OXFAM-GB Mali recrute pour son bureau de Kayes: Assistant(e) Administrative, Ressources Humaines et Réceptionniste
Localisation : Kayes
Contrat à durée déterminée : 12 Mois
Disponibilité: immédiate
FAMILLE PROFESSIONNELLE: Administration & Appui Opérationnel
SALAIRE: Suivant grille salariale d’Oxfam GB
NIVEAU: National E1
OBJECTIF D’OXFAM:
Travailler avec les autres pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à la souffrance.
OBJECTIF DE L’EQUIPE : Fournir un service professionnel de qualité dans la plus grande transparence possible à tous les programmes d’Oxfam au Mali.
OBJECTIF DU POSTE: Etre le premier contact avec les visiteurs d’OXFAM au Mali, fournir un support administratif et RH aux membres de l’équipe du Mali et aux visiteurs.
STRUCTURE HIERACHIQUE:
Le (la) titulaire de ce poste rend compte au: Directeur Financier
Personnel dépendant de ce poste: Agents d’entretien
RESPONSABILITE BUDGETAIRE: Néant
DIMENSIONS:
Assure un peu de supervision informelle des employés du Niveau F
Exploite certaines sources pour informer les prises de décisions individuelles ou collectives.
Règle divers problèmes ponctuels, et prend des décisions sur la base de quelques options possibles, parfois en sollicitant l’échelon supérieur.
Gérer de petites sommes d’argent ou quelques équipements légers.
Communique beaucoup avec les gens du Bureau National, avec quelques contacts réguliers d’Oxfam et/ou avec des contacts externes plus importants.
Contribue à l’élaboration de solutions pour apporter des améliorations dans les services, procédures et systèmes du Bureau National.
RESPONSABILITES CLES:
Gère la base de données des contacts
Organise les événements prévus au Bureau
Fait les réservations/reçoit les services de courrier et les sacoches (pouch)
Fait les réservations pour le transport
Gère l’espace de la réception ainsi que les salles de réunion
Exécute des tâches relatives à la saisie de données
Fournit son assistance pour le classement, l’archivage et de la disposition des documents en cas de besoin
Rédige des lettres et des documents selon les prescriptions du management
Gère les fichiers électroniques communs sur le réseau, et les listes de contacts
Reçoit et oriente les appels téléphoniques et les visiteurs en cas de besoin
Gère le courrier postal et les messages électroniques arrivés
Contrôle et enregistre les appels téléphoniques de longue distance
Coordonne, avec la logistique, la préparation des véhicules chargés de transporter les visiteurs et met à leur disposition un pack de bienvenue, s’occupe de leurs perdiems et les met à l’aise, organise et prépare des réunions, des ateliers et des programmes de formation
Administre les dépenses de la petite caisse du bureau et effectue d’autres tâches financières, lorsque c’est nécessaire
Planifie et organise les tâches des agents d’entretien du bureau et des maisons de passages des visiteurs.
Gère le stock de fourniture de bureau, de produits d’entretien et les équipements des salles de réunion.
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES:
Un BTS ou un DUT en Secrétariat ou formation pertinente
Expérience professionnelle de deux ans en tant que secrétaire, de préférence dans une ONG
Bonne maîtrise du Français (écrits et parlés indispensable). l’Anglais serait un atout
Aptitude en informatique et en traitement de texte indispensable.
Excellente capacité organisationnelle et attention au détail
Aptitude en finances et en calcul
Bonnes capacités communicationnelles et à gérer les relations avec les gens, et capacité à traiter plusieurs demandes avec un bon sens de l’humour!
Adhésion aux buts d’Oxfam, à l’égalité des chances et à l’équité des genres.
Pour postuler, prière d’envoyer au plus tard le lundi 12 mars 2012 à 16 heures, votre lettre de motivation, votre CV, les copies de vos diplômes, les copies des certificats de travail, les contacts de vos références, la photocopie de votre carte nationale d’identité malienne, sous pli fermé aux adresses suivantes :
– A Bamako, Immeuble Boubacar Keita, ACI 2000, Rue 410, porte 367.
– A Kayes, Agence ANPE de la ville de Kayes
Vous pouvez également postuler par email en envoyant les documents cités ci haut à:oxfambamako@oxfam.org.uk
Seul(e)s les candidat(e)s dont les dossiers ont été retenus seront contactés. Les candidat(e)s présélectionné(e)s seront rencontré(e)s à Kayes.
Pour plus d’informations sur Oxfam GB, visitez le site internet : www.oxfam.org.uk.