POSTE : Assistant d’Equipe/Secrétaire (plusieurs postes ou contrat local).
Grade : GS – 7
GS – 6
GS – 5
Date limite : 15 février 2009
La Banque Africaine de Développement recrute des assistants / assistantes d’équipe de direction (aux conditions applicables au personnel recruté au plan local) qui relèveront de divers niveaux hiérarchiques, et apporteront leur assistance à l’exécution d’un large éventail d’activités administratives et opérationnelles. Les titulaires des postes veilleront à l’exécution harmonieuse des travaux d’appui de leur bureau et au fonctionnement régulier des systèmes connexes. Ils seront responsables de l’organisation et de la coordination du flux de travail ainsi que de l’examen, du traitement et de l’exécution d’un certain nombre de transaction liées à la comptabilité et à la gestion des ressources. Ils assureront la liaison avec les bureaux du Groupe de la Banque sur tout le continent et avec divers services au siège de la Banque. En outre, ils veilleront à la fluidité de la communication et à la coordination des activités. Fonctions et attributions : Le niveau de responsabilité lié à ce poste exige que l’assistant/assistante d’équipe de direction travaille de manière autonome et fasse montre de beaucoup de diplomatie et de sensibilité sur les questions confidentielles. La nature du travail peut exiger, de temps à autre, que le titulaire soit disponible 24h/24, 7 jour/7.
Les principales fonctions et attributions de l’assistant/assistante d’équipe de direction sont les suivantes :
Gestion du flux de travail :
– Concevoir et gérer des systèmes efficaces d’organisation du travail de bureau,
– Assurer le suivi des documents, gérer l’arrivée du courrier ordinaire, électronique et par télécopie, Administration du bureau :
– Organiser et participer à des réunions, rendez- vous, déjeuners et manifestations multiples pour s’assurer de leur bonne préparation,
– Gérer les formalités de voyage, l’obtention des visas et de l’hébergement ; effectuer de temps en temps des voyages avec les cadres de direction pour apporter une assistance générale
– Répondre aux questions posées par les membres de l’institution et par le grand public ; filtrer les appels téléphoniques et les requêtes et les gérer de manière appropriée ; accueillir et entretenir les visiteurs ; organiser et gérer les calendriers électroniques et prendre les rendez- vous,
– Assurer les services de secrétariat pour les membres du personnel qui relèvent directement de son supérieur hiérarchique, et leur apporter une assistance dans la production de leurs rapports directs ;
– Apporter un appui administratif général au département en assurant la liaison avec CGSP en ce qui concerne les locaux pour bureaux, l’attribution du mobilier de bureau, l’équipement et les fournitures alloués au département. Demander l’exécution des travaux de réparation et de maintenance et veiller au suivi pour s’assurer que lesdits travaux ont été menés à bonne fin ;
– Concevoir et préparer les différents documents et formulaires administratifs tels que les listes des effectifs, les voyages du personnel, les absences du personnel (congés annuels, congés dans les foyers, absences exceptionnelles et congés de maternité) ainsi que les données statistiques sur les membres du personnel, en cas de nécessité.
Gestion des ressources :
– Gérer les systèmes ; créer et traiter les rapports de dépenses dans le SAP
– Aider la direction à gérer les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses ; et attirer l’attention de la direction sur les problèmes.
– Participer à la préparation de la revue annuelle et à mi- exercice du budget par la saisie et le suivi des données.
Analyse
– Préparer des documents, des notes d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des explosés.
– Prendre des notes pendant les réunions, rédiger des lettres et préparer des comptes- rendus à la demande.
– Faciliter, le cas échéant, la programmation des activités opérationnelles à l’aide des logiciels appropriés, assurer la saisie des informations sur les projets et produire les différents rapports d’activité du département, à savoir, les DSP, les projets actifs, les revues de portefeuille, etc.
Résolution de problèmes :
– Répondre aux questions des responsables de la Banque ; assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel ; assurer la coordination avec les autres membres de la direction et les partenaires ; travailler avec les autres secrétaires et d’autres équipes situées à d’autres endroits.
– Effectuer des recherches préliminaires dans son domaine de compétence et exposer ses conclusions de manière logique.
– Effectuer toute autre tâche raisonnablement justifiée, demandée par la direction.
Les titulaires de ces postes ne sont pas recrutés au plan international
Critère de sélection (y compris, les compétences, les connaissances et l’expérience souhaitées)
– Avoir au minimum une licence en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, complété par une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau, comme par exemple, Pitmas, Brevet de technicien supérieur, en secrétariat (BTS) etc.
– De préférence , au moins cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d’un cadre de direction, de préférence dans un organisme international
– De bonnes connaissances en budgétisation et en planification sont vivement souhaitées
– Grande capacité de service aux clients et d’organisation, aptitude à exécuter des tâches variées, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire
– Excellente aptitude à communiquer oralement et par écrit en anglais et en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue. Une connaissance pratique de l’arabe, du portugais ou de l’espagnol constitue un atout supplémentaire.
– Parfaite maîtrise de l’utilisation des logiciels courants de la Banque (Word, Excel, Access et PowerPoint). La connaissance du SAP ou d’autres systèmes ERP constituerait un atout ; de bonnes connaissances en dactylographie sont vivement souhaitées. Sens de l’initiative élevée, enthousiasme débordant, esprit d’équipe, aptitudes en matière organisationnelle et interpersonnelles.
Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature contenant le formulaire de renseignements personnels dîment rempli et un curriculum vitae complet (CV) indiquant la date de naissance et la nationalité des candidat(e)s seront examinés. Le formulaire est disponible sur le site web de la Banque.