agence ;
• S’assurer le suivi, l’approvisionnement et la gestion des stocks des fournitures du Bureau.
• Assurer la gestion des éléments d’inventaire du Bureau par catégorie de biens et la tenue régulière des registres appropriés.
• Veiller à la production des rapports trimestriels de la situation d’inventaire de CRS Mali et s’assurer que ceux-ci sont en harmonie avec les données issues du Sun System.
• Coordonner et superviser en fonction d’une planification préétablie, les réparations des matériels défectueux avec les opérations de ventes aux enchères des biens déclassés.
• Assurer le contrôle physique des biens et équipements de l’agence à réaliser au moins une fois par année par un staff indépendant de l’administration.
• S’assurer que CRS Mali bénéficie de toutes les autorisations et exonérations dont il est éligible (VAT, douane, etc,)

GESTION DE PAIEMENT DES FACTURES FOURNISSEUR

• Assurer le paiement de toutes les factures fournisseurs dans un délais de 15 jours au maximum ;
• Disposer d’un tableau de bord retraçant l’ensemble des paiements émis
• Assurer le dispatching des ordres de paiement des fournisseurs (Chèques, etc…..)

 GESTION DU PARC AUTO

•  S’assure que le tableau de suivi de la réparation des véhicules est respecté et maintenu à jour
• S’assure que les mesures de sécurité et sureté des véhicules respectent les normes internationales
• Appui le processus d’identification des garages et des vendeurs de pièces d’échange originales
• Gere les rapports d’incidents et accidents impliquant les véhicules
• Supervise la gestion des polices d’assurance pour les matériels roulants
• Gere les rapports des accidents et incidents des matériels roulants de CRS
• En collaboration avec le chargé de sécurité, gère le système de sécurité de l’ensemble des véhicules de CRS 24 heures par jour et 7 jours par semaine.
• Veiller au bon fonctionnement du Parc Auto, la planification des chauffeurs et une gestion efficiente du carburant

GESTION DES BATIMENTS

• S’assurer en permanence que l’entretien et à la salubrité des bureaux et résidences sont assures ;
• Organiser le suivi des contrats de bail des résidences et bureaux et planifier les règlements dans les délais des factures relevant du fonctionnement (électricité, eau, téléphone, gardiennage, ramassage des ordures, service de gardiennage).

SUPERVISION ET ENCADREMENT

• Identifier les besoins de formation pour les membres de l’équipe et de soutenir leurs plans de développement.
• Assurer que le système de gestion Performance de CRS est utilisé par tous les membres de l’équipe.
• Approuver les timesheets, congés, autorisation de voyage / TEV et les rapports de mission soumis par le personnel travaillant sous sa supervision

 COORDINATION ET COMMUNICATION:

• Développer et superviser la mise en œuvre d’un modèle de services de soutien de manière à promouvoir la proactivité.
• Assurer une bonne relation professionnelle avec les partenaires extérieurs (Gouvernement, Bailleurs, ONG…. etc.) afin de faciliter la livraison à temps et de qualité des services administratifs.
• Maintenir la communication avec les autres ONG pour rester informer des pratiques locales au niveau administratif.
• Assurer la liaison avec le cabinet conseil et consulter les avocats et les conseillers fiscaux du cabinet sur toutes les questions administratives qui en nécessitent le besoin.

RESPONSABILITES DE SUPERVISION

• Administration Officer
• Administration Officer / GSO
• Fleet Officer
• Executive Assistant
• Travel Agent
• Standardiste/ Réceptionniste

Compétences personnelles

• Très bonnes compétences en planification, organisation et gestion du temps
• Capacité à avoir un bon jugement et à prendre de bonnes décisions
• Souci du service au client et bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles
• Conduite éthique et capacité à maintenir la confidentialité
• Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats

QUALIFICATIONS

• Être titulaire d’un diplôme de niveau universitaire, équivalent au minimum à BAC+4 ans Maitrise en droit, gestion, administration ou une filière similaire.
• Posséder un minimum de 3 ans d’expériences dans la gestion administrative d’une institution non gouvernementale, d’une grande entreprise ou d’une direction similaire.
• Posséder l’expérience en passation de marché et droit des affaires.
• Expérience en gestion de contrat
• Bonne capacité rédactionnelle
• Expérience en gestion logistique (inventaire et suivi des matériels)
• Posséder un sens élevé de responsabilité, un esprit de synthèse et des qualités avérées de leadership.
• Bonne maitrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook)
• Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé
• Bonne connaissance des législations fiscale et douanière du Mali
• Bonne connaissance des principes de gestion des bailleurs de fond comme l’USAID, DFID, Fond Mondial et Union Européenne (Atout)
• Posséder d’excellentes dispositions en communication écrite et orale.
• Etre hautement organisé et être capable de travailler sans être supervisé.
• Posséder de solides aptitudes à gérer une équipe et à travailler sous pression.
• Une expérience et des capacités en gestion du personnel propices à un environnement d’apprentissage sont un plus.

Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :

Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

• Relations de confiance
• Croissance professionnelle
• Partenariat
• Redevabilité

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.

Employeur respectueux de l’égalité des chances