LIEU DE MISSION: Ségou, Région de Ségou
RAISON D’ETRE DU POSTE: L’assistant-administration est en charge de la gestion des dossiers administratifs du personnel national et de la gestion administrative et comptable du projet pour lequel il travaille.
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES: Il rend compte au Responsable administration
MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES
A – GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
FORMALITES LIEES AUX CONTRATS DE TRAVAIL
Il effectue les formalités d’embauche des personnes salariées
Reçoit la demande de contrat de travail, établit le contrat et le fait viser,
Accueille les nouveaux embauchés, leur présente le contrat de travail et le règlement intérieur,
Constitue et met à jour les dossiers individuels des salariés,
Crée la fiche du salarié dans Homère, rentre les informations, et les tient à jour.
Il effectue le suivi administratif du contrat de travail
Reçoit les demandes de modifications et établit les avenants aux contrats de travail,
Suit les échéances des contrats et en avertit le responsable logisticien-administration ou responsable administration terrain.
Il informe les salariés de leurs droits au regard de la législation et des règles applicables dans l’association
Au quotidien, il renseigne les salariés sur les questions concernant leur bulletin de paie, leurs droits au regard de la législation du travail.
Il assure le suivi des congés
Informe l’employé de ses droits aux congés,
Participe avec le responsable logisticien-administration ou responsable administration terrain à l’élaboration du planning des congés annuels suivant les requêtes du personnel,
Suit les soldes de congés non pris sur Homère et anticipe les régularisations à mener.
GESTION DE LA PAIE
Il saisit les éléments variables du bulletin de paie dans le système de comptabilité COOPI
Il valide les demandes d’acomptes et les enregistre surle système de comptabilité COOPI,
Il recueille auprès des responsables de service les feuilles de présence et note les diverses absences, collecte les fiches d’heures supplémentaires et contrôle leur validité, et il saisit ces divers éléments dans le le système de comptabilité COOPI.
Il établit les bulletins de paie mensuels
Il édite les bulletins et il vérifie que chaque bulletin est correctement établi,
Il fait contrôler et viser les listings de salaires par le Responsable administration,
Il imprime les bulletins et clôture la paie du mois
En fin de contrat, il établit les soldes de tout compte
Il vérifie les droits à congés payés, saisit les éléments variables du salaire dans le logiciel de paie,
Il édite le bulletin de paie, le certificat de travail,
Il fait viser ces éléments et les transmet au salarié.
REGLEMENT DES CHARGES SOCIALES
Il établit les déclarations auprès des organismes collecteurs
Il prépare les déclarations des sommes versées aux tiers en respectant les échéances prévues,
Il édite mensuellement les fiches de déclaration d’impôts et taxes salariales et patronales et les transmet au responsable administratif,
Il archive le paiement de ces impôts/taxes dans un classeur prévu à cet effet,
Il organise l’archivage des documents légaux ou provenant des différentes administrations et le tient à jour.
B – GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE
L’assistant-administration terrain est en charge de la gestion comptable sous la supervision du Responsable administration, dans le respect strict des procédures internes COOPI,
Il s’assure de connaître ces procédures,
Il signale les incohérences au Responsable administration.
GESTION ADMINISTRATIVE DU PROJET
Suit l’échéancier des contrats de location (structures, véhicules) et prestations afférentes (assurances,    intendance)
Signale les fins de contrat à son responsable afin de les renouveler ou de donner les préavis,
Prépare toute déclaration fiscale obligatoire dans les délais, le soumet à son superviseur pour validation et paie.
Suivi et archivage administratif de la mission
Tient à jour, de façon organisée et logique l’archivage administratif (dossiers RH, documents légaux, factures…).
GESTION DE L’ARGENT
Il est responsable des sommes qui lui sont confiées dans son coffre et les gère avec discrétion
Tient des cahiers de suivis (pour les avances opérationnelles, sur salaires, acomptes sur fournisseurs) et s’assure que les avances sont rendues dans les délais, justifiées par des factures et ne s’accumulent pas,
Tient un cahier de caisse et suit tous les mouvements d’entrées et de sorties quotidiens,
S’assure au minimum hebdomadairement que son inventaire physique correspond au solde de son cahier de caisse en présence de son superviseur,
Vérifie le solde des relevés bancaires,
Signale toute différence de caisse sur son cahier et à son responsable dès qu’il la constate.
Il planifie la gestion de ses caisses ou comptes en banque afin de ne pas être en rupture de fonds
Planifie ses demandes de liquidités en fonction des besoins quotidiens durant le mois (avances sur salaires, paie de fin de mois, besoins quotidiens -avances opérationnelles et paiement direct-, paiements de contrats de location, achats hebdomadaires…),
Prévoit la trésorerie mensuelle avec son superviseur et la communique au coordinateur financier,
Signale avec son superviseur tout changement opérationnel qui pourrait nécessiter des fonds supplémentaires.
Il procède au paiement des fournisseurs dans les délais (paiement direct/avances opérationnelles),
Réceptionne les factures et reçus, s’assure qu’ils sont cohérents et conformes, qu’ils sont validés par le responsable des achats et en accord avec la procédure d’achats en vigueur,
Signale à son superviseur toute différence en terme de prix et de quantité décelée afin de la résoudre ou de la valider,
Effectue le paiement par les moyens les plus adéquats (espèces, chèques, virements) et s’assure qu’ils sont réceptionnés par le destinataire (tampon, signature…).
COMPTABILITE
Il prépare les bons de transferts, les factures et reçus en pièces comptables : encodage, libellé, date, montant divisé selon les répartitions budgétaires (activités)
Classe les pièces comptables,
Saisit sur une base régulière les pièces comptables dans le logiciel comptable,
Clôture en collaboration avec son superviseur la comptabilité mensuelle dans les délais.
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation universitaire en science économie,
Expérience professionnelle pertinente de 5 ans avec des organisations internationales,
Flexibilité
Motivé, créatif et capable de travailler de manière autonome et en équipe
Etre capable de travailler sous pression dans un contexte multiculturel
Disponibilité immédiate
Etre capable de conduire une moto en brousse
Une parfaite maitrise du Français (parlé et écrit) et Bambara (parlé).
Connaissances avérées des outils informatiques: les logiciels Excel, Word et Power point et internet
COOPI offre un contrat de 6 mois avec période d’essai de 3 mois; possibilité de prolongation du contrat.
Le dossier de candidature doit comporter:
Un CV détaillé y compris 3 références
Une lettre de motivation
Un extrait de casier judiciaire
La candidature se fera via émail et devra comporter « Assistant administration »
Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 31 mars 2013
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour interviews. Les diplôme et/ou attestations seront fournies le jour de l’entretien.