International Medical Corps, IMC en sigle, ONG internationale nouvellement basée à Bamako, en République du Mali recherche un HR and Administration Assistant avec beaucoup d’expérience pour son bureau de Bamako
DESCRIPTION DE POSTE
Titre du poste: HR and Administration Assistant
Superviseur direct : Finance and Administration Director
Localisation: Bamako, Mali
Grille salariale: Niveau compétitif selon l’expérience et les compétences avérées
Description de la fonction:
Cette figure a le rôle principal d’assister le Directeur des Finances et de l’Administration dans la gestion et le suivi des procédures administratives et légales tant au niveau de Bamako qu’au niveau de la base de terrain. L’assistant a également dans ses attributions la gestion de tous les aspects liés aux ressources humaines du programme.
Responsabilités 
Fiabilité et respect des procédures :
S’engage à garder une stricte discrétion sur les opérations et les informations à sa connaissance durant la période d’emploi.
S’engage à faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm.
Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC.
S’engage au respect strict de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte.
Tâches administratives et légales:
Elabore les contrats du personnel, fait leur suivi et s’assure des échéances pour le renouvellement ou la séparation en coordination avec les chefs de projet
Fait le suivi des procédures en matière de déclarations des redevances sociales selon le calendrier officiel, impôts sur les revenus et autres cotisations sociales, frais médicaux pour le personnel etc.
Prépare tous les courriers sortants et reçoit les correspondances externes en assurant leur classement et archivage selon les procédures mises en place
Assure une bonne gestion de toute la documentation administrative et financière de la mission, tant à Bamako qu’aux bureaux de terrain.
Assure une bonne communication avec les équipes et facilite les sessions d’information et d’orientation sur les aspects administratifs du programme
Suivi de la gestion des ressources humaines :
Constitue les dossiers du personnel et s’assure que tous les documents existent et sont valides.
Fait le suivi des procédures d’obtention et renouvellement des visas pour le personnel expatrié de la mission.
Fait le suivi des contrats et en fait les changements au fur et à mesure.
Prépare les informations nécessaires à l’établissement de la fiche de paie (INPS, indemnités etc.)
Collabore avec les responsables de départements pour la planification des congés et communique à la hiérarchie à la fin du mois le décompte des congés.
Travaille étroitement avec le terrain pour apporter son soutien sur le suivi des aspects RH.
Prépare les attestations de service pour le personnel selon les demandes.
Analyse le code du travail du Mali et s’assure que toutes les politiques internes et les changements en matière de gestion du personnel sont en adéquation avec ce code.
S’assure du respect des procédures de fin ou rupture de contrat pour le personnel : préavis, remise du matériel, décompte final, indemnités etc.
Représente IMC auprès des ministères et des autorités dans l’exercice de sa fonction en mettant en avant les principes humanitaires, les valeurs et la philosophie d’IMC vis-à-vis des partenaires gouvernementaux et locaux ainsi que sa politique de redevabilité à l’égard de la communauté bénéficiaire.
Tient informé tout le personnel de la mission sur les notes de service en vigueur et d’autres mesures administratives.
Qualifications du candidat
Qualification dans un domaine de gestion, administration des affaires, administration publique, gestion d’entreprises ou tout autre domaine similaire.
Avoir une expérience de 3 ans minimum à un poste similaire de préférence au sein d’un ou plusieurs organisations humanitaires.
Habilité à travailler dans le strict respect de la confidentialité qu’exige un tel rôle, respect des principes d’IMC et des exigences des bailleurs.
Bonne communication à l’orale et à l’écrit.
Autonome et fiable, capacité d’adaptation et à travailler sous pression, disponibilité à voyager et travailler dans la région de Tombouctou.
Maitrise de l’outil informatique avec un niveau très avancé sur Excel et Word.
Parler couramment le français et le bambara. La maitrise du songhai et de l’anglais est un atout pour ce poste.
Savoir être
Ouverture d’esprit et esprit de bon sens
Adaptabilité et souplesse
Esprit d’équipe, bonnes capacités relationnelles
Dynamique et enthousiaste
NB : être disponible à faire toute autre tâche à la demande de la hiérarchie pour la bonne marche du programme. Le personnel peut être déployé partout ou là où le besoin se fait sentir et ce, dans l’intérêt de la mission de IMC Mali en général.
International Medical Corps (IMC) offre un contrat de 6 mois avec période d’essai de 3 mois; possibilité de prolongation du contrat selon les disponibilités des financements.
Le dossier de candidature doit comporter:
Un CV détaillé y compris 3 références
Une lettre de motivation en anglais
Un extrait de casier judiciaire
Le dossier de candidature doit être envoyé  via email à rhmali@internationalmedicalcorps.org et doit comporter la mention du poste dans l’objet.
Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 05 avril 2013.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour une interview. Les diplômes et/ou attestations seront demandés le jour de l’entretien pour consultation et une copie sera gardée ou demandée pour les candidats retenus ou en stand by dans notre base de données.